公路工程数字化档案推广应用中存在的问题与优化措施研究

摘要：目前，工程档案管理数字化在城市、市政、水利等部门发展较快、应用较广，但在交通行业推广还远远不够。档案管理数字化是立足新发展阶段、贯彻新发展理念的必然要求，这对推动交通领域档案管理现代化具有非常重要的现实意义，尤其是公路工程建设管理不仅占比较大而且薄弱环节尤为突出，亟需积极推进、广泛运用、更好适应新形势发展需求。交通领域的公路工程档案是记录道路规划、设计、施工和运维全过程的重要资料，其科学管理和高效利用对道路工程的可持续发展具有重要意义，在实际利用过程中，公路工程档案的管理和利用面临诸多问题，如：规划设计等前期工作档案留存不足导致后期追根溯源较难、档案分散、信息不全、检索困难等，严重制约了其价值的发挥。本文旨在分析公路工程档案利用中存在的问题，探讨优化措施，以提升档案管理的规范性和利用效率，为交通工程建设的高质量发展提供智力支持和有效保障。

关键词：公路工程档案管理；数字化；问题；优化措施

引言：

近几年来，随着交通基础设施的快速发展和不断完善，公路工程档案的数量和种类迅速增加，其管理和利用的重要性日益凸显，公路工程档案不仅是公路建设和维护的重要依据，也是综合交通发展规划和灾害防治的关键参考。当前，公路工程档案的管理模式相对滞后，存在档案数字化程度低、信息共享机制不完善、利用效率不高等问题，存在老办法、老规矩等惯性思维和落后现象，档案的分散存储和标准不统一也增加了检索和利用的难度，研究公路工程档案利用中的问题并提出优化措施，对于提升档案管理水平和促进公路工程的科学决策具有重要意义。

1.公路工程档案利用中存在的问题

1.1公路工程档案数字化程度低，影响检索效率

公路工程档案数字化程度低是当前档案利用中的突出问题，严重影响了检索效率和服务效能，许多公路工程档案仍以纸质形式保存，缺乏系统化的数字化处理，导致档案的存储、管理和检索过程繁琐且耗时。纸质档案不仅占用大量物理空间，还容易因环境因素（如湿度、温度）或人为损坏而丢失信息，未数字化的档案难以实现快速检索和远程访问，用户在查找特定信息时往往需要耗费大量时间和精力，公路工程单位在查询历史施工记录时，因档案未数字化，不得不手动翻阅大量纸质文件，极大地降低了工作效率，数字化程度低还限制了档案信息的整合与分析，难以通过现代信息技术（如大数据分析、人工智能）挖掘档案的潜在价值[1]。

1.2档案分类与归档标准不统一，导致管理混乱

档案分类与归档标准不统一是公路工程档案管理中的显著问题，直接导致了档案管理的混乱和利用效率的低下，由于缺乏统一的分类体系和归档规范，不同部门或单位在档案整理过程中往往采用各自的标准，导致档案的分类方式、编号规则和存储格式存在较大差异。公路工程项目的设计图纸、施工记录和验收报告可能被分散存储在不同的档案系统中，甚至出现同一项目的档案被归类到不同主题或时间段的情况，增加了档案检索的难度，还容易造成重要信息的遗漏或重复存储。

1.3档案共享机制不健全，部门间信息协同困难

档案共享机制不健全是公路工程档案利用中的关键问题，严重制约了部门间的信息协同与资源整合，由于缺乏统一的共享平台和协作机制，不同部门或单位之间的档案信息往往处于孤立状态，难以实现高效流通和利用，公路工程项目的设计部门、施工单位和运维管理机构可能各自保存部分档案，但这些档案未能通过统一的平台进行整合和共享，导致在项目协调或问题排查时，信息获取不及时或不完整，部门间的数据格式、存储标准和访问权限不一致，进一步加剧了信息共享的难度，在公路升级改造过程中，因规划部门与交通管理部门之间的档案共享机制不完善，无法快速获取历史交通流量数据，影响了改造方案的科学性。

2.公路工程档案利用中存在问题的优化措施

2.1全面推进公路工程档案数字化，提升检索效率及精准度

数字化技术通过将纸质档案转化为电子文件，能够显著提高档案的存储密度和管理效率，采用高分辨率扫描仪和光学字符识别（OCR）技术，可以将公路设计图纸、施工记录和验收报告等纸质档案转化为可编辑的电子文档，并建立全文检索数据库。通过数字化，档案的检索过程从传统的手动翻阅转变为关键词搜索或条件筛选，极大地缩短了检索时间，数字化档案还可以通过元数据标注和分类索引，实现多维度的检索功能，如：按项目名称、时间范围、地理位置或文件类型进行精准查询，公路工程建设管理单位在完成档案数字化后，用户只需输入关键词即可快速定位所需文件，检索效率提升了数倍，数字化档案还能够通过云存储技术实现远程访问和共享，为跨部门协作和远程办公提供了便利，全面数字化不仅解决了纸质档案管理的局限性，还为工程道路档案的高效利用奠定了技术基础[2]。

数字化档案的推进还显著提升了公路工程档案的管理水平和利用价值，通过建立统一的数字化平台，档案的存储、管理和检索过程得以标准化和自动化，减少了人为错误和管理成本，在推进公路工程档案数字化后，建立集中式数字档案库，实现了档案的实时更新和动态管理，确保了档案信息的准确性和完整性。同时，数字化档案还能够与地理信息系统（GIS）和建筑信息模型（BIM）等技术结合，为公路工程的规划、设计、运维及后期养护维护等工作提供多维度的数据支持。

2.2制定统一的档案分类与归档标准，规范档案管理流程及专业度

建立科学合理的分类体系，如：基于《中国档案分类法》或行业特定标准，能够确保档案的整理和存储过程规范化、系统化，道路工程单位在制定分类标准时，将档案按项目阶段（规划、设计、施工、运维）、文件类型（图纸、报告、合同）和地理位置等多维度进行分类，并采用统一的编号规则和存储格式，显著提高了档案的整理效率和检索便捷性，统一的归档标准还能够明确档案的保存期限、存储位置和访问权限，避免档案的重复存储或遗漏，在实施统一归档标准后，道路工程档案的完整性和一致性得到了显著提升，为后续的档案利用和管理提供了可靠基础。通过标准化管理，不同部门或单位之间的档案信息能够实现无缝对接，避免了因分类不一致或存储格式差异导致的信息孤岛问题，公路工程项目在实施统一标准后，设计部门、施工单位和运维管理机构能够通过共享平台快速调取相关档案，显著提高了项目协调和问题排查的效率，统一标准还为档案的数字化和信息化管理提供了基础支持，便于与地理信息系统（GIS）、建筑信息模型（BIM）等现代技术结合，实现档案的多维度分析和可视化展示。

2.3建立跨部门档案共享平台，促进信息协同及契合度

构建统一的共享平台，不同部门或单位之间的档案信息能够实现高效流通和整合，打破信息孤岛现象，例如在公路工程建设管理中，通过建立集中式档案共享平台，将规划部门、设计单位、施工企业和运维管理机构的相关档案整合到一个系统中，实现了档案的实时更新和动态管理。平台通过权限控制和数据加密技术，确保档案的安全性和访问合规性，同时支持多种数据格式的导入和导出，便于跨部门协作，公路升级改造项目通过共享平台快速调取了历史设计图纸和施工记录，显著提高了项目协调和问题排查的效率。跨部门档案共享平台的实施还显著提升了公路工程档案的管理水平和协作能力，平台的数据分析和可视化功能，档案信息能够以图表、地图或模型的形式直观展示，便于决策者快速掌握关键信息。

结语：

公路工程档案的高效利用是推动交通工程建设高质量发展的重要保障，分析档案利用中存在的问题并提出优化措施，不仅可以提升档案管理的规范性和科学性，还能为公路工程的整体规划、建设、养护、管理、运行提供有力支持，应进一步加强档案数字化建设，完善信息共享机制，推动档案管理的规范化、标准化和智能化，不断优化档案应用模式，公路工程档案将在交通建设管理和科学规划发展中发挥更加重要、更加长效、更加准确的积极作用。

参考文献：

[1]胡雯瑄. 市政工程道路档案利用中存在的问题及对策分析 [J]. 科技资讯， 2022， 20 （02）： 110-112.

[2]张勇. 市政工程道路档案利用中存在的问题及对策 [J]. 档案与建设， 2015， （06）： 75-76.