基于信息化的新能源工程档案管理模式创新研究

引言

在新能源产业不断发展壮大的进程中，风电以及光伏等项目的规模持续扩大，这使得工程档案管理遭遇了全新的挑战。传统的管理模式存在着诸多问题，比如档案处于孤立状态，收集工作较为滞后，整理过程繁琐复杂。基于此，很难契合项目全周期管理的各项需求。信息化技术为档案管理给予了革新的可能性，但其应用要适配新能源工程档案所有的专业性与复杂性。

一、信息化背景下的新能源工程档案管理需求分析

（一）新能源工程档案的特点与分类

新能源工程档案呈现出专业性突出、周期漫长、数据量庞大的特性，包含风电、光伏等项目从勘察设计直至运维阶段的全部流程资料。从内容方面划分，可分成技术档案、管理档案以及运维档案，依据载体来分，则可分为传统纸质档案与电子档案，并且随着信息化程度的提高，电子档案所占的比例持续攀升[1]。

（二）信息化对档案管理提出的新要求

信息化对于档案管理有着诸多要求，要实现数据的互联互通，打破以往传统档案相互孤立的状态，以便支持多个部门可在需要时实时进行调取。要保障电子档案的安全与真实，借助加密、备份等技术手段来防止数据出现泄露或者被篡改的情况。此外，档案管理系统还应有智能检索以及数据分析的功能，可迅速提取其中的关键信息，为工程决策提供数据方面的支持，契合新能源项目高效运维的需求。

（三）档案管理流程的优化需求

传统档案管理有着收集滞后以及整理繁琐等问题，需要对流程加以优化。在收集这个环节将各个业务系统的接口打通，实现资料自动同步归档的目的，整理环节可借助 AI 技术来自动分类以及标引，以此减少人工操作，利用环节要构建权限管理体系，实现档案分级共享，并且增添档案利用追溯功能，保证档案使用合规，提升整体管理效率。

二、基于信息化的新能源工程档案管理模式创新策略

（一）档案数字化与信息化建设

档案数字化作为信息化管理的关键核心基础，要分阶段逐步推进全流程的数字化转型工作。起初针对存量纸质档案展开规范化扫描操作，运用高清成像技术留存图纸细节、签字印章等关键信息，借助 OCR 文字识别技术把非结构化数据转变为可检索的结构化数据，以此保障历史档案可被查询且可以使用。接着构建统一的档案信息化管理平台，整合档案录入、存储、检索等功能，对风电、光伏等不同新能源项目的档案实施分类管理，该平台需要兼容 CAD 设计图纸、BIM 模型等专业文件格式，以契合工程技术人员对于复杂档案的查看要求[2]。此外，设立数字化档案质量审核机制，依靠人工抽检与智能校验相结合的方式，保证数字化档案与原件保持一致，防止因格式错误、信息缺失对后续使用造成影响，为信息化管理夯实数据基础。

（二）档案信息共享与协同管理

新能源工程涉及建设单位、施工方、运维团队等多个参与方，其协同需求促使构建“云端+权限”

的共享协同体系，借助云计算技术搭建分布式档案共享平台，突破地域限制，项目各环节人员可依权限实时调取所需档案，施工团队能在线查看最新设计图纸，运维人员可同步获取设备检修历史记录，以此减少因信息传递滞后造成的效率损耗。建立协同编辑与反馈机制，支持多部门在线标注档案疑问、补充关联资料，系统自动记录修改痕迹并同步更新版本，避免传统线下传递时档案版本混乱的情况。平台要嵌入项目进度管理模块，把档案共享与工程节点绑定，保证关键阶段如设备安装、竣工验收时的档案及时共享，提高跨部门协同效率。

（三）档案安全与隐私保护策略

新能源工程档案覆盖着项目核心技术参数、商业合同等有敏感性的信息，需要构建起多层级的安全防护体系。在技术层面，运用“加密传输+分布式存储”的双重保障方式，当档案进行上传下载操作时，借助 SSL 加密协议来防止数据被拦截，把档案数据分散存储于不同的物理节点，以此避免因单点故障而造成的数据丢失情况发生，对于关键档案设置访问水印，以此防止出现截屏、拷贝等可能导致信息泄露的行为。在管理层面，构建动态权限管理机制，依据岗位职能来划分档案查看、修改、下载的权限，比如施工人员仅可查看本环节的技术档案，而核心管理层则可以获取全项目的档案，定期开展安全审计工作，借助系统日志来追溯档案访问记录，及时察觉异常操作。针对隐私信息，采用数据脱敏技术来隐藏关键字段，在契合管理需求的同时规避隐私泄露的风险。

（四）档案管理流程再造与优化

将信息化技术融入传统档案管理流程之中，对其进行全链条的重新构建，以此来化解“收集险阻、整理繁杂、利用效率低下”这些痛点问题。在收集环节，要打通档案管理平台与工程管理系统以及设备监控系统之间的数据接口，实现施工记录、设备运行数据等资料可自动采集并归档，减少人工录入所产生的误差，对于临时出现的纸质资料，借助移动端扫码上传的方式，保证档案可实时归集。在整理环节，引入 AI 智能分类算法，依据档案的内容以及格式自动匹配分类标准，生成关键词标签，同时也支持人工进行批量调整，提升整理效率，在利用环节，开发多维度检索功能，支持按照项目阶段、档案类型、关键词等进行精准查找，同时新增档案关联推荐，比如在查看施工图纸时会自动推荐相关技术规范，并且提供在线预览、批注、导出等服务，最大程度地发挥档案的价值。

三、结语

本文围绕信息化背景下新能源工程档案管理展开系统剖析，清晰明确了其需求方面存在的痛点以及创新的方向，借助推进档案数字化转型、搭建共享协同体系、强化安全防护举措以及再造管理流程等一系列策略，切实解决了传统管理过程中效率不高、信息孤立等诸多问题。实践结果显示，信息化模式可达成档案全流程的高效管理，保障数据安全以及共享利用。

参考文献：

[1]王秀英. 信息化档案管理中的归档分类技巧 [J]. 四川劳动保障, 2025, (10): 88-89.

[2]李冬杰. 加强档案管理的安全保密及信息化档案管理 [J]. 电子元器件与信息技术, 2024, 8 (11): 227-229.