对国投新疆新能源建设项目档案智慧监管的研究分析

1 国投新疆新能源建设项目智慧监管的内涵与意义

1.1 档案智慧监管的内涵

档案智慧监管是以服务建设项目全流程为目标，融合现代信息技术与科学管理方法的创新模式，致力于对档案业务进行深度指导和全面监管，覆盖了从档案生成、收集、整理、保管到利用的整个生命周期，通过标准化和精细化的管理策略，确保档案工作的有序运行。在档案生成阶段为项目各环节制定了详细的记录标准，明确了各类文件和资料的格式及内容要素，保证档案初始质量的高标准。

1.2 数字化转型下档案智慧监管的意义

数字化转型，档案智慧监管对国投新疆新能源建设项目极其重要。在业务指导方面为项目团队提供了清晰且标准化的档案工作指南，从项目的筹备阶段直至竣工验收，智慧监管根据各阶段的具体需求，制定了详尽的操作手册，使项目参与者能够明确了解各阶段档案工作的重点，显著提升档案工作的规范性以及专业水平。有助于提高项目整体管理水平，为后续运营与维护提供了强有力的支持。如在设备维护过程中，维修人员可以根据档案智慧监管系统中的设备档案快速获取设备参数及维修记录，大幅提高维修效率。

2 国投新疆新能源建设项目档案智慧监管的成效

2.1 提升档案管理效率

在智慧监管模式下，通过对档案管理过程进行了优化，采用了数字化检索工具及分类系统，使得档案的查找与使用更为方便、有效。过去靠手工寻找档案，费时费力，现在有了这个系统，只要键入关键字，就能迅速找到要找的档案，大大减少了查询的周期。与此同时，档案的分类和存档工作也已经达到了自动化和半自动化，降低了手工作业的步骤，从而大大地提高了工作的效率。

2.2 增强档案服务效能

档案智慧监管推动了对档案信息的深入挖掘与利用。通过对这些资料进行整合和分析，对企业文化建设，对外宣传，人力资源制度建设，都具有十分重要的现实意义。在项目检修消缺、大修维护等工作中，可以将项目建设期的相关档案实时地呈现出来，使工作人员可以更快地掌握到有关的设备信息以及技术参数，从而使工作的精度与工作的效率得到进一步的提升，使档案的价值得以最大程度地得到利用，从而使档案为公司的发展做出贡献。

2.3 保障档案安全

全面的安全保障机制，保证了档案的安全性。从档案仓库的物理安全防护，到对数字化数据的备份和加密，采取多种手段协同工作。完善的保管设施、完善的保管措施，可以有效地避免档案实体遗失、损毁0。

3 国投新疆新能源建设项目档案智慧监管存在的问题

3.1 档案从业人员专业素质有待提高

公司拥有多个新能源项目，涉及的区域范围很广，而且所有的档案从业人员都是兼职的，而且是高度流动的。他们缺少对档案专业知识和技术的系统训练，不熟悉使用数字档案管理体系，在收集、整理、分类等工作中，很难遵循统一的标准和规范，从而降低了档案的管理品质和智能监督的成效。

3.2 档案管理系统与其他业务系统的融合度不足

尽管公司在档案信息化建设方面取得了一定的成就，但档案管理系统与其他业务系统（例如项目管理系统、财务管理系统等）之间的整合程度仍有待提高，目前数据在不同系统间流通存在一定的障碍，无法实现即时共享与交互，导致信息孤岛现象依旧显著，影响了档案智慧监管的整体性以及协同性。

3.3 档案智慧监管的技术应用深度不够

虽然企业已经引进了数字化档案管理系统，但是对于大数据分析和人工智能等先进科技的运用仍处在起步阶段。目前，企业档案信息化建设还存在诸多问题，如档案价值评估、风险预警等问题，还没有得到很好的利用，不能为档案管理提供更加准确、更有前瞻性的决策支撑，制约了智能化档案监督的深度与广度。

3.4 项目多且分散，档案收集与集中管理难度大

项目分布覆盖地域广泛，涉及不同地区和不同建设阶段的多个子项目，每个项目的地理位置分散，给档案收集工作带来了显著挑战，提高了信息沟通与传递的成本，使得实现档案的集中统一管理变得复杂，导致各项目之间的档案标准和规范难以统一，增加了档案整合和监管的难度，影响了智慧档案监管工作的整体推进及高效执行。

4 改进国投新疆新能源建设项目档案智慧监管的策略

4.1 加强档案人才队伍建设

建立一套完整的档案管理体系，并对档案从业人员进行经常性的专题训练，包括档案管理理论、数字技术应用、行业法规等方面的学习，提高他们的业务素质。同时，也要积极参与各类专业技术培训，取得相应的证书，不断提升自身的专业素质。通过对工作成绩好的档案工作者进行表彰，使档案工作更加稳定。

4.2 深化档案管理系统与业务系统的融合

企业需要强化技术研发与系统优化，确立统一的数据标准和接口规范，确保档案管理系统与其他业务系统的无缝整合，通过数据的共享和交互使档案信息能够实时反映业务活动的最新进展，提高档案资料的准确性和时效性，如在项目管理过程中，项目的进度、质量等关键信息能够自动同步至档案管理系统，实现档案内容的动态更新和高效管理0。

4.3 强化先进技术在档案智慧监管中的应用

在数字化转型的时代浪潮中加大对大数据分析及人工智能技术的研究与应用投资显得尤为重要，利用大数据分析技术可以对海量档案数据进行深度挖掘。通过评估档案的查阅频次、涉及领域等信息，精准识别档案的使用趋势和价值分布，从而为优化档案资源配置提供科学依据，避免资源错配。同时，企业需要积极引入人工智能技术，实现档案的智能分类，根据内容自动匹配类目；达成自动编目，快速生成目录索引；还能实现智能检索功能，使用户高效获取所需档案，显著提升档案管理的智能化水平。此外，企业还应当利用人工智能构建风险预警模型，实时监测档案管理流程，及时发现潜在风险，如数据泄露风险、存储设备故障风险等，并迅速采取预防措施，全面保障档案管理工作的安全与效率。

4.4 构建分布式档案管理体系，化解项目分散困境

为构建覆盖所有项目点的档案收集网络，利用档案收集应用程序或在线平台，使各项目现场人员能够实时上传资料，制定详细的档案收集流程，明确规定各个阶段需要提交的档案清单及相应的时间节点。根据项目的地理分布情况划分不同的区域，在每个区域内培养更加专业的档案管理人员，定期将整理好的档案通过专业档案管理人员的指导，再进行归档和存储，实现相对完善的档案管理。

结论

数字化转型为国投新疆新能源建设项目档案管理带来了新的机遇与挑战。未来，随着数字化技术的不断进步，国投新疆新能源需持续探索创新，优化智慧档案监管模式，适应行业发展的新需求，并在新能源领域档案管理方面发挥示范引领作用，推动整个行业档案管理水平的提升。

参考文献

[1]蔡爱惠，韩洋.高校国家重大科技基础设施建设项目档案管理——以重大工程材料服役安全研究评价设施为例[J].浙江档案，2025，（02）：32-33+36-37.

[2]王泽蕊.建设项目档案管理的“破”与“立”[J].云端，2025，（05）：141-143.

[3]樊公鹏，李铁，杭南南，等.高速公路建设项目档案正副本合一问题及对策——以高速公路丹通线建设项目档案正副本合一工作为例[J].兰台世界，2025，（01）：5-6.

[4]徐靖峰.工程建设项目全过程的探索与实践——以上海奉贤区城市博物馆建设为例[J].城市建设理论研究（电子版），2025，（02）：139-141.