行政执法档案管理工作中存在的问题及对策

引言：

科学的行政执法档案管理对策的应用可突破现有问题局限，有序和完整地呈现执法记录，让工作人员主动参与并高效协作，基于多种实用方式提升自身技能，掌握管理技巧。所以，在档案管理中科学应用行政执法档案管理对策，要针对把握执法目标原则，深入解读当前行政执法档案管理工作中存在的问题，从机制、人员、培训等角度重点强化，以此来坚持的发展管理价值，促进执法工作的规范化。

一、行政执法档案管理工作中存在问题

1. 归档材料分散零碎，完整性不足

在行政执法档案管理实践中，归档材料大部分来源于不同的执法环节与部门，其中有现场检查记录、证据材料以及询问笔录。在收集这些材料时因不具备完善的协调机制，使得信息分散存储在不同的部门或个人中。因不具备系统化的收集流程，导致一些关键材料很难被及时归档，从而出现档案内容不连贯的情况，影响档案数据的调取和审查效率。

2. 归档操作缺乏规范，统一性缺失

行政执法档案归档操作集中于部门习惯或个人经验，不具备标准化的流程指导，各部门或人员在归档过程中选择的方法各不相同，例如材料分类、装订方式与编号不一致。这种随意性使得档案格式混乱，关键信息如地点、时间或责任人记录不规范。归档时缺乏统一标准，使得档案内容很难被集中管理，且检索效率不高，从而增加管理成本。

3. 保管条件不达标，安全性存隐患

行政执法档案保管环境一般受限于物理设施不足，其中涵盖防火防潮设备、储存空间拥挤与潮湿等问题。档案长期暴露在不利条件下，纸质材料容易受物理、霉变以及蛀虫损坏，电子档案会面临数据丢失或篡改的风险。保管条件不达标源自管理疏忽或者资源投入不足，使得档案安全性薄弱。这一隐患可能引发信息泄露或者档案损坏，从而对执法证据保存以及调用效率造成影响。

4. 人员专业能力薄弱，管理效能不足

行政执法档案管理者普遍缺乏专业化的培训，专业知识如数字化管理、档案分类以及法规要求掌握不足。在归档、保管以及检索档案时，各部门人员操作过度依赖主观经验而不是规范依据，极易出现效率低下或数据错误。专业能力薄弱源自重视度不足或者培训机制缺失，使得管理流程混乱。这一状况会将档案整体管理效能提升，从而减少资源浪费或重复工作的情况，甚至会将执法时效造成影响[1]。

二、行政执法档案管理工作对策

1. 推行“一案一档”闭环管理

行政执法档案管理是提升执法效能、规范执法行为的基础性工作。推行“一档一案”的闭环管理，需要每宗案件由最初的立案受理直至调查取证、审查决策、送达执行直到结案归档。整个过程形成的全部文书、证据和记录都列入了统一档案卷宗实施规范化管理，充分保障案件信息的连续性、完整性与可塑性，从而能够形成管理闭环。基于此，要创建跨领域关联规则，致力于突破单一执法领域的档案信息壁垒。基于不同领域行政执法案件牵扯到的主体、时空、行为以及客体等重要要素的精准识别和关联，构建档案信息之间的映射机制与逻辑关系，只要能够深度整合档案资源并实现智能化应用，有利于更加高效地处理复杂案件，还能提升执法工作的协同性、系统性。例如，在处理某网吧接纳未成年人案件时，系统实施了“一案一档”闭环管理。案件正式立案之后 ， 执法人员会立即启动建档程序，将现场拍摄的证据照片、未成年人身份核实记录、经营者身份信息等全部出示核实的材料归集入档。调查时，补充形成的监控视频调取记录、当事人陈述申辩材料以及上网登记系统日志截图等，根据时间顺序逻辑关系全部列入卷宗。案件作出行政处罚决定后，需要及时整改复查记录、罚款缴纳凭证等文书材料，并将其及时归档。结案后，这一案件的全部档案信息即可实现电子化扫描，并根据统一编号规则与著录标准进行编目、装订与入库，形成完整闭环。

2. 实行“三定”编号制度

在行政执法档案管理工作中，推行“三定”编号制度是实现档案规范管理的重要措施。“三定”指的是定位、定性、定量，基于标准化标识能够充分保障档案分类的清晰度、检索效率，防止出现不必要的资源浪费或者遗漏问题。例如，在开展的文化娱乐场所专项整治中，执法人员查处某 KTV 存在违法经营行为，现场收集网吧违规经营行为，其中涵盖笔录、照片和处罚决定书。档案整理过程中，要全面实施“三定”编号制度：定位过程中，相关工作人员要将执法编号整理成既定的规范和要求，如，将档案编号设为“WH-20250615-008”，其中“WH”指的是文化执法大类，“20250615”为行动日期，“008”为当日序列号；定性过程中，要清晰界定标注案件的类型；定量过程中，需要精准统计证据数量。编号后可第一时间启动智能目录核验工具，系统会自动化扫描各个目录条目，精准匹配预设模板要求的核心字段（其中包含案件编号、证据清单、当事人信息以及处理结果）。

3. 打造智能档案库房，落实电子备份双轨制

构建智能化档案管理基础设施是确保执法档案安全性和有效性的有效路径，应基于互联网技术创建恒温恒湿环境监测系统，集成门禁安防和自动化存储设备，从而能够将物理空间的动态管控目标顺利实现。在此期间，还要推行电子档案和纸质档案的同步生成、归档，更新的双轨机制，基于元数据关联保障电子备份的完整性和真实性，从而能让实体和数字档案实现有效的闭环管理体系。例如。某文化市场违规档案实施电子化双轨管理，娱乐场所经营案件办结后，会基于重要通道在智能库房中融入纸质卷宗。库房中温湿度传感器能动态监测其数据，超限时自动启动空调除湿；档案柜配备相应的芯片，由执法人员刷卡存取，系统能智能化记录操作人员、会为坐标和时间，从而能够全程追溯各项信息 [2]。

4. 建立“ ^⋅1+1 ”培训机制

行政执法档案管理是保障信息高效利用和执法规范化的有效途径。要立足实际情况，建立完善的“ 1+1 ”培训机制，也就是以档案管理理论为核心基础、实操技能为补充的综合培训体系，持续提升其执法人员专业能力。同步创建专题数据库，全面整合文化执法档案资源，从而能够将信息决策知识水平和检索效率全面提升。此机制可确保档案的可追溯性与完整性，还能为文化市场监管提供坚实数据支撑。因此，在实施过程中，需要聚焦档案管理规范，全面落实“ 1+1 ”培训机制，要求执行人员重点学习档案编码规则和保密协议。将石头培训和文化执法特点深度融合，并模拟案件档案处理场景，组织执法人员到现场演练保密协议、整理和查询流程，从而能够保证其掌握专业化的实操技能，有利于提升机制的可操作性与实效性，推动档案管理从基础存储升级为智能服务[3]。

结语

综上所述，探究行政执法档案管理工作中存在的问题及对策极具现实价值和意义。在档案管理中加强行政执法有利于转变传统管理思维，基于科学方法提升管理效能，确保执法的公正性。对此，支队应积极推行“一案一档”闭环管理、实行“三定”编号制度、打造智能档案库房、建立“ ₁₊₁ ”培训机制、通过上述策略，能够强化其执法能力，打造高效的档案体系，促进支队执法工作科学化、规范化发展。

参考文献：

[1] 任欢欢 . 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策 [J]. 办公室业务 ，2023，（16）：132-134.

[2] 张扬 . 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策 [J]. 今日财富 ，2019，（12）：126.

[3] 苏同磊 . 行政执法档案管理工作中存在的问题及对策 [J]. 办公室业务 ，2018，（04）：104.

作者简介：姓名：张倩文；出生年：1985 年2 月；性别：女；民族：汉族；籍贯：；单位：；职称：档案管理助理馆员；学历：大学本科。研究方向：档案信息化管理。