基层干部人事档案管理现状与优化策略研究

干部人事档案是记录干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等重要内容的历史记录材料，也是选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要依据[1]。近年来，虽然各级组织部门不断加大档案管理工作力度，但基层单位仍存在管理意识薄弱、人员素质不适应新形势、信息利用不充分等问题，直接影响干部选拔任用工作的科学性和准确性[2]。因此，深入研究基层干部人事档案管理现状，分析存在的问题，并提出有针对性的优化策略，具有重要的理论价值和现实意义。

一、基层干部人事档案管理现状及存在的问题

（一）制度建设与执行落差

基层干部人事档案管理制度框架日益完善，多数单位建立健全了档案管理制度和工作流程，确保各项工作有规可依、有据可查，维护了档案工作的严肃性和规范性，但在实际执行过程中仍然存在明显落差。尤其在档案收集、整理和日常维护环节，缺乏持续性的质量监督和检查机制，导致档案材料不完整、不规范、不连续。例如人员离岗只移交钥匙和文件柜[3]，没有业务的全面交接，致使接手者初期工作困难重重，严重影响人事档案管理效能和质量。

（二）设施建设与保管差距

基础设施和保管条件是档案管理的物质基础，但许多基层单位在这方面存在明显短板。例如，档案保管库房面积不足，设施设备陈旧，难以满足现代化档案管理需要。个别单位甚至没有独立库房，档案与其他物品混合存放，存在严重安全隐患。特别是，不少基层单位缺乏必要的温湿度控制、防火防盗、防潮防虫等设施设备，无法达到档案保管的基本要求。基础设施和保管条件的不足，不仅影响档案的安全保管，也制约了档案管理水平的提升。

（三）档案质量与内容完整性不足

档案质量和内容完整性是发挥档案价值的关键，但基层单位在这方面面临许多挑战。一方面，档案材料收集不全的问题较为普遍，特别是一些反映干部实际能力和工作实绩的材料缺乏系统性收集，导致档案不能全面反映干部的真实情况。另一方面，档案内容更新不及时，不能动态反映干部的最新情况，降低了档案的使用价值。更严重的是，个别档案存在信息不实甚至涂改造假的情况，严重影响档案的真实性和权威性。

（四）信息安全与隐私保护风险

随着档案数字化进程的加快，信息安全和隐私保护成为基层档案管理面临的新挑战。数字化过程中，档案信息通过电子化存储和传输，面临着数据泄露、未授权访问、信息篡改等安全风险。特别是干部人事档案包含大量敏感信息，一旦泄露可能对干部个人和组织工作造成严重影响。一些基层单位由于技术和条件限制，缺乏必要的安全防护措施，如加密存储、访问控制、安全审计等，难以确保档案数据的安全性和完整性。

（五）管理队伍建设与稳定性难题

基层档案管理队伍建设存在较明显短板。一方面，基层档案管理人员配备不足，往往由其他岗位人员兼任，难以全身心投入档案管理工作。另一方面，人员更换频繁，专业知识和经验积累不足，导致工作效率和质量难以提高。由于基层档案管理人员普遍缺乏系统的专业培训，对档案管理政策标准掌握不全面，实际操作能力不足。特别是随着数字化的发展，需要管理人员掌握信息技术等新知识新技能，这对基层档案管理人员提出了更高要求，也使队伍建设问题更加突出。

二、基层干部人事档案管理的优化策略

（一）完善制度体系与规范管理流程

建立健全科学合理的制度体系是提升基层干部人事档案管理水平的基础。首先，要遵循《档案法》《档案法实施条例》等法规政策，根据新时代干部管理工作需要和信息技术发展特点，修订和完善相关制度规定，增强制度的针对性和可操作性。其次，要强化制度的执行力，建立常态化的监督检查机制，对制度执行情况进行定期评估和督导，确保各项制度落到实处。最后，要建立部门协作机制，加强组织部门、档案部门、人力资源部门等沟通协调，形成工作合力，提高档案管理整体效能。

（二）加大设施建设力度并优化保管条件

基础设施和保管条件是影响档案安全的重要因素。针对基层单位档案存储空间不足、保管条件不达标、安全隐患突出等问题，创新服务机制。例如根据《档案法实施条例》第二十条规定，确因保管条件不符合要求而可能导致档案不安全或者严重损毁的，经协商可提前移交至有关档案馆保管。同时，针对基础设施中的薄弱环节加大投入力度，按照统一标准、分步实施的要求，尽快补齐基础设施短板。

（三）强化审核把关与内容质量管理

保证档案质量和内容完整性是提升档案价值的关键。一方面，要严格入口关，建立健全档案材料收集和审核机制，确保归档材料齐全、规范、准确。特别是对“三龄两历一身份”等关键信息，要进行重点审核，确保真实准确。另一方面，要建立动态更新机制，定期对档案内容进行补充和更新，确保档案能够及时反映干部最新情况。例如，将干部信息管理纳入日常重点工作，建立“专人专管、及时更新”机制，通过定期培训指导、集中办公等方式，统一更新学历、考核等基础信息。此外，还要建立问题发现和纠正机制，定期开展档案审核“回头看”，发现问题及时整改。

（四）推进数字化转型与数据安全建设

数字化转型是提升档案管理效能的重要途径。首先，要制定科学合理的数字化规划，明确数字化目标、路径和措施，有序推进档案数字化进程。其次，要注重技术应用创新，充分利用大数据、人工智能、区块链等新技术，提升档案管理的智能化水平。再次，要重视数据安全，建立完善的安全防护体系，确保电子档案安全可靠。例如，与管理人员签订《保密承诺书》，对档案数字化工作全过程无死角监控，严禁工作人员携带手机、移动存储介质等电子产品进入工作场所，并做好防火、防盗、防潮等措施，切实增强安全意识和责任意识。

（五）加强队伍建设与专业能力提升

队伍建设是提升档案管理水平的根本保障。一要重视人员选拔和配备，选择政治素质好、业务能力强、责任心强的人员从事档案管理工作，并保持相对稳定。同时，要合理安排工作人员数量，确保人数与工作量相匹配，避免因人员不足影响工作质量。二要加强专业培训，定期组织档案管理人员学习政策法规、业务知识和操作技能，不断提高专业素质。三要健全考核激励机制，将档案工作质量纳入考核体系，对工作表现突出的人员给予适当奖励，激发工作积极性和创造性。

三、结束语

当前，基层干部人事档案管理已取得显著进展，制度化、规范化、数字化水平不断提高，但仍存在制度执行不到位、基础设施不足、档案质量不高、信息安全风险、队伍不稳定等问题，需从制度、技术、人员、设施等多个方面协同推进，通过落实优化策略，夯实管理基础，保障档案真实、完整与安全，为精准识别人才、科学选用干部提供支撑，助力基层治理体系和治理能力现代化。

参考文献：

[1]佟鑫.事业单位干部人事档案管理现状及对策[J].时代人物,2022(6):249-251.

[2]张倩.新形势下创新干部人事档案管理模式分析[J].中国管理信息化,2024(14):177-179.

[3]李晖.浅谈干部人事档案管理及材料快速归档[J].兰台内外,2023(14):55-57.