如何提高事业单位档案管理工作质量

一、引言

档案是事业单位保存历史信息、支撑业务运作和决策的重要资料，具有不可替代的价值。随着社会信息化进程加快，事业单位的业务规模和档案量持续增长，档案管理工作面临新的挑战与更高要求。提高档案管理工作质量，既是提升单位管理效能的需要，也是保障信息安全和促进业务发展的必然要求。因此，研究如何优化档案管理制度、流程及技术应用，具有重要的理论意义和实践价值。

二、事业单位档案管理现状分析

（一）档案管理体制

事业单位的档案管理体制通常由专门的档案管理部门负责，部门内部设有档案管理员和档案技术人员，明确分工负责档案的收集、整理、保存和利用等工作。同时，多数单位建立了档案管理制度和规章，规定了档案的归档、借阅、保管、销毁等流程，以确保档案管理工作有章可循[1]。在实际运作中，部分事业单位档案管理机构存在职能交叉或职责不清的现象，档案管理权责不够明确，导致工作效率低下，难以形成规范化、系统化的管理模式。

（二）档案管理流程与技术应用现状

目前，事业单位的档案管理流程大体包括档案的收集、整理、分类、归档、保存和利用等环节。大部分单位仍以纸质档案为主，电子化管理起步较晚，信息化系统建设尚不完善。部分单位已经尝试使用档案管理软件或建立数字档案库，但系统功能单一，缺乏数据共享与信息检索能力，无法充分支撑档案的高效利用。

（三）存在的问题

通过分析现状，可以发现事业单位档案管理工作仍存在较多问题。管理制度不够完善，缺乏细化操作规范和长效考核机制，导致管理随意性较大。档案管理人员整体素质和专业能力不足，培训机会少，难以胜任复杂档案管理任务。档案利用率低，信息化程度不高，纸质档案堆积严重，查找和利用效率低下。档案安全和保密管理存在隐患，档案保存环境不稳定，电子档案的防护和备份措施不够完善，容易出现信息泄露或档案损毁的风险。

三、提高事业单位档案管理工作质量的策略

（一）完善档案管理制度

1.制定科学合理的管理规范

规范应结合事业单位的实际情况和档案管理特点，明确档案的分类标准、保存期限、借阅审批流程以及归档要求，使档案管理流程更加标准化、可操作性更强。同时，应注重与现代信息技术的结合，例如规定电子档案的保存格式、数据备份要求以及信息共享流程，以适应档案数字化和网络化管理的发展趋势。科学的管理规范不仅提高了档案管理的效率，也为档案的安全性和可利用性提供了保障。

2.建立考核与奖惩机制

通过设立定期考核指标，对档案管理人员的工作质量、档案整理规范性、信息化应用能力等方面进行量化评估，可以发现问题并及时改进。同时，合理的奖惩机制能够激励档案管理人员的积极性和责任感，例如对工作出色、档案整理规范、档案利用率高的人员给予表彰或奖励，对违反管理规定、造成档案损失或信息泄露的行为进行处罚。考核与奖惩机制的实施，有助于推动档案管理工作向规范化、标准化、科学化方向发展，形成良性管理循环。

（二）提升档案管理人员素质

1.加强专业培训与继续教育

加强档案管理人员的专业培训与继续教育，是提升其业务能力和专业素养的关键途径。单位应定期组织档案管理基础知识培训、档案信息化技能培训以及档案安全与保密教育，帮助管理人员掌握最新法规政策、管理规范和技术手段。同时，鼓励档案管理人员参加外部专业培训或学术交流，拓展视野、更新理念，提高其在档案分类、数字化管理、信息检索及档案利用等方面的实操能力。持续的学习与培训能够增强档案管理人员的专业素质，为提升档案管理整体水平提供人力保障[2]。

2.引入激励机制，提高责任心与积极性

为充分调动档案管理人员的积极性和责任心，事业单位应建立科学的激励机制。激励机制既包括物质奖励，如绩效奖金、职称评定和岗位晋升机会，也包括精神激励，如表彰、优秀档案管理岗位评比和荣誉称号。通过明确奖惩制度，将个人绩效与档案管理质量直接挂钩，可以激发员工的工作主动性和责任意识。同时，激励机制应关注团队协作和创新能力，鼓励管理人员提出流程优化和信息化建设的合理建议，形成积极向上的管理氛围，进而全面提升档案管理工作质量。

（三）推进档案信息化建设

1.建设档案管理信息系统

信息系统应涵盖档案的收集、整理、归档、查询、借阅、统计和维护等功能，实现档案全生命周期管理。系统建设应明确技术标准和功能模块，包括电子档案入库、目录管理、权限控制、操作日志、数据备份与恢复等，并兼顾与人事、财务、公文等业务系统的接口对接，以实现信息共享和业务协同。建设过程中需制定实施方案，分阶段完成系统开发、测试、培训和上线工作，确保系统操作简便、功能完善、运行稳定。同时，系统应具备扩展能力，以适应未来档案数字化和智能化管理的升级需求，提高档案管理效率和质量。

2.实现档案数字化、网络化、智能化管理

数字化要求对纸质档案进行高质量扫描、OCR 文字识别和结构化信息录入，以便电子化存储和快速检索；网络化则通过建立安全的网络平台，实现多终端访问、远程调阅和信息共享，同时保障数据传输和存储的安全性；智能化管理包括智能分类、全文检索、自动标引和数据分析等功能，能够提高档案利用效率和管理决策水平。在实施过程中，需要建立电子档案标准化流程、信息安全体系和备份恢复机制，并对管理人员进行信息技术培训，确保制度与技术相结合，实现档案管理的现代化、规范化和高效化。

（四）优化档案管理流程

1.明确档案收集、整理、借阅、销毁流程

档案收集阶段应建立标准化归档制度，明确哪些材料需要入档、提交时间、格式要求及责任人，确保档案完整、及时归档。整理阶段需根据档案类型、主题和时间顺序进行分类和编号，形成统一的档案目录，便于快速检索与管理。借阅环节应制定审批流程，包括借阅申请、审批权限、借阅期限及归还检查，确保档案使用安全和信息可追溯性。销毁环节要严格遵循档案保管年限和销毁审批程序，确保过期档案安全销毁，避免信息泄露或法律风险。通过规范每一环节的操作流程，可以实现档案管理的系统化和标准化，为后续管理和利用提供可靠保障。

2.提高档案利用效率

建立完善的档案检索和借阅机制，包括纸质档案的索引化和电子档案的智能检索，实现信息快速查找。推行数字化和信息化管理，将档案电子化、建立数据库和档案信息系统，使管理人员和相关业务部门能够在短时间内获取所需资料，提高工作效率。加强档案利用指导和培训，帮助使用者掌握检索方法和数据分析技巧，减少重复劳动和错误使用[3]。通过优化利用环节，档案不仅能满足日常管理需求，还能为决策提供有效参考，实现档案管理的实用性与高效性双重提升。

（五）加强档案安全与保密管理

1.完善安全制度

事业单位应制定科学、系统的档案安全管理规范，明确档案保存、借阅、传输、使用及销毁的安全要求，同时设定不同档案类型的分级保护标准。制度中应明确各级管理人员和操作人员的安全职责，建立责任追究机制，对违反规定或疏于管理的行为进行处罚，从制度上保证档案安全。同时，应结合信息化管理特点，制定电子档案的访问权限控制、加密存储、操作日志记录和数据备份规范，使制度覆盖纸质档案和电子档案的全生命周期管理，形成制度化、可操作、可监督的档案安全体系，为档案管理提供坚实保障。

2.定期检查档案保存环境与信息安全措施

事业单位应建立档案管理环境监控机制，包括温湿度控制、防火防潮、防虫害、防光照及防盗措施等，确保纸质档案长期保存的物理安全。同时，对于电子档案，需要定期检查服务器、存储设备和网络环境，确保数据备份及时、信息加密和权限管理有效，防止数据丢失或泄露。检查还应包括应急预案演练，如档案火灾、自然灾害或网络攻击情况下的档案保护措施，确保在突发事件中档案能够快速恢复。

四、结论

事业单位档案管理工作质量的提升，需要从制度建设、人员素质、信息化技术、流程优化和安全保障等多方面入手。完善管理制度和考核机制，能够规范档案收集、整理、借阅及销毁等各环节；提升档案管理人员专业能力和责任心，有助于提高档案管理的专业性与效率；推进信息化建设和智能化管理，可以显著提高档案利用效率和安全性；优化流程和加强安全措施，则为档案长期保存和信息保密提供保障。综合运用这些策略，可形成科学、规范、高效的档案管理体系，进一步提高事业单位档案管理工作的整体质量和服务水平。

参考文献

[1]刘佩玉.高质量发展下事业单位档案管理工作实施路径[J].兰台内外,2024(35):34-36.

[2]宋徉.关于提高事业单位档案管理工作质量的几点探索[J].黑龙江档案,2025(2):167-169.

[3]韩娟.提高事业单位文书档案管理质量的几点思考[J].城建档案,2019(9):59-60.