事业单位人事档案归档与保密管理措施的研究

一、引言

在数字化浪潮席卷各行业的当下，事业单位人事档案管理面临全新变革与挑战。人事档案不仅是人才信息的关键载体，更是事业单位开展人事决策、人才评估的重要依据。规范且严谨的归档流程，能确保档案信息的完整性与准确性；而高效的保密管理，则是守护档案信息安全、维护单位与个人权益的坚固防线。故而，探究切实可行的归档与保密管理措施意义重大。

二、事业单位人事档案归档管理现状及问题

2.1 归档流程不规范

部分事业单位在人事档案归档时，缺乏清晰、统一的流程指引。档案材料收集范围界定模糊，致使一些关键材料，如员工重要培训记录、特殊贡献证明等未能及时归档。同时，材料整理分类混乱，不同类别材料混杂，检索极为不便。例如，某事业单位在整理员工档案时，将学历材料与工作履历材料放置一处，查阅时需耗费大量时间筛选。

2.2 归档材料质量参差不齐

归档材料质量问题较为突出。部分材料存在信息填写不完整、字迹模糊等状况，严重影响档案的可用性。还有些材料真实性存疑，如个别学历证书存在造假痕迹，这不仅降低了档案的可信度，也给后续人事决策带来潜在风险。以某事业单位新入职员工档案为例，其提供的学历证书编号经查询为空，经核实为伪造学历。

2.3 归档工作缺乏时效性

不少事业单位存在人事档案归档不及时的问题。新产生的档案材料长期积压，未及时归入员工个人档案，导致档案信息更新滞后。特别是在员工岗位变动、职称晋升等关键节点产生的材料，若归档延迟，可能影响员工的正常发展。如某员工晋升职称后，相关评审材料半年后才归档，影响了其后续岗位竞聘的资历认定。

三、事业单位人事档案保密管理现状及问题

3.1 保密意识淡薄

从管理层到档案管理人员，部分人员对人事档案保密工作重视不足。在日常工作中，随意谈论档案机密信息，甚至在公共场合处理涉密档案。如某单位档案管理人员在茶水间与同事交流员工薪资调整档案细节，全然不顾周围人员，极易造成信息泄露。

3.2 保密制度执行不力

虽多数事业单位制定了档案保密制度，但在实际执行中大打折扣。档案借阅审批流程随意简化，借阅登记信息不完整，对借阅者的使用权限缺乏有效监管。例如，某部门借阅员工档案，未按规定填写借阅用途，借阅后也未按时归还，却未受到相应约束。

3.3 信息化带来的保密风险

随着档案信息化推进，电子档案存储与传输过程中的保密风险骤增。网络黑客攻击、病毒入侵等威胁，可能导致档案信息被盗取或篡改。同时，部分单位档案管理系统安全防护措施薄弱，用户权限设置不合理，存在越权访问现象。如某事业单位档案管理系统遭黑客攻击，大量员工敏感信息泄露，引发严重后果。

四、事业单位人事档案归档与保密管理优化措施

4.1 完善归档与保密管理制度

制定详细、全面的人事档案归档制度，需结合事业单位人事管理特点，细化材料收集的具体类目，如将员工入职材料细分为身份证复印件、学历学位证书原件及认证报告、入职体检报告等，明确各类材料的整理标准，像学历材料需按获得时间先后排序，职称评审材料需包含评审表、公示结果、资格证书等完整附件，并设定严格的归档时间节点，例如新员工入职材料需在试用期满后 15 个工作日内完成归档，员工年度考核材料需在次年 1 月底前完成归档，确保归档工作环环相扣、有序推进。同时，健全保密制度要从借阅全流程入手，除了规定填写详细申请表、经部门负责人与档案管理部门负责人两级审批外，还需明确申请表需包含借阅人身份信息、借阅档案名称及编号、借阅用途、预计归还时间等要素，借阅者签署的保密承诺书应具体列出禁止行为，如不得复制、拍摄档案内容，不得向无关人员透露档案信息等，对于违规行为的惩处措施要形成梯度，从初次违规的内部通报批评，到多次违规或造成信息泄露的记过、降职乃至解除劳动合同，涉及违法犯罪的移交司法机关处理，通过明确的制度条款形成刚性约束，让每一位接触档案的人员都清晰知晓行为边界与后果。

4.2 提升人员专业素养

定期组织档案管理人员参加归档与保密知识培训，应构建系统化的培训体系，不仅邀请档案管理领域专家讲解《干部人事档案工作条例》等最新政策法规、档案数字化处理等专业技能，还要结合典型案例分析，如通过剖析某单位因档案管理人员操作不当导致信息泄露的事件，让培训人员深刻认识到保密工作的重要性。培训内容需涵盖档案材料的鉴别技巧，如如何识别伪造的学历证书、职称证书，以及电子档案加密、备份的实操方法等，培训形式可采用线上线下相结合，线上通过录制微课方便随时学习，线下开展实操演练，如模拟档案分类整理、借阅审批流程等场景，强化培训效果。此外，开展内部交流活动要建立常态化机制，除每季度举办业务研讨会外，还可成立档案管理工作小组，鼓励成员分享工作中遇到的疑难问题及解决办法，如针对历史档案中部分材料字迹模糊的处理技巧，或是电子档案系统突发故障时的应急处理流程等，同时建立奖惩机制，对在交流中提出有效建议并被采纳的人员给予表彰，激发档案管理人员的学习积极性与主动性，形成比学赶超的良好氛围，不断提升整体业务能力与保密意识。

4.3 强化信息化管理与安全防护

加大对档案信息化建设投入，需结合单位规模与档案数量，引进具备智能分类、自动检索、权限管理等功能的先进档案管理系统，该系统应能实现纸质档案扫描后的 OCR 文字识别，支持按姓名、身份证号、入职时间等多维度快速检索，同时具备档案状态实时追踪功能，如显示某份档案当前处于借阅中、归档中还是封存状态等。在系统安全防护方面，除采用SSL 加密技术保障数据传输安全外，还需部署防火墙、入侵检测系统等硬件设备，定期进行病毒库更新与漏洞扫描，防范网络黑客攻击与病毒入侵；数据备份要实行 “异地三备份” 策略，即本地服务器备份、单位内部异地机房备份、第三方云存储备份，全量数据备份每周一次，增量数据备份每日一次，并定期对备份数据进行恢复测试，确保数据的完整性与可用性。对电子档案访问权限的划分要做到精准细致，在查阅、编辑、下载等基础权限上，进一步细化为仅查看本人档案、查看本部门员工档案、查看全单位员工档案等不同层级，如普通员工仅能查阅本人档案的基本信息，部门负责人可查阅本部门员工的考核、奖惩等信息，人事部门负责人可拥有编辑权限，且所有访问操作都要生成日志，记录访问人、访问时间、操作内容等信息，便于追溯，通过技术手段构建多层次的安全防护体系，全方位保障电子档案的信息安全。

五、结论

事业单位人事档案归档与保密管理工作，关乎单位人才队伍建设与长远发展。通过完善制度、提升人员素养、强化信息化管理等措施，能有效提升归档效率与质量，筑牢保密安全防线。在未来工作中，事业单位应持续关注档案管理领域新动态、新技术，不断优化管理措施，确保人事档案管理工作与时俱进，为单位发展提供坚实保障。

参考文献

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