大数据时代企业档案资源开发利用的创新思路

引言

企业各类经营及生产的变动，档案资料很容易丢失，导致档案信息缺失和不完整，很难发挥其巨大的利用价值.大数据技术的飞速发展，使企业档案资源在数量、类型上发生巨大变化，传统开发利用模式已无法适应企业发展需求。档案作为企业重要的信息资产，其有效开发利用对企业决策、运营至关重要。探索大数据时代企业档案资源开发利用的创新思路，突破现有瓶颈，对提升企业竞争力、实现可持续发展具有重要意义。

一、大数据时代企业档案资源开发利用面临的挑战

1.1 档案数据整合难度大，信息孤岛现象突出

大数据时代，企业档案数据呈现出海量、多源、异构的特点，整合难度极大，信息孤岛现象十分突出。企业各部门在日常运营中形成的档案数据，往往存储在各自独立的系统中，如人力资源部门的员工档案系统、财务部门的会计档案系统、市场部门的客户档案系统等，这些系统之间缺乏统一的数据标准和接口，数据格式各异，难以实现互联互通。想要将这些分散的数据整合起来，需要解决数据格式转换、语义识别等一系列问题，而各部门出于自身工作便利性和数据安全的考虑，也可能对数据共享存在抵触情绪，进一步加剧了信息孤岛的形成，导致档案数据的整体价值无法得到充分发挥。

1.2 传统开发模式滞后，难以实现档案价值深度挖掘

传统的企业档案资源开发模式较为滞后，难以对档案价值进行深度挖掘。过去，档案开发多停留在简单的查询、借阅层面，开发方式以人工整理、编研为主，侧重于对档案的保管和基础性利用，缺乏对档案数据背后隐藏信息的分析和挖掘。在大数据环境下，企业需要从档案数据中提取有价值的信息，如客户消费习惯、市场趋势预测、生产流程优化建议等，以支持企业决策。

1.3 档案安全风险增加，数据保密与共享存在矛盾

大数据时代，企业档案安全风险显著增加，数据保密与共享之间存在突出矛盾。一方面，档案数据在存储、传输、利用过程中，面临着黑客攻击、数据泄露、病毒感染等多种安全威胁，一旦涉及企业商业秘密、核心技术等敏感信息的档案数据被泄露，将给企业带来巨大的损失。另一方面，为了充分发挥档案资源的价值，需要实现档案数据的共享利用，让不同部门、不同人员能够便捷地获取所需信息。但共享范围的扩大也增加了数据安全的风险，如何在保证档案数据安全保密的前提下，实现合理的共享利用，成为企业档案管理面临的一大难题，两者之间的平衡难以把握。

二、大数据时代企业档案资源开发利用的创新方向

2.1 借助大数据技术赋能档案管理与开发全流程

借助大数据技术赋能档案管理与开发全流程，是提升档案资源开发利用效率的重要创新方向。在档案收集环节，利用大数据技术可以实现对企业内外部各类数据的自动抓取和识别，包括结构化的业务数据和非结构化的文档、图片、视频等，确保档案收集的全面性和及时性。在档案整理环节，通过大数据算法对档案数据进行自动分类、标引和关联，建立统一的档案数据模型，提高档案整理的准确性和效率。在档案开发利用环节，运用大数据分析工具对档案数据进行深度挖掘，发现数据之间的隐藏关系和发展趋势，为企业提供个性化的信息服务和决策支持，如通过分析客户档案数据预测客户需求变化。

2.2 拓展档案资源开发维度，服务企业多元化需求

拓展档案资源开发维度，能够更好地服务企业多元化需求。除了传统的档案查询、编研等开发维度外，可向多个领域拓展。在企业战略决策方面，通过对历史档案数据的分析，总结企业发展规律和市场变化趋势，为企业制定长远发展战略提供依据；在生产运营方面，开发生产档案数据，分析生产流程中的薄弱环节，提出优化建议，提高生产效率；在客户服务方面，深入挖掘客户档案数据，了解客户需求和反馈，为客户提供个性化的服务，提升客户满意度。同时，还可以开发档案数据产品，如行业分析报告、市场调研报告等，为企业创造额外的价值。

2.3 构建跨部门协同机制，推动档案资源共享利用

构建跨部门协同机制，能够有效推动档案资源的共享利用。建立企业统一的档案管理委员会，由企业高层领导牵头，各部门负责人参与，统筹协调档案资源开发利用工作，明确各部门在档案共享中的职责和义务。制定统一的档案共享管理办法，规范档案共享的流程、范围和权限，确保档案共享有章可循。搭建企业级的档案共享平台，打破各部门之间的信息壁垒，实现档案数据的集中存储和共享访问，让各部门能够根据自身需求便捷地获取所需的档案数据。同时，建立跨部门的档案协作开发机制，鼓励各部门共同参与档案数据的分析和挖掘，形成优势互补，提高档案资源开发利用的整体水平。

三、大数据时代企业档案资源开发利用创新的保障措施

3.1 完善档案管理相关制度，为创新提供制度支撑

完善档案管理相关制度，是为企业档案资源开发利用创新提供坚实的制度支撑。制定适应大数据时代要求的档案管理办法，对档案的收集、整理、存储、利用、安全等各个环节做出明确规定，统一数据标准和管理规范。建立档案资源开发利用的激励机制，鼓励各部门和员工积极参与档案数据的共享和开发，对在档案创新利用中做出突出贡献的部门和个人给予表彰和奖励。

3.2 加强专业人才培养，提升档案开发利用技术能力

加强专业人才培养，能够显著提升档案开发利用的技术能力。企业应制定系统的人才培养计划，培养既掌握档案管理专业知识，又熟悉大数据技术的复合型人才。通过内部培训、外部招聘、校企合作等多种方式，为档案工作人员提供学习和提升的机会。内部培训可邀请大数据领域的专家进行授课，讲解大数据分析工具的使用、数据挖掘方法等知识；外部招聘引进具有大数据技术背景和档案管理经验的专业人才；与高校相关专业合作，建立实习基地，吸引优秀毕业生加入企业档案管理团队。

3.3 强化档案安全防护体系，保障数据利用安全

强化档案安全防护体系，是保障档案数据利用安全的关键。建立多层次的安全防护机制，从技术、管理、人员等多个层面入手，构建全方位的安全防线。在技术层面，采用数据加密、访问控制、防火墙、入侵检测等技术手段，对档案数据进行保护，防止数据被非法访问和篡改；在管理层面，制定严格的安全管理制度，规范档案数据的存储、传输、使用等流程，定期进行安全检查和风险评估，及时发现和消除安全隐患；在人员层面，加强对档案工作人员的安全意识培训，提高其对数据安全的重视程度，规范操作行为。

四、结论

大数据时代为企业档案资源开发利用带来了新的机遇与挑战，面对档案数据整合难、开发模式滞后、安全风险增加等问题，通过借助大数据技术赋能、拓展开发维度、构建协同机制等创新方向，并辅以完善制度、培养人才、强化安全防护等保障措施，能够有效提升企业档案资源开发利用水平。

参考文献：

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