探析信息化在高中档案管理中的应用

传统的高中档案管理工作存在效率低下、工作量大的问题，当前随着高中招生规模的逐渐扩大，教育管理信息内容的逐渐增加，传统的档案管理工作模式已经不再适用于当前的教育背景。新时期，为了提高档案管理工作的效率，有效利用档案信息，促进学校办学的发展，档案管理人员还需借助信息化工具，提高档案管理的质量，并有效利用档案信息，助推学校的教育管理和办学发展。

一、信息化在高中档案管理中的应用价值

在高中阶段，档案信息管理工作有着极高的价值。基于信息化背景进行档案管理，是指利用计算机系统储存档案信息，并进行档案信息的整合与应用。以信息化方式进行高中档案管理工作，能够提高档案管理工作的效率，也避免了纸质档案管理模式造成的材料浪费、信息丢失等问题。同时，档案管理工作人员可以利用信息化系统进行各项操作，节省了工作时间和精力。总而言之，信息化技术在高中档案管理中能够节省人力、物力，提高档案管理工作的效率，也让档案信息成为促进学校办学发展，提高相关决策精准性的重要依据。

二、信息化在高中档案管理中的应用策略

（一）创新管理模式

在高中档案管理工作中引入信息化模式，还需根据相关技术手段的应用特征，有效创新管理方式。传统的档案管理存在效率低下的情况，当前信息化技术可以构建专业的档案管理系统，方便工作人员将相关技术手段应用于档案管理的各个环节当中。学校可以构建信息共享系统，将教育教学全过程中的信息内容与档案信息有效整合，从而创新档案管理工作模式，促进信息共享，也让档案管理工作可以朝着智能化、知识化的方向推进。这种新型的档案管理模式也可以避免档案信息内容不足或不精确而产生的各种问题[1]。

（二）加强设施建设

想要促进高中档案管理工作的信息化发展，学校首先要加强基础设施建设工作。档案信息化设施硬件建设是进行信息化档案管理的前提条件，学校需要投入充足的资金，用于强化硬件设施方面，其中包括计算机软硬件、打印机、扫描机等等。另外，学校也要根据办学情况和档案管理工作的要求，设置现代化和针对性的档案信息管理系统。工作人员要建立相关数据库，从而提升档案信息录入、搜集、共享等工作的效率。同时相关技术人员也要定期优化管理系统，更新软件功能，从而提高信息化档案管理工作的水平。学校可以与一些优质的软件公司展开合作，从而解决当前信息化档案管理过程中的各种问题，同时也能够不断提高信息化档案管理工作的水平，使各项设施建设工作达到最佳化[2]。

（三）提高管理认知

受到传统的档案管理观念影响，很多领导人员和档案管理工作人员在档案管理方面的认知并不准确，尤其是在信息化时代背景之下，相关信息技术成为进行档案管理的重要工具。学校也要同步更新管理认知，才能达到新时代档案管理工作的要求。尤其是学校的领导人员，需要充分意识到档案管理工作的重要性，要了解信息技术在档案管理过程中的作用，从而根据信息化管理模式的特征完善管理制度，也让基层得到管理人员能够强化个人认知，可以使用专业技术手段进行高效的档案管理工作。学校可以定期开展相关宣传活动和培训活动，进而使从业人员能够提高对档案管理工作的认知度，并了解信息化档案管理模式的特征，从业人员彼此之间也能够在活动中分享经验，相互帮助，全方位的提升自身在档案管理工作中的水平。

（四）优化安全系统

中学在进行档案管理工作时通过引入信息化系统，虽然可以提高档案管理工作的效率，节省纸质资源和工作人员的精力，但与此同时容易衍生信息泄露、系统安全等问题。所以学校需要优化安全系统，提高信息的安全性。首先，针对重要资料，工作人员应当做好备份工作，避免信息丢失而影响到学校的办学水平。再者，相关工作人员也需按照安全防范制度和工作规范制度进行档案管理操作，要设置档案信息获取权限，避免无关人员窃取档案信息。学校也要建立档案信息管理工作责任机制，将责任划分到单个人员身上。工作人员要有效学习专业的技术和档案管理知识，定期更新信息系统，优化档案管理工作模式。若存在档案信息泄露、丢失等问题，相关部门也要及时追究责任，从而提高档案管理人员的工作意识和安全防范能力。

（五）强化人员素养

在高中档案管理工作的信息化建设过程中，提升工作人员的专业素养是非常重要的环节，管理人员的综合能力和信息化素养会直接决定相关工作的水平。传统的档案管理工作模式依靠纸质资源进行信息的储存和应用，在该过程中容易存在纸质资源丢失、损毁等问题，而在信息化背景下，档案管理人员需要利用专业的信息技术进行各项操作，要拥有档案信息系统的安全防护意识和能力，因而学校需要设置专业的课程，使档案人员能够认真学习信息技术，也要丰富工作人员的档案管理经验，加强工作人员在制度方面的学习，使工作人员能够按照专业制度进行规范化操作。学校也要为档案管理人员提供晋升通道，让工作人员可以通过努力，获得相应的成就，拥有晋升的机会。在进行信息化档案管理时，工作人员也能够更具积极性。

结束语

综上所述，信息化在高中档案管理中有着提高工作效率的作用，学校想要借助信息化技术提升档案管理工作的水平，还需有效创新档案管理工作模式，以迎合时代发展的需求。学校也要加强基础设施建设工作，要构建专业的档案管理信息系统，同时要提高工作人员的认知程度和专业能力，让工作人员能够了解档案信息管理的重要性，也获知信息技术在进行管理过程中的应用方式。另外，为了保证信息安全，学校也要优化安全系统，预防信息泄露、丢失等问题的出现。

参考文献

[1] 徐强 . 探析信息化在高中档案管理中的应用 [J]. 办公室业务 ,2019(2):82-82.

[2] 冷延海 . 信息化背景下档案管理创新模式的构建与实施策略研究 [J]. 办公室业务 ,2025(4):68-70.