建筑工程合同管理信息化建设的有效途径研究

、建筑工程合同管理信息化建设的核心目标

（一）提升管理效率

就建筑工程合同管理而言，信息化建设对于提高管理效率的效果是十分显著的。传统的合同管理依靠人工完成，从合同起草过程中的逐字书写、重复修改，到批准环节中的多方转交、候签，直至实施过程中的人工记录、追踪进展，全过程烦琐费时，信息传递容易拖延失真。而在信息化手段的辅助下，使用专业合同管理软件可以使合同起草模板化和智能化，迅速生成标准合同文本；审批流程实现线上化，当事人可以在任何时间、任何地点进行线上审批，大大缩短了审批周期；对执行过程进行实时监控，并自动对系统关键节点的信息进行记录，管理人员可以随时查询合同状态。同时，信息化系统的强大检索功能可以迅速定位所需合同信息，避免手工翻阅大量文档。

（二）强化风险控制

在签订合同之前，信息化系统可以通过大数据分析辅助对合作方信用状况和履约能力的综合评价，准确识别可能存在的合作风险，规避与不良企业的合作。在合同条款制定阶段，通过分析系统内置的法律法规库以及风险预警模型，能够自动检测条款中是否存在漏洞、模糊或不合法的内容，并及时提醒修正和改进，从根本上减少法律风险。在合同执行期间，通过对工程进度、质量验收和资金支付等关键指标的实时监测，当发生偏差时，系统会即时发出报警信号，管理人员可快速开展调查并进行干预，有针对性地采取措施防止风险扩大。此外，信息化管理能够将合同全生命周期中的各种信息完整记录在案，为可能发生的争议提供强有力的依据，从而进一步加强合同风险的全面控制，保障企业的合法权益。

（三）优化资源配置

在信息化系统的帮助下，企业可以实时掌握项目人力分布情况，清楚了解每个岗位上员工的工作饱和度和技能特长，并根据合同进度灵活调配人员，避免局部人力的闲置或不足，使人力资源得以充分利用。对于物资管理而言，该系统能够准确记录物资的采购、库存及使用情况，并依据合同需求及施工进度合理安排采购计划，避免因采购过多导致库存积压浪费，或因采购不到位而影响项目进度。在设备资源方面，信息化系统可对设备运行状态、租赁期限进行实时监测，并根据合同任务适时调整设备调配，从而提高设备利用效率，减少闲置成本。通过信息化手段对人力、物资和设备资源信息进行集成，实现资源的动态优化配置，使各项资源能够及时投入适当的项目环节中，促进资源利用效能的发挥，从而为企业节省成本、增加效益。

二、建筑合同管理信息化面临的问题

（一）技术应用难题

如今，随着信息技术的快速进步，像大数据、云计算和人工智能这样的新技术不断涌现，但建筑行业在研究和掌握这些新技术的速度上仍然面临挑战。尽管许多公司已经采纳了信息技术系统，但这些系统大多只是在表面上使用，并没有真正发掘其潜在的技术价值。例如，在使用大数据对合同进行风险评估时，由于缺少专门的计算方法和模型，所得到的分析结果可能不够精确和全面，从而不能为决策提供有力的支持。与此同时，各种信息技术之间的兼容性问题变得越来越明显。在大规模系统中，不同制造商研发的系统数据格式和接口标准存在差异，这导致数据流通和共享变得困难，从而形成了信息孤岛。另外，由于技术的快速更新，企业投入大量资金建设的信息化系统可能会很快面临被淘汰的风险，同时后续的升级和维护成本也相对较高，这导致许多企业在新技术应用方面感到犹豫，严重限制了建筑工程合同管理信息化的进展速度。

（二）人员素质不足

建筑工程合同管理在信息化建设过程中，人员素质的不足成为阻碍其进一步发展的关键因素。现有的合同管理人员大多长期沉浸于传统的管理模式，在信息化理念及技术方面存在认知盲点，习惯于纸质文件流转和人工审批流程，面对信息化系统时业务生疏，效率不高，难以适应数字化的工作节奏。部分人员虽经过简单培训，但仅掌握基础操作，对系统功能缺乏深入了解和灵活应用，无法充分发挥信息化管理在合同风险预警和数据分析决策方面的作用。同时，兼具建筑工程合同管理业务和信息技术的复合型人才极为缺乏，面对系统故障排查和功能优化升级等技术难点，常常无从下手。此外，工作人员对新技术的接受意愿不一，学习积极性不高，部分年龄较大的员工存在畏难情绪，不愿主动学习新知识，导致整体人员素质难以在短期内有效提升，限制了合同管理信息化的进度和质量。

（三）系统整合困难

在建筑工程合同管理中，涉及多个部门和业务环节，因此需要与企业的其他管理系统，例如财务管理系统、项目管理系统、采购管理系统等进行整合，以实现数据共享和协同工作。但是，由于各个系统的开发者、技术框架以及数据标准存在显著的不同，系统间的融合遭遇了相当大的挑战。由于数据流通不畅，容易导致信息孤岛现象，这进一步影响了合同管理信息化的整体效能，从而对企业决策和管理效率产生不良影响。

三、建筑工程合同管理信息化建设的有效途径

（一）构建统一信息化平台

在建筑工程合同管理信息化建设的进程中，构建统一信息化平台是核心举措与关键支撑。该平台并非单纯的系统堆砌，而是合同管理全流程业务逻辑与先进信息技术深度融合的有机整体。其覆盖合同起草环节，智能模板库可根据不同项目类型、合作模式准确匹配合同范本，降低人工起草的遗漏和低效问题；在审批流程上，在工作流引擎的支持下，实现审批节点的定制和自动化流转，并依据合同金额、属性等对审批权限进行智能配置，确保审批的高效性和合规性。

该平台同时具备较强的数据集成能力，能够与企业财务管理系统无缝连接，实时采集合同款项的收入和支出数据，使资金流与合同流准确匹配；连接项目管理系统，同步工程进度信息，对合同执行与项目推进的协同性进行动态监测。同时，运用大数据分析技术深度挖掘合同历史数据，为后续的合同谈判和风险评估提供数据依据和决策参考。

通过该统一平台，可使各部门、各区域人员在统一的数据标准下开展工作，突破信息孤岛的限制，实现合同信息的实时共享和协同交互。这既增强了合同管理的透明度和规范性，又对企业业务流程进行了整体优化，从而为建筑工程合同管理的高效、准确、智能化运行奠定了坚实基础。

（二）加强人员培训与引进

在建筑工程合同管理信息化建设的进程中，加强人员培训与引进是推动其进一步发展的关键动力。现有合同管理人员大多长期习惯于传统的管理模式，在信息化理念及工具的理解和应用方面存在明显不足。因此，开展有针对性的培训刻不容缓。可邀请行业专家进行专题讲解，深入解读信息化管理在合同风险防控和效率提升方面的显著优势，转变员工的固有思维。同时，举办实操培训课程，围绕合同管理信息化系统中的合同模板快速调用、审批流程线上跟踪和数据智能分析等功能，开展手把手教学，使管理人员熟练掌握操作技巧，有效将系统功能转化为实际管理能力。

同时，应引进具有信息化背景和合同管理经验的复合型人才。此类人才既熟悉信息技术，能够优化升级信息化系统和排查故障，又了解建筑工程合同管理的业务流程和法规政策，能从专业角度对信息化建设提出前瞻性建议。他们的加入，如同为团队注入新鲜血液，带来新思路与新方法，带动现有人员共同成长。通过内部培训提升“存量”人员的素质，通过外部引进增强“增量”人员的活力，双管齐下打造既具备合同管理知识又掌握信息技术的专业队伍，为建筑工程合同管理信息化提供坚实的人力保障。

（三）推动系统集成与数据共享

在建筑工程合同管理实现信息化的进程中，推动系统集成与数据共享，是突破信息壁垒、释放数据价值、提升管理效能的关键举措。目前，建筑工程企业通常拥有多个独立运行的管理系统，例如财务管理系统主要关注资金收支和成本核算，项目管理系统负责项目的进度与质量控制，采购管理系统承担物资采购和供应商管理任务，而合同管理系统则独立处理合同的全生命周期事务。这些系统如同一座座信息孤岛，数据无法自由流转和互动，导致合同管理难以获得全面及时的信息支撑，决策依据也不够准确。

推进系统集成需要建立统一的数据接口标准和通信协议，这相当于为不同系统搭建一条通畅的“信息高速公路”。通过中间件技术实现各系统之间的无缝连接，使合同管理系统能够实时从财务系统获取资金支付数据，从项目管理系统获取工程进度数据，从采购系统获取材料到货数据。这样，合同管理人员便可依据全面信息对合同执行情况进行动态监控，及时发现潜在风险并采取应对措施。

在系统集成的基础上，数据共享成为一种深入的应用方式。通过建立数据仓库和数据治理机制，对整合后的数据进行清洗、融合和分类存储，确保数据的准确、一致和完整。运用数据分析和挖掘技术，从大量数据中提取有价值的信息，为合同谈判、风险评估和成本控制提供数据驱动的决策支持。例如，通过对历史合同数据和项目成本数据的分析，归纳出不同合同类型的合理成本区间，可供新建合同的成本预算参考。推动系统集成与数据共享，可使建筑工程合同管理在信息化进程中实现质的跨越，迈向更智能、更高效、更精准的发展新阶段。

四、结论

建筑工程合同管理信息化建设是建筑行业适应时代发展、提升管理水平的必然选择。尽管当前信息化建设面临技术应用、人员素质和系统整合等方面的挑战，但通过构建统一信息化平台、加强人员培训与引进、推动系统集成与数据共享等有效途径，能够逐步克服这些问题，实现合同管理信息化建设的目标。建筑企业应充分认识到信息化建设的重要性，积极采取措施推进合同管理信息化建设，以提升企业的核心竞争力，促进建筑行业的可持续发展。

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