高校毕业生档案管理困境与数字化转型路径研究

随着国家“数字中国”战略的推进，教育领域数字化转型成为必然趋势。在此背景下，推动高校毕业生档案管理的数字化转型，不仅是提升管理效能的关键举措，更是实现教育治理现代化的重要组成部分。本文聚焦当前档案管理中的突出问题，系统探讨数字化转型的可行路径，以期为高校毕业生档案管理改革提供理论支持与实践参考。

一、概念界定和理论基础

（一）毕业生档案管理概念

高校毕业生档案管理涵盖档案的收集、分类、存储、检索、利用、转递和销毁等全过程，强调真实性、完整性、安全性和可追溯性。在毕业生离校后，档案通常需转递至用人单位、人才服务中心或户籍所在地档案机构，其管理质量直接影响毕业生就业、落户、考研、考公等重大事项的办理效率。因此，科学、规范、高效的档案管理不仅是高校行政管理的重要组成部分，更是服务学生终身发展的重要保障。

（二）数字化转型理论

数字化转型是指利用数字技术对组织的业务流程、管理模式和服务方式进行全面重构，以提升效率、优化体验和增强竞争力的过程。其理论基础主要包括信息管理理论、流程再造理论和智慧治理理论。

二、高校毕业生档案管理存在的主要问题

（一）档案管理标准不统一，数据共享困难

高校之间、高校与地方档案机构之间的档案管理标准存在显著差异，主要体现在档案内容构成、分类编码、命名规则、格式要求等方面缺乏统一规范。例如，不同高校对“综合表现鉴定”材料的命名和内容要求不一，导致接收单位难以快速识别与归档。这种标准不统一造成严重的“信息孤岛”现象，跨部门、跨区域的数据共享与业务协同难以实现。毕业生档案在转递过程中常因格式不符或信息缺失而被退回，影响其就业手续办理。同时，缺乏国家标准或行业指南也使得系统接口开发困难，数据交换依赖人工干预，增加了出错风险。标准体系的缺失不仅降低了档案流转效率，也削弱了档案作为公共信息资源的整体价值。

（二）管理人员专业能力不足，服务效率偏低

高校和地方档案管理机构普遍存在档案管理人员配备不足、专业化程度不高的问题。许多档案管理人员由行政人员兼任，缺乏系统的档案学、信息管理或数字技术培训，对现代档案管理理念和技术工具掌握有限。在面对电子档案管理、数据迁移、系统运维等复杂任务时，往往力不从心。此外，部分管理人员服务意识薄弱，仍沿用“坐等上门”的被动服务模式，未能主动对接毕业生需求或提供在线咨询、远程调档等便民服务。在数字化背景下，档案服务应向“一站式”“全天候”方向发展，但现有人员能力结构难以支撑这一转型。人员素质与服务需求之间的落差，直接导致档案查询响应慢、办理周期长、用户体验差，影响了高校公共服务的整体形象。

（三）档案信息安全保障机制不健全

高校毕业生档案包含大量敏感个人信息，如身份证号、家庭住址、健康状况等，一旦泄露将造成严重后果。然而，当前许多高校的档案信息系统安全防护能力较弱，缺乏完善的访问控制、身份认证、日志审计和数据加密机制。部分系统未部署防火墙或未定期进行安全漏洞扫描，存在被黑客攻击或内部人员越权访问的风险。此外，电子档案的备份与容灾机制不健全，一旦服务器故障或遭遇网络攻击，可能导致数据永久丢失。在档案数字化过程中，纸质档案扫描、数据上传等环节也缺乏严格的操作规范与监督机制，增加了信息泄露的可能性。尽管《个人信息保护法》和《档案法》对信息安全提出明确要求，但部分高校尚未建立系统的安全管理制度与应急预案，安全责任落实不到位，整体风险防控能力亟待提升。

三、高校毕业生档案管理数字化转型的对策建议

（一）建立统一档案数据标准，促进跨部门信息互通

破解信息孤岛问题的关键在于建立全国统一的高校毕业生档案数据标准体系。建议由教育部门牵头，联合人社部门、档案馆等部门，制定《高校毕业生档案数据元规范》《电子档案格式标准》《档案交换接口协议》等技术标准，明确档案内容构成、字段定义、编码规则、数据格式和传输方式。各高校应严格遵循国家标准，对现有档案数据进行规范化整理与清洗，确保数据的一致性与互操作性。在此基础上，推动建设区域性或全国性的毕业生档案信息共享平台，实现高校、人才服务中心、用人单位之间的安全数据交换。通过标准化建设，毕业生档案可在不同机构间“一键转递”，接收单位可在线验证档案真实性，大幅缩短办理周期。同时，标准统一也有利于后续开展档案数据分析与人才画像，为教育决策与就业服务提供数据支持。

（二）加强档案管理队伍建设，提升专业化服务水平

数字化转型不仅是技术变革，更是人的变革。高校应重视档案管理人才的引进与培养，设立专职档案管理岗位，配备具备档案学、信息管理、计算机技术等复合背景的专业人员。定期组织档案管理人员参加业务培训与技术研修，内容涵盖电子档案管理规范、信息安全防护、数字平台操作、服务礼仪等，全面提升其专业素养与服务能力。鼓励管理人员考取档案专业技术资格证书，建立职业发展通道，增强岗位吸引力。同时，转变服务理念，推动档案服务从“管理导向”向“服务导向”转变。开发移动端档案服务平台，提供档案查询、转递申请、进度跟踪、电子证明开具等“掌上办”功能，实现“数据多跑路、学生少跑腿”。建立服务评价机制，收集毕业生反馈，持续优化服务流程，打造高效、便捷、人性化的档案服务体系。

（三）完善档案信息安全体系，强化风险防控能力

档案数字化必须以安全为前提。高校应建立健全档案信息安全管理制度，明确数据采集、存储、传输、使用、销毁等各环节的安全责任。采用多层次安全防护策略：在技术层面，部署防火墙、入侵检测系统、数据加密传输（如SSL/TLS）、电子签名与数字证书认证，确保系统与数据安全；在管理层面，实施严格的权限分级控制，遵循“最小权限原则”，记录所有操作日志，实现可审计、可追溯；在物理层面，加强服务器机房安全管理，防止非法访问。定期开展信息安全风险评估与应急演练，制定档案数据泄露、系统瘫痪等突发事件的应急预案。同时，加强对档案管理人员的安全意识培训，防范内部泄密风险。对于涉及个人隐私的数据，应按照《个人信息保护法》要求进行脱敏处理或加密存储。通过构建“制度 + 技术 ⋅+ 人员”三位一体的安全保障体系，全面筑牢档案信息安全防线。

结语

高校毕业生档案管理作为教育服务体系的重要环节，正面临信息化滞后、标准缺失、人才不足与安全风险等多重挑战。在数字化浪潮下，推动档案管理的全面转型已成为提升治理能力与服务质量的必然选择。分析当前管理困境，提出应以基础设施建设为基础，以数据标准统一为关键，以专业队伍建设为支撑，以信息安全保障为底线，系统推进档案管理的数字化、智能化、规范化发展。唯有如此，才能实现档案信息的高效流转与安全利用，切实服务毕业生就业与人才发展。

参考文献

[1]秦臻.高校毕业生档案管理中的人性化服务探析[J].黑龙江档案,2024,(06)

[2]孙蔚.档案管理数字化的现实障碍与应对策略分析[J].兰台世界,2025,(S1):238-240.