事业单位电子档案管理研究

摘要：在我国社会公共服务体系中，事业单位扮演着关键角色，为国民经济的高速增长贡献了重要力量。作为事业单位内部管理流程的关键环节，档案管理工作对于保障其持续健康发展具有不可忽视的作用。随着事业单位业务规模的持续扩张，各类档案资料的存储需求呈现爆发式增长态势，传统以纸质为载体的档案管理模式已难以应对海量信息的快速处理需求，其固有缺陷日益凸显。进入信息化时代后，各类成熟的信息技术被广泛应用于事业单位的日常运营管理中，档案管理领域普遍采用数字化档案系统替代了原有的纸质档案管理方式。数字化档案系统的应用显著提升了档案处理效率，降低了档案管理部门的工作压力，成为档案事业现代化发展的必然选择。然而，现阶段事业单位在电子档案管理实践中仍存在诸多亟待解决的问题。本文围绕强化事业单位电子档案管理的具体策略展开深入探讨，旨在推动事业单位档案管理水平和工作效能的全面提升。

关键词：事业单位；档案管理；电子档案；管理策略

我国事业单位作为社会公共服务体系的核心构成部分，承担着向公众提供文化教育、医疗卫生、基础教育等多元化公共服务的重要职责。事业单位的稳定运营与健康发展，对于维护社会秩序、推动经济增长、改善民生福祉等方面发挥着关键作用。其通过提供基础性公共服务，为社会公平与稳定构建了坚实保障，有效激发了社会创新活力，促进了经济可持续发展，切实提升了公共服务质量，增强了人民群众的获得感。因此，事业单位在我国社会发展进程中占据着不可替代的重要地位。

作为事业单位管理工作中的重要环节之一，档案管理工作尤为重要。鉴于事业单位肩负的重任，其服务内容包括医疗、文化、教育等诸多方面，所产生的档案资料数据每天都在快速积累，海量的档案信息已经不是传统纸质管理模式所能胜任。随着信息技术的成熟及广泛应用，电子档案管理已经成为事业单位档案管理的主要方式。

一、事业单位电子档案管理存在的问题

1.加大对电子档案管理的重视程度

事业单位在管理现代化建设过程中，对档案管理部门重视程度不足，重点表现在资金和人员投入上相对较少，导致在电子档案管理中信息化建设相对其他部门较为落后。信息化建设需要大量的软硬件投入及相关专业人员的加入，缺少足够的资金投入无法满足软硬件的配备，而专业人员的缺失更会阻碍电子档案管理工作的顺利开展。

2.档案管理制度不完善，电子档案管理工作缺乏规范性及合理性

完善的管理制度是保证工作顺利开展及取得良好效果的基础，也是工作人员开展工作的依据。电子档案管理是信息化时代的产物，需要借助计算机、互联网等信息化手段完成，如果没有规范、合理、科学的管理制度，虽然会带来较高的工作效率，同时也会带来一定的安全风险。例如，电子档案在存储、转移过程中经常会利用移动硬盘，如果没有制度要求，就容易出现硬盘随处乱放甚至丢失的情况，可能会导致存储数据被盗用、泄露及篡改，对事业单位的公信力产生极为恶劣的影响。

3.电子档案管理人员专业水平及素质亟待提高

电子档案是对原有纸质档案数字化转换、分类、归档，需要相关的工作人员同时具备档案专业和计算机两项基本技能，其专业水准直接关系到工作效率的高低。事业单位对电子档案管理投入不足，导致人员专业培训有所欠缺，相当一部分档案管理人员无法胜任信息化档案管理岗位，对电子档案操作不熟练，在工作中出现人为的工作失误，会让电子档案的工作效率大打折扣。

4.电子档案存在一定的安全隐患

作为信息化时代的科技成果，电子档案严重依赖网络、计算机等信息技术和设备设施会带来一定的安全隐患。如果事业单位在网络建设过程中没有设立有效的安全保护措施，电子档案资料极易遭到不法分子的盗取的篡改，会给事业单位名誉造成无法弥补的损失。

二、事业单位电子档案管理质量提升的路径

1.加强对电子档案管理的重视，增加资金投入

为了保障电子档案管理工作顺利开展，事业单位要加强对电子档案的重视程度，投入充足的资金以配备相关的软硬件设备设施，为电子档案管理工作奠定扎实的物质基础。除了基本设施的投入，还要对电子档案管理工作人员予以重视，提高薪资和福利待遇，避免工作人员流失，确保工作团队的稳定。

2.构建完善的管理制度，切实提升电子档案归档制度的科学性与合理性

为了推进事业单位电子档案工作安全、有序开展，应完善管理制度，保障档案管理人员遵从制度操作，保障电子档案的完整性和真实性。因此，制度应渗透到收集、归档、管理以及保管等各个环节，提升电子档案管理的规范性。在整理电子档案时，应按照整理的统一标准开展，电子档案应按照标准接收、存储等，确保电子档案信息的有效性和完整性。除了信息整理和归档外，有效的制度也能促使工作人员保持责任心，可以将电子档案管理人员的工作结果与绩效挂钩，促使相关人员在工作过程中保持专注，从而提升管理质量。

3.提升管理人员的综合素质，重视人才教育与培养，建设复合型管理队伍

想要提升事业单位电子档案管理工作质量，就一定要提升档案管理人员的综合素质。可以聘请专门的电子档案管理人员开展档案管理工作，还可以对内部人员开展理论知识与实践技能的培训，确保所有档案管理人员综合素养的提升。同时，还要加强对电子档案管理人员的职业道德培训，促使所有人员能依照规章制度开展工作。在部分档案管理人员的认知中，档案管理工作简单且枯燥，对工作影响较小。但如果信息丢失就会产生很严重的负面影响，因而应当增强工作人员的认知，促使他们能更高质量地完成工作。为了确保电子档案的安全性，还要定期维护，检查电脑等设备的相关功能，避免录入过程中出现数据丢失。为了降低意外发生率，应对数据备份保存。为了降低风险，电子档案管理人员还要采用技术手段和制度规定来避免其他人查询和修改档案资料，从而提升信息的安全性。

4.构建严谨的电子档案保管体系，确保档案完整性和安全性

为了确保电子档案归档的安全问题，事业单位要构建严谨的电子档案保管体系。首先，要保证电子档案保管载体的质量和安全，避免因使用不合格的载体造成的电子档案损失；其次，要注意电子档案保管环境安全，避免因环境受到污染或湿度、温度的变化而造成的档案损毁；最后，设立完善的安全访问体系，设置访问权限，加强网络防火墙设置，避免网络病毒侵害，工作人员要定期对计算机展开病毒查杀，定期检查电子档案是否完整，避免出现档案系统被入侵或电子档案被盗取等情况。

四、结束语

电子档案管理工作的顺利开展可以有效提高事业单位的档案管理工作效率，减少因人为因素出现的工作失误，提升档案信息查询、转交的速度。电子档案是信息化时代的产物，在事业单位电子档案管理工作进程中，还存在着一些问题，诸如资金投入不足、工作人员缺乏专业技能培训、在管理制度上还有待完善，这些问题都对事业单位电子档案管理工作的顺利开展产生了不良影响。因此，事业单位要从领导层重视电子档案管理工作，加大资金和人员的投入，完善相关管理制度，对工作人员开展技能培训，注重电子档案安全问题，降低电子档案管理风险，确保电子档案的完整性和保密性，进一步提高事业单位档案管理工作的整体效率。

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