《中华人民共和国档案法实施条例背景下医院综合档案管理工作的探索

自2024 年 3 月1 日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》),对档管理工作提出新要求。强调档案管理的科学性、系统性和安全性，详细回答了新时代档案工作“怎么看、怎么做”的重大问题，为做好新时代档案工作提供了重要的法治保障，为档案工作提供了根本遵循。近年来，我国医疗卫生事业不断改革与发展。对医院档案管理的要求也日益提高。由于医院性质的特殊性，医院档案材料的种类较多，具有综合性的特征，有些档案还具有特殊的保密需求，因此医院要不断优化管理流程，建立新型信息化档案管理系统，提高医院档案管理的效率，通过完善档案管理，加强档案信息化建设，切实利用好档案资源，着力做强医院档案文化阵地，提升医院档案文化的影响力和传播力。

一、医院综合档案管理工作存在的问题

1.管理意识不到位

档案是宝贵的历史文化资料，档案工作是党和国家的一项重要事业，在医院运营管理过程中，行政档案、科研档案、财务档案、基建档案等，都对医院的发展起着重要的作用，但在实际工作中对医院综合档案管理重要性的思想认识还不够到位。存在只抓运营，但对医院发展过程中产生的纸质材料，工作档案的台账收集不够重视、对档案收集管理的标准要求较低，没有形成材料整理收集范式，存在纸张不符合规范要求，组卷混乱等问题，档案管理的规章制度，在实际工作中没有落到实处。因此在归类整理时存在困难。对档案的重视程度低，管理意识弱，直接影响档案管理的质量。

2.缺乏档案管理专业化的人才队伍。

目前，就医院的发展来看，很多医院在发展中关注医疗卫生人才的培养与教育，但却忽略了其他人员的素质培养，使得档案管理人员的专业素质匮乏，人员专业化程度不够。医院综合档案专业性较强，不仅涉及文化建设方面，还包含医院科研发展、医疗技术、基建项目等方面的内容，这就要求档案从业人员不仅要拥有传统的档案管理知识，还要掌握医疗常识以及信息化技术。目前，很多医院档案管理工作未设置专职人员，档案管理人员在专业素质和技术水平方面参差不齐，影响了档案管理工作的效率和质量，也为档案精细化管理带来了困难。

3.信息化程度较低，传统存储方式面临挑战。

《实施条例》第三十八条明确要求：“机关、团体、企事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设。”这对医院综合档案的发展提出了具体的要求，当前为进一步改善患者就医体验，医院正逐步加大信息化投入，但医院在档案管理方面信息化投入和支持还不够，档案电子化工作推进缓慢，目前医院档案主要是以纸张为载体，因此受环境的影响很大，为保存好纸质档案，医院专门设置有档案库房、库房内设置了密集架，以及“三铁八防一器”以防档案受潮变质，利用档案柜存储，预防虫蛀等损毁。其间投入的人力财力较大，但档案的存储还是存在隐患，如在单位搬迁的过程中造成档案遗失，档案频繁借阅造成纸质档案受损，档案保护设备配置不齐全等问题。此外档案室空间有限，档案源源不断增加，长此以往，档案的储存空间越来越紧张。

4.综合档案的价值没有得到发挥。

随着档案管理质量不断提升，档案的利用价值也不断被强化，综合档案管理的目标是实现档案资源的科学、规范、高效管理，为医院的高质量发展提供有力支持。医院档案记录着医院在各个历史阶段全心全意护佑患者健康事业的岁月留声与光辉印记，承载着医院文化，蕴含着推动医院高质量发展的正能量，但现阶段，由于缺乏信息共享平台，有效的利用机制和服务手段，因此，在档案的使用上，仍局限在实地查阅的传统方式上，这就使档案价值实现受到了极大限制

二、档案数字化的意义

医院综合档案具有实用和文化价值，有研究意义，医院综合档案管理是单位极为重要的管理工作之一。在互联网时代背景下，档案管理模式有了新的变化，呈现出信息化、现代化发展趋势。实现医院综合档案管理信息化，能够实现内部信息有效共享，便于抓取信息，为档案管理工作高效开展提供目标指引，找准档案管理方向，从而充分展现出档案资源的实用价值。

1.方便管理，快捷查阅。

档案数字化管理可实现快捷查阅，目前纸质档案管理模式较单一，并且查阅期间需要耗费很多人力，投入时间较多，很难满足快捷查阅需求。而通过档案信息化建设，可以把纸质资料及声像资料以电子形式存储，再通过计算机、档案信息化管理系统等设备设施，快速完成档案录入、分类，根据档案类型细分，实现档案分类的精确化，多样化。保存到计算机网络上之后，由于电子文档便于复制的优势，可以根据不同的分类体系，多次进行存储，实现一档多用。档案管理员根据不同的使用场景，将文字、声音、图像等档案进行分门别类的管理，通过抓取关键字，及时定位目标档案，提高档案查阅和利用效率。同时通过互联网平台实现单位的资源共享。因此档案数字化势在必行。

2.存储方式简单，可以实现档案资源的永久保存。

实现档案信息化管理，可以极大程度的避免档案因自然条件，人为损坏等造成的受潮变质、损毁、丢失。利用电子档案开展工作，降低纸质档案的翻动及外借频率，保障原始资料的完整性。同时因为网络空间的无限性，电子档案的存储不会因为时间的推移造成存储空间不足等问题。随着医疗活动、医院建设的不断开展，医院综合档案的数量也将持续增加，而这些日渐增加的档案，正是指导工作的一手材料。

3.实现档案信息化，最大程度发挥其实用价值。

在医院不断发展的过程中，各种类型的档案成为了见证医院发展的证据。档案的作用不仅在于它可以保存记录一些有效信息，更在于可以为医疗事业的长足发展留下的医学经验。因此，档案管理对于医院而言显得至关重要，平衡好档案安全与档案利用之间的关系，通过医院档案规范化建设，为档案数据使用提供依据，实现档案服务医疗、服务人民的目标。

三、做好医院综合档案管理工作的探索

1.完善制度体系，逐步实现档案信息化。

首先单位领导要加大对档案管理工作的重视，建立健全档案管理制度，明确立卷归档、查阅利用、安全保密及库房管理等各环节岗位职责。严格落实档案库房管理要求，同时，将各项制度规范上墙公示，实现档案管理有章可循、有规可依、为规范化允许奠定制度基础。结合档案信息化趋势，研判当前档案管理工作发展趋势，积极推进单位数字档案馆建设，投入专门力量构建电子档案数据库，对实体档案进行全面数字化扫描，提升档案信息的检索速度和存储效能，大幅度提高档案的利用率，利用丰富的档案资源，推动医院高质量发展。加强医疗数据的标准化建设，推动医院档案规范化建设向纵深发展，推动医院档案管理工作转型升级。同时利用好珍贵的历史资料，加强医院文化建设，从而不断丰富档案内容，使档案材料更加规范。

2.强化能力建设，打造专业人才队伍。

推行“专人负责、专门登记、专柜存放”的精细化档案管理模式。对档案的收集、整理、保管、利用等全流程实施标准化操作，确保档案从入库起即纳入规范管理轨道。大力推进档案数字化建设。高度重视档案管理队伍的专业化建设，推进专业技术培训工作，积极组织档案管理员深入学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》等相关法规政策，定期开展档案业务知识培训，培训内容包括档案的规范化管理要求、档案信息化技术应用、档案储存保护等方面。同时，鼓励档案管理人员积极运用信息化手段开展工作。通过借助信息系 统进行批量处理、精准检索、数据统计以及应用分析等工作，为医院其他业务的开展提供数据及内容上的支持。通过系统培训，确保工作人员及时掌握新要求、深刻理解工作职能、熟练掌握分类标准，在档案整理、数字化处理、保密安全等方面逐步提升个人能力，打造素质过硬的档案专业人才队伍。

3.做好档案管理的安全保密工作。

坚持依法治档，规范档案管理，根据中办国办印发的《关于加强和改 进新形势下档案工作的意见》与《中华人民共和国档案法》要求开展档案数字化工作。做好安全工作与保密工作已成为一项重要课题档案管理，其安全性与保密性事关国家利益、社会稳定。医院档案具有信息的保密性和隐私 性，涉及大量患者的个人隐私信息，如病史、诊疗记录等，具有极高的保密性和隐私性。需要医院档 案管理人员对于安全工作足够重视，在操作过程中必须 严格遵守相关法律法规，切实保障医院患者的信息安全。

档案数字化意味着要将档案投身于庞杂的网络中，因此做好电子档案的安全保密工作就尤为重要，医院档案因其特殊性，存着涉密内容，在进行归档时更应该做好保密工作，把握好意识形态领域的安全。首先要保障物力空间的安全，确保存储档案的空间和设备安全，进入档案室因由直接领导，单位领导逐级审核，做好登记备案，档案管理人员因严格按照档案管理工作要求为职工调阅档案。单位因有针对性地制定严格、规范的安全防护管理制度，出台档案资料信息化处理标准及规范。明确档案性质，如非涉密档案，可以直接上传至档案管理平台，形成电子档案，若档案为涉密档案，包含涉密内容，则需根据密级做好纸质档案保存工作。其次要做好对平台的访问控制，只有授权人能访问数字化档案，采用指纹识别、面部识别等智能化识别方式，验证登录者身份合法性。对敏感信息做好加密处理，防止信息被盗取，建立安全的防火墙，保证数字档案免受网络外部攻击。定期对数字档案进行安全排查，做好排查日志，实时监控平台运行，出现预警及时处理。最后，单位要制定好应急预案，确保有问题第一时间相应，快速有效的处理安全问题。

四、结语

《实施条例》正式实施后，医院综合档案管理工作面临着挑战和机遇，《实施条例》的实施为档案管理工作提供了法律依据，同时也对新时代档案管理工作提出了更高的要求。通过医院综合档案管理信息化工作的探索。深入探讨了医院综合档案信息化的重要性和实现途径。然而，由于医院各项工作的特殊性，档案信息化仍然面临着许多困境，需要在今后的工作中不断实践，采用最新信息化管理手段和管理方法，使档案焕发生机，从原件、复制品、文献汇编等简单的存储，转变为指导实践、促进医院高质量发展的资源宝库，使其价值得到最大的体现。

作者简介 姓名：王丹（1994.01），性别：女，民族：汉族。籍贯：青海。职称：助理馆员 学历：大学本科。工作单位：，研究方向：档案管理。