大数据时代档案管理面临的问题与优化途径探讨

引言

大数据时代档案工作正在从“静态”走向“动态”，而为了保证文档数据的真实性和可信性，可以采取访问控制、加密、安全存储、安全传输和安全审核的方法[1]。因此，将信息技术引入档案管理系统，可以实现档案的智能化分析和利用。人工智能技术可以更深层次地分析历史数据，发现其中的规律和发展趋势，为政府部门制定政策提供有力支持[2]。

1 大数据时代档案管理面临的问题

1.1 档案管理体系有待进一步完善

当前“档案工作边缘化”的观念比较严重，这就造成了在制度建设、管理体制、标准制定等方面的不完善，总体上还缺少一个好的规划。一是一些管理者把档案管理看作是数据的采集和保存，不需要太多的限制就能很好地完成工作，没有意识到时代和社会的变化给档案工作带来的冲击，档案管理存在着比较严重的滞后性。二是大部分的机关都没有设立档案管理业务部门，有关的工作都是由办公室或人事科的工作人员兼任，在业务上有一些空白，很可能会发生任务划分不清楚、职能职责不清楚的情况，导致档案管理比较混乱，实效性不强。

1.2 档案管理干部队伍有待进一步培养

档案工作是一项综合性很强的工作，它的专业水准与管理工作的品质有很大的关系，而这些都离不开管理者的能力素质。对档案工作来说，当前最突出的问题就是缺乏专业知识和高质量的人才。从外来人才引入方面来说，目前我国引进的力量明显不足。该单位并没有按照自己的发展需要和职位空缺，在社会上大量地招募具有现代科技运用能力，并且在档案管理方面有着深刻认识和独特见解的专业人才。这就增加了档案管理的困难与阻力。而在企业的内部培训上，也是如此。各单位对干部的培训还没有形成科学合理的计划。

1.3 档案管理系统平台有待进一步优化

档案信息化是今后档案工作的一个主要方向，它对提高档案工作的效率与质量起着举足轻重的作用。但是，目前大部分机构的档案信息化建设还不够完善。首先，人们对信息化的认识还不够。由于传统的档案管理方式，一些管理者受到了很大的影响。由于文件的复杂性和信息量越来越大，传统的归档方式不但工作效率较低，还存在着人为因素造成的错误。目前，一些单位虽已开始实施档案信息化建设，但因其相关知识、技术水平较低，常常无从着手，造成了大量的资源浪费。其次，科技成果的运用还不够充分。在建立档案资源管理与利用平台的前期工作中，有些领导没有根据自己的工作需要，选用有针对性的方法。这就造成了较低的投资收益率，而且不利于档案管理工作。

2 大数据时代档案管理优化途径

2.1 增强标准化档案管理意识

首先，通过定期召开专题研讨会，提高学生对档案工作的认识；通过召开座谈会，起到表率的作用，使职工更加重视档案工作。在会议上，能够对国家政策文件、时代发展潮流、档案管理知识、实际管理技能和对外服务的重要性进行详细地说明，以此来促进所有员工按照科学的管理思想进行档案管理[3]。其次，通过线上、线下的形式进行宣传和教育，对提高学生的档案管理水平具有十分重要的意义。利用微信公众平台、网站、展板等多种途径，大力宣传档案工作的重要意义，档案资源的价值，档案管理的新观念和新技术。既能提高职工对档案工作知识的理解，又能调动职工的工作热情与创造性，促进档案工作的创新与发展。最后，加强对档案管理人员的信息化管理意识的培养。

2.2 提高科学化档案管理体系

在领导层面，首先，相关单位应明确档案管理的主体责任，构建完善的档案管理组织架构。明确分管领导、监督人员、科室负责人员、管理人员的职责，可以确保档案管理工作的有序进行。同时，应引导全体人员配合档案科室开展档案收集归档工作，形成全员参与、协同构建的格局。领导小组还需承担制度标准文件的起草、日常管理工作的监督、上级部门工作要求的落实等任务，确保档案管理标准化工作的顺利实施。在制度层面，领导小组应与档案业务科室进行深度合作，深入研究国家档案局及相关单位颁布的政策文件，如《档案著录规则》《电子档案单套管理一般要求》等。结合实际工作情况，制定科学合理的档案管理制度文件，形成完善的管理标准体系。同时，应严格执行这些制度，防止因管理不善导致的资料丢失、数据损坏等问题，确保档案数字化、标准化工作的稳步推进。

2.3 提高专业化干部队伍水平

打牢干部的基础，提高他们的专业素质，是建设一支专业素质高、业务素质高、信息素质好的档案管理团队的关键。首先，要努力吸收更多的优秀人才，优化团队结构。其次，要加强对人力资源的培训。各部门领导要结合企业的发展需要和企业发展中遇到的问题，对所有的档案管理者进行今后的继续教育。通过技能比武、理论研讨、专家授课、实习进修等手段，他们的知识结构更加健全。尤其要注意加强领导干部利用信息技术开展档案管理工作，使之更好地适应大数据时代的需要。同时，也要注意提高档案管理者的信息素质。信息技术是现代社会发展的必然要求。四是要建立和完善档案工作队伍的长效机制。建立科学的人才选拔、培养、评估、激励等制度，保证档案工作的稳定与可持续发展。

2.4 提高现代化科学技术应用

一是要在全国范围内大力推进档案信息化建设，在管理方式、方式上进行创新，为企业创造良好的发展环境。二是要建立一个自动化、数字化的档案管理与利用集成平台，领导和管理者要主动地跟上时代的趋势，对行业的发展状况进行全方位的调研，并将现代信息技术与自己的工作需要相结合，让它能够在网上归档、目录生成、全文检索、智能分类、关键信息提取等方面发挥作用，从而更好地控制档案管理过程中的每一个环节，促进档案标准化数字资源系统的构建。

2.5 加强安全建设，创新防范措施

在当今信息、数字时代，采用多层次的安全保护手段来保证档案的安全，已成为一项十分重要的工作。首先，云计算为文档数据的存储与存取带来了巨大的方便。云中存储的档案资料，不但可以进行远距离的存取与分享，也可以保证资料的备份与还原效率。其次，在大数据量大的情况下，人工智能技术有着明显的优越性。本项目拟采用机器学习、自然语言处理等方法，对海量文档进行智能化分析与处理，进而发现敏感数据，提升安全防护水平。而区块链技术的出现，为档案资料的真实性、完整性提供了强有力的保证。最后，利用物联网技术实现档案信息的智能管理。在系统中配置了智能传感与监测装置，能够对档案的借阅、归还、保管等各个环节进行实时监测与记录。

3 结语

总之，档案所具有的证明和参考功能，可以给单位和社会带来很大的经济利益，在此背景下，有关部门必须打破传统的档案管理理念，全面推行标准化和信息化改革，促进档案管理的信息化和现代化，充分发挥档案管理标准化的价值，从而为中国新时期的美好建设贡献“档案力量”。

参考文献：

[1]陶梅.基于大数据背景的档案管理信息化[J].办公室业务,2017(22):1.

[2]胡玥.档案信息化建设与档案管理分析[J].新商务周刊,2018(9): 58.

[3]阮晓源.大数据视角下县级医院人事档案管理与信息化建设[J].山东档案,2018(6):2.