基于“互联网+”的现代化人事档案管理转型探究

引言：互联网时代的快速发展，为很多行业的发展带来新的机遇。档案资源的管理也因互联网技术的应用出现更多新的思路。结合互联网时代下的基本特征，创新档案管理模式，实现档案资源的充分利用。当前，事业单位人事档案管理领域正面临档案数量激增、信息需求多元化、管理手段落后等严峻挑战。“互联网 + ”作为新一轮信息技术革命与产业变革的重要引擎，为人事档案管理现代化转型提供了技术支撑与发展契机。

一、“互联网 +^v 背景下事业单位人事档案管理转型的必要性

（一）信息安全隐忧凸显，风险防控刻不容缓

传统人事档案管理面临纸质材料易损毁、保存条件受限、管理权限难控等多重信息安全隐患。档案室物理环境脆弱，防火防水防盗设施不足，档案材料面临自然老化风险[1]。回顾档案发展历程,总结档案发展规律,在"互联网 +" 背景下对档案管理进行现代化建设是顺应历史和时代发展的必然趋势。在实际应用过程中,当前的档案管理工作的开展必须要与现代化的互联网技术相结合,不断提升工作效率。

（二）管理效能瓶颈突出，流程再造势在必行

传统人事档案管理流程繁琐复杂，档案查阅需层层审批，效率低下。档案录入、更新、归档过程依赖人工操作，不仅耗时耗力，且易产生数据错误。档案信息碎片化严重，各部门信息孤岛现象普遍，档案资源共享困难。档案整理分类方法陈旧，检索系统单一，用户查询体验差。随着事业单位人事制度改革深入，人员流动加快，传统管理模式已无法满足快速响应需求。

（三）服务模式制约明显，创新发展迫在眉睫

事业单位人事档案服务理念滞后，“重保管、轻服务”思想依然根深蒂固。档案利用受到时空限制，职工需亲临档案室才能查阅相关材料。信息挖掘深度不足，档案数据价值未能充分发挥，难以支撑人力资源决策分析。档案服务项目单一，缺乏个性化定制能力，无法满足不同层次用户需求。服务评价反馈机制缺失，用户体验难以量化考核。

二、“互联网 +^N 驱动下事业单位人事档案管理转型策略

（一）数字化技术深度应用，构建智能档案管理体系

事业单位人事档案因其自身特殊性，使得数字化转型的路径呈现出独有的特点。像编制文件、职称评审资料、年度考核表等重要的档案材料，能够借助高精度的扫描设备进行批量数字化处理，进而形成结构化的电子文档。对于单位内部各个业务系统（像绩效考核系统、培训管理系统、职称评审系统）所产生的人事信息，可以通过数据接口自动收集归拢，这样就能减少重复录入的工作。档案标签体系应当契合事业单位岗位设置的特性，按照专业技术、管理、工勤这三大系列进行分类管理。对于档案调阅较为频繁的职称评审材料、年度考核表等重点文件，要设立快速检索的通道，以此提升档案的利用效率。

（二）云平台架构科学优化，打造安全存储利用环境

事业单位档案云平台的打造，得兼顾行业监管和数据安全这两项关键要求。对于行政事业单位来说，能够借助政务云的相关资源，来打造专门用于档案管理的空间，其目的在于保证档案信息不会流出政务网络范围。在档案数据的存储方面，采取分级存储的办法。诸如干部人事档案、职称评审材料这类敏感度较高的信息，要放置在安全级别高的区域进行储存；一般性的档案材料，就可以存放在普通安全等级的区域。关于档案访问权限，应当与事业单位内部的组织架构相匹配。人事部门、纪检监察部门以及业务部门，分别给予相应的查阅权限[2]。单位内各业务部门所需的人事信息，例如科研项目人员的学历证明、职称证明等，通过获得授权的接口来调用，以此防止敏感信息出现过度暴露的情况。

（三）管理制度创新性重构，完善协同运行保障机制

事业单位人事档案管理制度创新应立足单位实际，融合数字化要求。《电子档案管理规范》需明确各类事业单位特有材料(如教师资格证、医师执业证书、科研成果证明)的电子归档标准，确保电子档案合规有效。《人事档案数字化工作细则》应规范职称评审材料、年度考核表等关键材料的数字化流程，保证转化质量。《档案安全分级管理办法》需结合事业单位人事制度特点，对干部任免文件、考核评价表等敏感材料实施严格管控。《人事档案使用授权制度》应明确单位内各职能部门档案使用权限边界，满足业务需求同时保障信息安全。《电子档案借阅流程》设计应符合事业单位层级审批特点，厘清主管领导、人事部门、档案管理员各自职责。

（四）专业人才梯队精心培养，提升队伍综合服务能力

对于事业单位档案人才队伍的打造而言，需依据单位人事管理的特性来展开细致谋划。要将档案管理的相关岗位归类到事业单位专业技术岗位体系当中，编制契合数字化需求的岗位说明文件，把能力素质方面的要求清晰地确定下来。从单位内部挑选那些拥有信息技术基础的职工，使其加入到档案管理团队里，把他们熟悉业务流程的长处充分发挥出来。借助组织人事部门的培训资源，组织档案工作者参与人事政策法规方面的学习，让他们对事业单位人事制度的特点有更为深入地认识。同信息技术部门构建起人才交流的相关机制，安排档案人员全方位参与系统开发工作，以此增强他们对技术的理解能力。运用事业单位年度培训规划，安排档案人员到先进单位进行沟通学习，从而掌握最前沿的管理理念。

结束语

在“互联网 +”这样的大环境下，事业单位人事档案管理朝着新方向转变，这既是顺应时代发展潮流的必经之路，也是切实提升管理效率和效果的实际需要。从今后的发展来看，事业单位要不断加强“互联网 +”和人事档案管理之间的紧密融合，促使管理理念、技术运用方式、服务呈现形式进行全面性的改变，打造出一个具备安全可靠、高效运作、便捷操作、智能服务特点的现代化档案管理全新体系。

参考文献：

[1]曲威. “互联网+”环境下机关事业单位干部人事档案现代化管理模式探讨[J].黑龙江档案,2023,(02):290-292.

[2]刘文琴. 基于“互联网 + ”的现代化档案管理转型[J].办公自动化,2022,27(24):22-24.