建设项目资料标准化整理流程优化

一、建设项目资料标准化整理流程现状及问题分析

（一）资料收集环节

范围不明确：在许多建设项目中，对于需要收集哪些资料缺乏清晰、详细的界定。不同部门和人员对资料收集范围的理解存在差异，导致部分重要资料遗漏，如一些隐蔽工程的施工记录、特殊工艺的技术交底文件等未能及时收集，影响了资料的完整性。

责任不清晰：资料收集责任未明确落实到具体部门和个人，出现问题时容易相互推诿。例如，设计变更资料可能涉及设计单位、施工单位和监理单位，由于责任划分模糊，常出现变更通知未及时传递、记录不完整等情况。

时间节点滞后：资料收集往往滞后于项目实际进展，施工过程中的一些即时性资料，如每日施工日志、材料进场检验记录等，未能在规定时间内收集整理，等到项目后期集中补录，容易导致信息不准确或缺失。

（二）资料分类与编号环节

分类标准不统一：各建设项目采用的资料分类标准不一致，甚至同一项目内部不同部门的分类方法也存在差异。例如，有的按项目阶段分类，有的按专业类别分类，导致资料整理混乱，难以快速检索和利用。

编号规则混乱：资料编号缺乏系统性和逻辑性，编号重复、跳号现象时有发生。如一份图纸可能存在多个编号，或者不同类型资料编号相互混淆，给资料管理和查找带来极大困难。（三）资料整理与归档环节

整理不规范：资料整理过程中，存在文件格式不一致、内容排版混乱、签字盖章不完整等问题。如部分文档字体、字号随意设置，表格格式不统一，影响了资料的规范性和可读性。 归档流程不完善：缺乏明确的归档流程和时间要求，资料归档随意性大。有些项目在竣工后很长时间内，资料仍未完成归档，导致资料丢失风险增加，也不利于项目的竣工验收和后续管理[1]。

（四）资料数字化管理环节

数字化程度低：部分建设项目仍以纸质资料管理为主，数字化转型缓慢。纸质资料易损坏、丢失，且占用大量存储空间，查询和共享不便，无法满足现代项目管理高效、便捷的需求。

数据安全问题：在资料数字化过程中，数据安全防护措施不足。如电子文件存储系统缺乏有效的加密技术，易遭受网络攻击，导致资料泄露或被篡改，给项目带来严重损失。

二、建设项目资料标准化整理流程优化措施

（一）优化资料收集流程

明确收集范围和标准：制定详细、全面的资料收集清单，涵盖项目各个阶段、各个专业所需的所有资料。明确每种资料的格式要求、内容规范、收集时间节点等标准，确保资料收集的准确性和完整性。例如，规定施工图纸必须为蓝图，有设计单位的正式盖章和签字；施工日志应详细记录每日施工内容、人员设备使用情况、质量安全检查结果等信息。

落实收集责任：建立资料收集责任制，将收集任务明确分配到具体部门和个人，并制定相应的考核机制。例如，设计单位负责收集设计阶段的相关资料，施工单位负责施工过程中的资料收集，监理单位负责监督和审核资料的真实性和完整性。对资料收集工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对未按时完成任务或资料质量不合格的进行处罚。

提前规划收集时间：在项目启动阶段，制定资料收集进度计划，与项目总体进度计划相匹配。明确每个阶段资料收集的开始时间和截止时间，提前提醒相关人员做好准备。例如，在基础施工阶段开始前，要求施工单位准备好施工场地平整、地基处理等相关资料的收集工作，确保资料收集与项目进展同步进行。

（二）规范资料分类与编号体系

统一分类标准：依据建设项目的特点和管理需求，制定统一的资料分类标准。可按照项目阶段（前期策划、设计、施工、竣工验收等）、专业类别（建筑、结构、给排水、电气等）、资料性质（文件、图纸、报告、合同等）等维度进行分类，确保分类科学合理、层次清晰。例如，将项目前期的立项文件、可行性研究报告等归为一类，设计阶段的建筑图纸、结构计算书等归为一类。

制定科学编号规则：设计一套具有系统性和逻辑性的资料编号规则，使每个资料都有唯一的编号。编号应包含项目代码、分类代码、流水号等信息，便于识别和检索。例如，编号 “[项目代码]-[分类代码]-[流水号]”，其中项目代码标识具体项目，分类代码对应资料所属类别，流水号为该类别下资料的顺序编号。通过这种方式，可快速定位到所需资料，提高资料管理效率。

（三）完善资料整理与归档流程

规范整理要求：制定详细的资料整理规范，明确文件格式、排版要求、签字盖章流程等。例如，规定所有文档统一采用 A4 纸大小，字体为宋体，字号为小四号；文件标题加粗、居中，正文段落首行缩进 2 个字符；资料签字盖章必须使用原件，严禁代签等。对整理好的资料进行严格审核，确保符合规范要求。

优化归档流程：建立标准化的资料归档流程，明确归档时间、归档方式和归档责任人。在项目每个阶段结束后，及时对该阶段的资料进行整理归档，确保资料的及时性和完整性。采用数字化与纸质相结合的归档方式，将重要资料进行数字化存储，并同时保存纸质备份。例如，竣工资料在项目竣工验收后一个月内完成归档，将电子文件存储到专门的档案管理系统中，纸质文件按照分类顺序装订成册，存放于档案室指定位置[2]。

（四）加强资料数字化管理

提高数字化水平：加大对资料数字化的投入，引入先进的文档管理软件和数字化设备，如扫描仪、OCR 识别技术等，实现纸质资料的快速数字化转换。建立完善的电子文档管理系统，对电子资料进行集中存储、分类管理和在线检索，方便各参与方随时随地查阅和共享资料。例如，使用专业的档案管理软件，可实现资料的上传、下载、在线预览、版本控制等功能，提高资料管理的信息化水平。

强化数据安全保障：采取多种数据安全防护措施，确保数字化资料的安全。设置严格的用户权限管理，根据不同部门和人员的职责，分配相应的资料访问权限，防止资料泄露。采用数据加密技术，对存储和传输中的电子文件进行加密处理，确保数据的保密性和完整性。定期对数据进行备份，并建立异地灾备中心，防止因硬件故障、自然灾害等原因导致数据丢失。例如，使用 SSL 加密协议保障数据传输安全，每周对重要资料进行一次全量备份，每月将备份数据存储到异地灾备中心。

三、结论

建设项目资料标准化整理流程优化是系统工程，需覆盖资料收集、分类编号、整理归档、数字化管理及人员素质提升等维度。通过明确收集范围标准、规范分类编号体系、完善整理归档流程、加强数字化管理与人员培训，可有效解决当前资料整理问题，提升效率与质量，为项目科学管理及可持续发展提供保障。实际应用中，各项目需结合自身特点灵活运用优化措施，持续总结经验改进资料管理，以适配复杂的项目管理需求。

参考文献

[1]任亚丽.公路工程资料整理标准化流程构建[J].汽车画刊, 2025, (02): 230-232

[2]雷传扬,王静,谢海洋,等.地质大数据建库存量资料收集与整理方法研究[J].国土资源科技管理, 2020, 37 (04): 70-80.

作者简介：

姓名：俞晓晨，性别： 女，民族：汉，出生日期：1990 年 2 月，籍贯：山东省滕州市，职务/职称：助理工程师，学历：本科 （双学位），研究方向：建筑类