企业推进档案管理数字化建设的措施

1.企业开展档案管理数字化建设的实用性价值

1.1减少纸质档案的损耗

档案管理人员在开展档案管理工作时，通过开展档案管理数字化建设，能够减少对纸质档案的磨损和消耗，具备较强的实用性价值。首先，因为在档案管理数字化建设阶段，档案管理人员可以较快速度地将纸质档案进行数字化转换，所以能够在档案调取和使用阶段避免多次翻阅纸质档案，降低纸质档案破损和缺页现象出现的概率，得以确保纸质档案的完整性。其次，由于档案管理数字化建设可以将档案资料存储在计算机内，生成数字化档案，因此，既便于节约档案的存储空间，又能够减少档案管理工作的人力成本消耗，削减档案管理工作的成本支出。最后，在档案管理数字化模式下，管理人员得以降低原始纸质档案调取和使用的次数，通过调取和使用数字化档案，可以加快档案检索速度，便于企业内部工作人员使用。

1.2加强对档案的保护

由于在传统档案管理模式下，纸质档案被频繁调取和使用，不仅会增大纸质档案的消耗，还会提高纸质档案被篡改的概率，因此，档案管理人员通过开展档案管理数字化建设工作，能够起到对纸质档案的有效保护作用，从而保障纸质档案信息的真实性和完整性。因为在档案管理数字化模式下，企业内部工作人员使用档案无需调取原始的纸质档案，仅需要数字化档案就可以满足工作人员的办公需求；所以便于降低原始纸质档案的出借率，保障纸质档案的完整性。同时，借助档案管理数字化建设的支持，档案管理人员还便于保障档案信息的安全性，避免档案信息泄露问题频发，保证企业持续稳定经营。此时，档案管理人员应设置档案管理权限，对企业档案资料进行分级加密处理，按照档案资料的保密等级对应企业相关人员的设置访问权限，便于起到对数字化档案的有效控制作用，确保档案管理数字化建设的顺利推进。

1.3提高办公效率

在档案管理数字化建设阶段，档案管理人员通过开展数字化档案建设工作，能够为企业内部工作人员使用档案资料提供便捷的渠道，从而提升工作人员的办公效率。第一，因为档案管理数字化建设是无纸化办公模式建设的重要环节，档案管理人员通过开展档案管理数字化建设，不仅能够将纸质档案信息进行数字化转换，还可以借助信息化技术、大数据技术的支持，对档案资料进行快速的分析和处理，便于工作人员使用，可以提高数字化档案资料的实用性。第二，工作人员通过使用数字化档案管理系统，能够根据工作需要快速生成报表和图表，从而加快工作人员的工作效率，避免手动输入档案资料信息，出现错误问题。

2.加快档案管理数字化建设的有效措施

2.1制定完善的数字化档案管理制度

为使档案管理数字化建设顺利推进，档案管理人员在开展档案管理工作时，应制定完善的数字化档案管理制度，提升数字化档案管理的规范性和适应性。首先，在制定档案管理工作时，档案管理人员应了解档案管理数字化建设的应用需求，知晓企业的发展状态，根据企业内部的档案数字化建设目标，确保数字化档案管理制度的适应性和有效性。其次，档案管理人员应丰富数字化档案管理制度的内容，将档案使用规范、档案保密要求、档案查阅和使用方法等均写入到数字化档案管理制度中，能够为档案管理部门工作人员进行档案收集、整理和数字化录入工作提供制度参考，确保档案管理工作的有序开展。最后，档案管理人员应做好档案资料访问权限的设置工作，确定分级制度，有助于保护档案资料的完整性和真实性。

2.2开展工作人员培训工作

由于在档案管理数字化建设阶段，档案管理部门工作人员是重要的参与者，工作人员的专业能力不仅会影响档案管理数字化建设效率，还关乎档案资料的安全；因此，为提升档案管理数字化建设质量，则档案管理人员应积极开展档案管理部门工作人员的培训工作，强化其专业能力和安全保密意识，能够为档案管理数字化建设奠定人才基础。第一，在培训阶段，档案管理人员应先强化工作人员的专业意识和责任意识，使其能够知晓档案管理数字化建设的重要价值，从而使其全身心投入到档案管理数字化建设工作中。第二，档案管理人员应引入考核机制，对相关工作人员定期进行保密考核工作，确保工作人员熟记档案管理数字化工作的保密要求，能够落实各项保密措施，降低档案资料泄露问题出现的概率。

2.3建设数字化档案管理系统

为确保档案管理数字化建设工作的有效性和适应性，则档案管理人员应建设数字化档案管理系统，便于优化数字化档案管理流程，提升企业内部档案管理数字化建设水平。首先，在进行数字化档案管理系统建设时，档案管理人员应加强与企业内部其他部门之间的联系，构建集成式平台，并丰富数字化档案管理系统功能，使其不仅可以满足企业档案的存储需求，还能够实现档案的自动分类、快捷检索和查阅，从而加快企业档案资料的流转和使用速度，提升工作人员的工作效率。其次，档案管理人员应为数字化档案管理系统配备数据库，能够增加档案资料的存储量，使数字化档案管理系统得以起到对档案资料的长期保存，从而确保档案的完整性和安全性，便于为企业日常经营奠定基础。最后，档案管理人员应借助大数据技术和人工智能技术的支持，增强档案信息处理速度，使数字化档案管理系统能够进行自动的档案分类，从而减轻档案管理工作负担。

2.4做好档案资料的安全管理工作

因为档案资料的安全管理工作关乎档案资料的存储和使用安全，直接影响档案管理工作质量，所以为确保档案管理数字化建设的顺利开展进行，则管理人员应积极开展档案资料的安全管理工作，降低档案信息泄露问题出现的概率。第一，档案管理人员应在数字化档案管理系统中设置安全防火墙，便于保障数字化档案资料的安全性，避免出现较为严重的信息泄露问题，影响企业的正常经营。第二，档案管理人员应掌握加密技术、身份认证技术、安全防护技术等先进技术的使用方法，并做好数字化档案管理系统访问等级设置工作，根据企业岗位进行设置，为领导层、管理层和普通员工分别提供对应的权限密码，既便于进行数字化档案调取和使用，又能够起到对重要档案资料的保护作用。

结语：为降低原始纸质档案的使用损耗，提升企业档案管理工作效率，则档案管理人员应积极开展档案管理数字化建设工作，便于实现档案信息资源的优化配置，符合企业现代化发展的目标，能够减轻档案管理人员的工作负担，降低企业档案管理的成本支出。

参考文献：

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