数字化背景下建设项目档案管理的转型研究

引言

随着信息技术的飞速发展，数字化已渗透到建设项目全生命周期的各个环节，档案作为建设项目的重要成果，其管理方式也需随之革新。传统建设项目档案管理多依赖纸质载体，存在存储成本高、查询效率低、共享难度大等问题，难以满足新时代建设项目对档案信息快速获取、高效利用和安全保管的需求。在此背景下，研究建设项目档案管理的转型具有重要的现实意义，不仅能提升档案管理的整体效能，还能为建设项目的决策、运维等提供有力的信息支撑。

一、数字化背景下建设项目档案管理转型的背景与挑战

1.1 建设项目档案管理数字化的驱动因素

数字化技术的普及为建设项目档案管理提供了全新的技术底座，推动管理模式从传统向现代化转变。一方面，建设项目规模不断扩大，参与方增多，档案生成量呈指数级增长，传统人工整理和存储方式难以应对；另一方面，项目各参与方对档案信息的实时共享需求增强，数字化手段能打破时空限制，实现跨部门、跨区域的高效协作。此外，政策层面对数字化转型的推动也为档案管理变革提供了外部动力，相关行业标准的更新促使建设项目档案管理向规范化、数字化方向发展。

1.2 传统档案管理模式与数字化需求的冲突

传统建设项目档案管理以纸质档案为核心，管理流程繁琐且固化。档案的收集、整理、归档等环节依赖人工操作，易出现错漏，且后期查询需依赖实体档案库，耗时费力。同时，纸质档案的保存受环境影响大，易发生损毁或丢失，难以长期完好保存。而数字化环境下，建设项目档案呈现出多格式、多载体的特点，传统管理模式缺乏对电子档案的有效识别和处理能力，无法实现档案信息的深度挖掘和利用，导致档案价值难以充分发挥，与数字化时代对信息高效利用的需求形成明显冲突。

1.3 数字化转型中档案管理面临的新风险

数字化转型在带来便利的同时，也使建设项目档案管理面临新的风险。电子档案的易篡改性和易复制性，对档案的真实性和完整性构成挑战，一旦被恶意篡改，可能影响项目决策的准确性。网络环境的开放性使档案信息面临泄露风险，建设项目中涉及的商业机密和技术数据若被非法获取，将造成重大损失。此外，数字化档案依赖特定的软硬件系统，技术更新换代可能导致旧有档案无法读取，形成 “数字黑洞”。

二、数字化背景下建设项目档案管理转型的路径

2.1 档案管理理念的数字化革新

打破传统 “重保管、轻利用” 的理念，树立 “以用为导向” 的数字化管理思维。将档案管理融入建设项目全生命周期，从项目策划阶段就规划档案的数字化采集、存储和利用方案，实现档案信息与项目进程的同步生成。强化协同管理理念，推动项目各参与方在统一的数字化平台上开展档案工作，明确各方权责，形成管理合力。同时，转变对档案价值的认知，不再将档案视为项目结束后的静态成果，而是将其作为动态信息资源，通过数字化手段挖掘其在项目运维、改造等阶段的潜在价值。

2.2 档案管理流程的数字化重构

对建设项目档案管理的全流程进行梳理和优化，构建适应数字化要求的新流程。在档案采集环节，采用物联网、移动终端等技术实现现场数据的实时录入和自动上传，减少人工干预，提高采集效率；在整理环节，利用人工智能技术对档案信息进行自动分类、标引和编目，实现档案的智能化处理；在归档环节，建立电子档案双套制归档机制，确保电子档案与纸质档案的对应性和一致性；在利用环节，搭建在线查询和共享平台，通过权限管理实现档案信息的精准推送，满足不同用户的个性化需求，使档案

利用更加便捷高效。

2.3 档案管理技术的数字化升级

引入先进的数字化技术，为建设项目档案管理提供技术支撑。采用云存储技术构建分布式档案存储系统，解决传统存储方式容量有限、地域受限的问题，实现档案信息的集中管理和弹性扩展。运用区块链技术保障电子档案的真实性和可追溯性，通过分布式账本和加密算法，记录档案的每一次操作，确保信息不可篡改。利用大数据分析技术对档案信息进行深度处理，提取有价值的规律和趋势，为项目管理提供数据支持。同时，推动档案管理系统与项目管理、BIM 等系统的集成，实现数据互通共享，提升管理的整体效能。

三、数字化背景下建设项目档案管理转型的保障

3.1 完善档案管理数字化的制度体系

建立健全与数字化相适应的档案管理制度，明确电子档案的形成、归档、保管、利用等环节的规范要求，确保管理工作有章可循。制定数字化档案的格式标准和元数据规范，统一不同类型档案的数字化处理规则，保证档案信息的一致性和兼容性。完善协同管理机制，明确建设单位、施工单位、监理单位等各方在数字化档案管理中的职责和工作流程，避免出现管理真空。此外，结合行业特点和项目实际，制定档案数字化管理的应急预案，应对可能出现的技术故障、数据丢失等突发情况。

3.2 构建专业化的档案管理人才队伍

加强对档案管理人员的数字化技能培训，使其掌握数字化档案管理系统的操作方法、电子档案的鉴定技术以及网络安全防护知识，提升业务能力。培养既懂建设项目管理又熟悉信息技术的复合型人才，通过内部培养和外部引进相结合的方式，组建专业团队负责档案数字化工作的规划和实施。建立人才激励机制，鼓励管理人员主动学习数字化知识，参与技术创新，对在档案数字化工作中表现突出的人员给予表彰和奖励，激发工作积极性。

3.3 强化档案管理数字化的安全保障

建立多层次的安全防护体系，采用加密技术对电子档案进行全程加密处理，防止信息泄露和篡改。安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，定期进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并防范网络攻击。加强对档案管理人员的安全意识教育，规范操作流程，避免因人为失误导致的安全事故。建立数据备份和恢复机制，定期对数字化档案进行备份，采用异地备份和离线备份相结合的方式，确保在发生意外时能够快速恢复数据。

四、结论

数字化背景下建设项目档案管理的转型是一项系统工程，涉及理念、流程、技术等多个层面。面对转型过程中的挑战，需要通过革新管理理念、重构管理流程、升级管理技术推动转型实践，同时依靠制度完善、人才培养和安全保障为转型提供支撑。只有顺应数字化发展趋势，主动求变，才能提升建设项目档案管理的质量和效率，使其更好地服务于建设项目的全生命周期管理，为行业的可持续发展奠定基础。

参考文献

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