档案信息化管理与服务模式的创新

随着数字技术的迅猛发展和政府治理现代化进程的推进，传统纸质档案管理方式已难以满足新时代信息共享、高效服务与安全保障的需求，特别是在大数据、云计算、人工智能等技术逐步应用于政务管理、社会服务和企业运营背景下，档案工作面临转型升级的紧迫要求，同时公众对档案信息获取的便利性和服务质量也提出更高期望，促使档案管理向智能化、网络化、平台化方向演进，近年来国家密集出台文件推动档案数字化建设，各级档案馆与单位档案部门纷纷探索融合“互联网 +^- ”理念的新型管理与服务模式，力求提升档案价值的再开发与再利用能力，全面释放档案资源服务经济社会发展的潜力。

一、档案信息化管理与服务模式创新的必要性

档案信息化管理与服务模式创新不仅是推动档案事业高质量发展的内在要求，也是应对时代变革、满足多元化社会需求的现实选择，传统档案管理存在信息检索困难、服务方式单一、人工处理效率低等问题，严重制约档案利用效能的提升，通过信息化手段可实现档案的数字化归档、智能分类、精准查询和远程共享，大大提高管理效率和服务水平；现代社会对档案服务提出个性化、便捷化、快速响应等新需求，传统模式已无法全面适应，而融合数字技术的新服务模式能有效增强用户体验，此外在应对突发事件和加强档案安全方面，信息化建设也有不可替代的重要作用 [1]。档案信息化管理与服务模式创新的必要性还体现在推动政府治理能力现代化、促进档案价值再开发等方面，在智慧政务、数字经济迅速发展的背景下档案不再仅仅是历史凭证，更是重要的数据资源和决策依据，只有通过信息化手段，将海量档案资源结构化、标准化、数字化处理才能实现资源共享、辅助决策、服务社会的功能转变，同时现代公众对信息服务的时效性与便捷性提出更高要求，传统纸质档案管理已难以满足在线查询、远程利用、移动端访问等多样化需求，因此创新服务模式、构建数字档案生态已成为档案管理由“管理为主”向“服务为先”转变的必然路径，档案信息化的推进不仅提升了管理效能，也为档案事业拓展了更广阔的发展空间。

二、档案信息化管理与服务模式创新的对策建议

（一）推进档案云存储

随着档案数量的持续增长及用户对远程访问、高效调用的需求日益增强，推进档案云存储已成为档案信息化管理与服务模式创新的重要方向，档案信息化应加快搭建统一、高效、安全的档案云平台，整合各级各类档案资源，实现异地备份、统一归档和多点访问功能，云平台建设需根据档案种类、数据结构与使用频率合理分类存储，采用分布式架构提高系统的可扩展性与容灾能力，同时平台需具备高性能的数据检索与智能索引技术，支持多条件搜索和图像、音频、视频等多媒体档案的高效调用，档案信息化要推动云平台与各单位现有档案管理系统的对接，建设统一接口标准，实现档案的自动汇聚、智能归档和数据同步，打破信息孤岛 [2]。档案信息化应注重档案云存储过程中的安全防护与管理规范，由于档案数据涉及单位机密、个人隐私及历史资料等敏感信息，必须严格落实等级保护、安全加密、访问权限控制和日志审计等安全技术措施，保障数据在云端的传输、存储与调用全过程的可控性与安全性，在制度层面应制定云档案管理办法，明确数据归属、存储周期、权限分级、应急恢复等内容，为云存储运行提供制度保障，同时档案信息化还应加强对相关人员的技术培训与运维能力建设，组建专业队伍负责平台的运行维护、数据更新和故障处理，确保云存储平台长期稳定运行，档案云存储通过技术支撑与制度保障的双重驱动不仅可有效缓解传统存储方式的空间与效率瓶颈，更能提升档案管理的智能化与服务的便捷性，推动档案事业迈向高质量发展新阶段。

（二）完善元数据标准

完善档案元数据标准是实现档案信息化管理与服务高效协同的关键举措，有助于统一数据结构、提升资源整合能力和保障数据在不同系统间的互联互通，档案信息化应建立科学系统的档案元数据标准体系，涵盖基本描述、技术特征、管理属性、使用权限等核心要素，并结合电子文件、音视频资料、图纸档案等多种类型设定差异化元数据项，档案信息化应以国家标准为基础，借鉴国际通行的档案信息描述框架，如Dublin Core、ISAD(G)、EAD 等，同时融合国内实际业务需求，形成具有可扩展性与行业适配性的本地标准体系，标准制定过程中需广泛征求档案部门、信息技术专家和实际用户的意见，确保体系的科学性与实用性，此外档案信息化要将元数据标准融入档案管理系统、云平台和服务平台的技术架构中，实现数据采集、归档、整理、检索、利用全过程的一致性与规范化 [3]。在标准落地实施过程中，档案信息化还需通过制度建设和技术手段保障其有效执行，档案信息化要制定明确的元数据应用规范与操作指南，细化不同档案类别的填写规则、校验机制和更新要求，强化对元数据采集质量的控制，各级档案机构应配备专人负责元数据的审核与维护，防止数据冗余、错误或缺失。档案信息化推动元数据智能化采集工具的开发与应用，如基于 OCR、语义识别和自动分类技术，提升元数据生成的效率与准确率，应在档案系统中内嵌标准模板与校验规则，实现自动提示与纠错功能，降低人工录入的错误率，同时档案信息化可以加强标准执行情况的监管和评估，定期对系统内档案元数据的完整性、规范性进行审查，并据此持续优化标准体系和管理流程，通过制度、技术与机制的协同推进能够实现档案元数据在不同平台、系统和服务场景间的顺畅传递与深度利用，为档案信息化建设打下坚实基础[4]。

三、结语

档案信息化管理与服务模式的创新是推动档案事业现代化转型的必由之路，通过推进云存储、完善元数据标准等举措不仅能显著提升档案管理效率与利用水平，也为实现档案资源的智能共享、广泛服务提供了有力支撑，未来档案信息化需进一步深化技术融合与制度建设，持续优化服务机制，为数字社会和智慧治理提供坚实的信息保障与资源支撑。

参考文献：

[1] 李婕 . 信息化时代档案管理与服务模式创新研究 [J]. 兰台内外 , 2024(11):13-15.

[2] 吕怡玲 . 档案信息化建设与创新管理工作探究 [J]. 中文科技期刊数据库 ( 全文版 ) 社会科学 , 2023(2):4.

[3] 冷延海 . 信息化背景下档案管理创新模式的构建与实施策略研究 [J]. 办公室业务 , 2025(4):68-70.

[4] 赵志强 . 信息化时代 , 创新档案管理服务模式探究 [J]. 兰台内外 , 2023(13):4-6.