人工智能在企业付款内控管理中的应用和研究

一、引言

付款管理是企业重要的日常资金管理工作，也是企业资金管理过程中风险相对较大的部分。对于以上管理风险，企业可以通过内控管理，如建立完善付款相关管理制度，增加不相容岗位、增加复核等方式来加强管理。但我们也发现，在制度的执行过程中，由于各财务人员对制度的理解不同，会出现执行偏差。财务人员对于不同经办人的付款存在宽严不一的情况。财务人员长期从事简单重复工作容易出现倦怠，从容导致工作失误。我们通过在内控上增加复核岗位，虽然在一定程度上防止以上情况的发生，但却加长了付款流程，降低了付款效率。

随着 5G 技术的普及运用，人工智能商用逐步落地，企业 OA 系统在 PC 端、移动端普遍使用，企业信息流、资金流、货物流传递不再依赖纸质凭证，而是越来越向电子化、数据化、网络化的方式和方向发展，我们认为通过将人工智能把我们的内控制度嵌入企业 OA 系统，通过机器学习让人工智能发现付款管理中的内控风险，通知财务人员。通过人机共同值守，把控付款管理风险，是目前值得推广的付款内控管理模式。

基于此，本文将从企业付款管理环节的主要风险点出发，指出企业付款管理的重点，并在此基础上阐述 A 公司付款管理的现状及其存在的问题，最终如何通过人工智能完善其付款管理内部控制，提管理能级的案例，以期能为我国企业付款管理内部控制的完善提供应用参考。

二、企业付款管理环节的主要风险点

企业付款管理，包括从业务申请、授权审批、支付执行、账务处理等一系与业务高度相关的业务管控流程。由于涉及的企业内外部环节众多，其管控也最容易出现纰漏。其管控的主要风险点主要体现在以下几个方面：

（1）审批授权风险。企业付款管理的正常流程通常为相关付款需求人员提交付款申请，直属领导及相关权限审批人审批后提交财务部进行财务规范性审核，所有审批流程审批完成后，该笔款项才会录入财务支付管理系统进行授权支付。从整个付款管理环节来看，各个环节的审批都至关重要，一旦某一环节审批疏忽，就有可能为舞弊及误操作现象提供滋养的土壤。比如，当付款申请人的直属领导仅限于形式审批或与付款申请人同流合污时，付款业务的真实性很难核实。再如当付款审批人员未仔细核对相关付款信息，则很容易导致付款金额、收款人等相关关键信息的错误，给企业带来不可逆的损失。对企业付款管理进行严格地管控，企业首先应当解决岗位职责分工与审批权限划分及责任认定的问题。

（2）业务耽搁风险。与无风险管控或者管控过于简单相对应，部分企业的付款管理过于复杂。在部分企业，一笔款项的支付，需要经过多级审批，且存在反复审批现象。付款申请者为了完成供应商付款对接工作，首先需要提交相关基本资料，然后需要找直属领导、隔层领导、财务负责人等相关人员审批。当审批资料不符合要求时，申请人还需要重新找相关人员签字审批。在漫长的企业内部付款审批流程中，企业的业务开展工作不可避免的会受到影响。为了推动企业业务工作的顺利开展，企业需要不断梳理优化其付款审批流程，提高其款项支付效率。

（3）资金短缺风险。当企业资金充裕时，零星小金额的资金付款并不会对企业的日常运营造成威胁。然而，当企业资金紧张时，如果企业不对其资金收支进行缜密的规划，就很可能会在其支付某些重要款项时出现资金短缺现象。比如，公司当月有一笔相对重要的项目资金必须要支付，但该公司没有资金规划，甚至提前支付了部分可以晚支付的款项，而在需要支付该笔款项时发现已无足够资金可用，则将严重影响工资重要项目工作的推进，给企业资金管理造成负向影响。对资金充裕的大公司来说，其资金规划可以相对简单些。而对资金紧张的中小型企业来说，必须对其收支款项有较为清晰的规划。

三、A 公司付款管理存在的问题

A 公司为一家不断发展中的生活服务业务提供企业。今年来，A 公业务规模不断壮大。由于日常经营的资金结算较为频繁，资金管理一直是 A 公司的重要财务管理工作。A 公司成立有资金中心，配置有多名出纳人员以及分管资金的经理和总监。复盘 A 公司的付款管理工作，主要存在以下问题。

（1）付款审批缺失，款项重复支付。A 公司款项支付时由业务申请部门提出申请并提交财务部，付款申请提交至财务部后，首先应由对应财务审核人员审核业务的真实性和单据的完整性，确认无误后签字确认，再将相关单据提交至出纳走支付流程，即在网银系统中录入并提交相关付款申请，待复核人员系统授权审批后网银系统才会进行款项的自动划转支付。然而，但在 A 公司的实际付款管理过程中，并没有严格按照相关的付款审批流程执行。A 公司实际付款审批并未根据业务类型安排专门人员审批和付款，款项支付也未严格遵守网银系统二次授权审批的规定。在 A 公司过往付款经历中，曾出现一笔款项两个出纳各执行一次付款流程，而导致款项多次支付的情形。一方面，出纳在付款审批完成后并未单据上加盖“资金付讫”章以示款项已经支付，同时其当天的资金管理工作也没有做到日清月结；另一方面，A 公司网银系统款项的支付并未进行二次授权审批。当款项支付设置有二次授权审批时，A 公司就有很大可能及时发现该笔款项由多名出纳同步提报，防范款项重复支付的可能。虽然此次事件已由 A 公司相关人员承担相应责任，但给公司名誉和经济造成的损失已不可逆转。

（2）审批流程随意逾越，欺诈付款时有发生。作为中小企业，A 公司资金仍然较为紧张，时常会供应商催款现象发生。由于业务紧迫，高层领导直接跨级指挥出纳人员付款在 A 公司已是常见现象。在很多情况下，公司高层领导会直接要求出纳人员在未走公司付款审批流程的情况下，直接通过网银支付大额货款到指定银行账户。也正因为不正规的业务流程操作，欺诈付款现象才有了可趁之机。由于无审批流程直接付款在A公司已然司空见惯，某次A公司出纳在收到转账大额款项给某指定账户时，没有丝毫犹豫的进行了款项划转。事后，当 A 公司资金经理与财务部盘点当月资金使用情况，与相关人员核实、沟通后，才发现当月该笔款项支付并没有得到公司领导的授意，实则未欺诈付款。虽然 A公法务部通过法律程序进行了追偿，但法律流程漫长而繁琐，费事费力，且部分经济损失已无法追回。

（3）未提前制定付款计划，紧急付款时资金紧张。A 公司付款历来都是经业务领导、财务审批人审批后直接支付，未编制资金付款计划。在资金充裕时，A 公司的款项支付还算正常。而在资金紧张时，A 公司常出现拖欠款项现象的出现。由于未编制资金付款计划，A 公司往往是根据受到付款单据提交至财务部的先后顺序支付。当出现重要款项当天一定需要支付时，可能会出现可用资金不足的情况。虽然 A 公司也曾尝试过通过各部门提交付款计划，并根据重要性程度排序来先后支付款项，但是在实际执行过程中，往往由于其他紧急付款事项的出现，导致计划中的付款未被正常支付。久而久之，各部门也不再愿意花较多心思在付款计划编制上，资金付款计划的编制也就被慢慢搁置。

（4）系统整合度差，付款审批效率低下。与多数公司一样，A 公司已经上线了 OA 办公自动化系统，其付款审批均通过在线 OA 系统审批。审批通过后，申请人打印付款审批单提交到财务部付款。

A 公司的付款审批系统未与预算系统进行关联，预算模块嵌入在财务系统中，核算完成时才占用预算，两个系统相互独立的。故审批人需要查看申请人所在部门是否还有相关费用预算时，往往需要人为去查看预算模块的预算占用情况，人为介入程度较高，且审批程序复杂、效率低下。此外，当付款项目为采购款时，财务往往需要核实采购合同条款。而 A 公司的付款申请流程与采购订单、合同签订流程等不相关联，申请人在提交采购款项支付时，需要另行提交付款申请流程，并上传采购合同盖章版本。也就是说，业务人员的采购流程需要经历采购合同签订、采购订单下达、采购入库、采购款项支付等相互独立流程，几者之间相互独立。整个采购流程走下来相当繁杂。付款流程作为前置预付款项或者最后付款的一个环节，财务人员需要往前追溯合同条款、入库情况等一系列情况，费时费力，监察力度并不理想。

四、人工智能对 A 公司付款内控管理提升

（1）梳理内控制度， 提高可执行度

由于人工智能虽然能长期从事简单重复工作而不产生差错，但也存在不能变通，灵活性不强的问题。在运用人工智能参与付款内控管理前，我们对 A 公司内部与付款相关的制度进行梳理。对制度中描述的付款场景，进行流程测试，使得制度中的每一个付款场景的流程都能够走通，并符合监控要求。

对实际付款中可能使用到，而制度中没有涉及到的付款场景和流程，通过制度修订的方式，经过相应的制度申报审批流程完成审批，使相关的付款场景制度化。

（2）重视资金规划，编制资金计划

凡事预则立，不预则废。无论公司资金是否充足，企业都应当编制资金计划，能较清晰的预估当下及未来的资金需求和缺口情况，将企业的经营风险控制在可控范围之内。各部门编制的付款计划，通过 OA 系统设定计划截止时间，截止后自动汇总报公司负责人完成最终审批。另设计划外付款渠道，以备不时之需。计划外付款系统自动安排在计划内付款完成后支付。通过人工智能的使用，增加了制度的严肃性，最大程度避免人为干扰，规范企业付款管理。只有企业足够重视资金规划，在日常工作中切实按照资金付款计划优先顺序来统筹管理，资金付款计划的编制才会被各部门重视，从而形成良性循环。

（3）人机协同，提高管控效能

A 公司在付款内控管理中，使用人工智能的方式是人机协同。我们通过机器学习，用以前年度的付款信息作为人工智能的训练数据，通过训练使得人工智能执行付款内控的正确率到达 95%以上，才将人工智能付款模型应用在 OA 系统中。

我们在 OA 系统中增加人工智能审批环节，该环节设置在符合财务审批人环节前，把人工智能在审批中发现的问题提供给财务付款审批人，并且能告诉财务付款审批人，审批问题是违法了制度的哪一条。如果出现制度中没有包含的付款情况，人工智能也能提示人工干预。

通过人机协同使得 A 公司的付款内控制度得到充分执行，而且由于人工智能的参与，大大提升了管理效率，把财务人员从繁琐的简单重复工作中解脱出来，专注于复杂的付款事项。人机协同使得工作的准确性得到提升。

人机协同由人工智能处理常规的付款工作，而我们的财务付款审批人，则可以有更多的精力处理复杂的非常规事项，能有更多的精力去发现财务管理方面的风险，进一步提升内控管理水平，为企业高质量发展提供保障。

（4）打通外部数据接口，开启自动化处理时代

资金管理系统（简称 TMS 系统），是基于云平台架构开发的金融管理系统，实现了云端模式接入银行端服务器。通过银企直连、境外 SWIFT 直联模式，结合 RPA 机器人技术，企业可以自动获取交易数据，并通过财务系统预算的入账模式，自行对付款进行账务处理，简化账务处理的工作量和多银行查账的工作量，真正实现整个集团、全球账户的集中化管理，方便快捷的掌握整体经营资金的实时动态，并且系统提供的自动化报表模块，无需人工再次加工，可以随时随地查询导出并提交给管理层做决策参考。信息系统的整合运用，可实现财务数据、供应链数据的高效传递，原本 OA 管理系统中完成审批流程后，需要手工录入银行系统完成付款程序，再由手工录入财务系统完成记账程序，现在可以全部打通系统之间的传递屏障，通过系统的数据接口，更快捷更高效的实现信息数据的完美对接，即避免了人工干预出现的信息偏差，也实现常规工作的全面提速，对各类高速发展的中小企业而言，系统化管理的经济价值发挥得淋漓尽致。

五、结论

付款业务是公司资金管理中出现较为频繁的业务。公司每天都在经历付款业务，但是付款业务是否合理、是否合规、是否能够正常支付，是企业经营必须思考的问题。中小企业是我国经济发展的主力军。然而，中小企业的付款业务往往不够成熟、是亟待完善的。重复付款、舞弊付款、随意付款，资金支付及账务处理又耗费巨大的人力物力。为了解决这些问题，企业应当从规范操作流程、重视资金计划、优化信息系统、优化数据接口等方面来完善资金付款的内控管理。随着科技信息的不断发展，企业管理者可供使用的系统工具和管理办法也越来越多。各类办公场景与创新模式在被不断优化的同时，科技革新已迎来了时代发展的新变局。时代发展孕育出新的机遇和挑战。人工智能参与到企业的付款内控管理，是内控管理和新质生产力相结合的尝试。我们认为这可能和多年前电算化进入财务管理领域一样，是一种不可逆的历史趋势。付款管理是财务管理中的即重要又古老的课题，唯有和当下的新科技、新理念相结合，才能在管理上创新发展，适应当代企业管理的需求。当代企业管理者唯有努力学习、深刻总结方能成为更优秀的管理者。企业资金支付的内控程序也应当随着信息技术的发展不断迭代更新。

参考文献：

[1] 何 瑞 . 资 金 管 理 工 作 在 内 部 控 制 和 财 务 战 略 中 的 重 要 性 研 究 [J]. 中 国 市场，2024，（13）：147-150.DOI：10.13939/j.cnki.zgsc.2024.13.033.

[2]张冬梅.基于全面预算管理的财务资金内部控制策略研究[J].市场周刊，2024，37（21）：49-52.

[3] 王 琦 . 企 业 资 金 管 理 中 存 在 的 风 险 与 应 对 策 略 [J]. 商 业 经济，2024，（11）：131-133+170.DOI：10.19905/j.cnki.syjj1982.2024.11.018.

[4]高滋棠.基于 SAP 系统自动付款流程内部控制的研究[J].经济研究导刊，2020，（32）：103-104.

[5] 孔唐紫薇. 企业采购及付款循环中的内部控制与风险管理分析[J]. 现代营销（经营版），2019，（12）：151-152.DOI：10.19921/j.cnki.1009-2994.2019.12.124.