建筑工程监理内业资料管理研究

引言

建设工程监理内业资料作为监理工作的材料载体，包括了项目从开工至竣工验收期间全部的质量控制、进度管控、安全管理的过程性记录，这些资料可作为反映建设项目是否合规、施工质量和管理水平高低的重要证据。如今，建设工程项目日益规范，其内业资料不再局限于工程结束后，仅通过收集、整理后再去提供的“事后整理”形式，更多的实现了整个工程过程中按照计划要求边做边归档的“过程生成 + 动态归档”，但仍然不同程度地存在着数据碎片化严重、签字滞后的现象，直接影响工程验收、质量追溯。基于上述原因，对监理内业资料进行分析，并提出相应优化途径，以供其使用方加以借鉴。

1 建筑工程监理内业资料的核心构成与管理价值

1.1 核心构成体系

建筑工程监理内业资料构成主要是包含了“三级分类”内容，即，第一级按管理阶段分项为开工准备资料、施工过程资料和竣工验收资料；第二级按专业类别细分为土建、安装、钢结构等子项；第三级按资料性质细分为指令类(监理通知单、暂停令)、验证类(材料复检报告、隐蔽验收记录)、记录类(旁站日志、会议纪要)，是工程质量追溯的重要依据。

1.2 管理价值体现

资料管理在工程全寿命周期都发挥着重要作用，在施工阶段实行资料闭环管理保证工序验收规范；在验收阶段通过完善的相关资料，保障工程合规合法；在运维阶段利用资料可以为建筑改造及维修改造提供最原始的数据依据。

2 建筑工程监理内业资料管理现存问题

2.1 资料生成与施工进度脱节

部分项目存在“施工在前、资料在后”的现象，施工环节已完成多日，对应的监理内业资料却迟迟未生成或不完善。如隐蔽工程验收记录、材料进场检验报告等关键资料，常滞后于施工节点，甚至出现为应付检查而事后补填的情况。这导致资料无法实时反映施工实际状况，降低了其作为工程质量追溯依据的有效性，也给后续工程验收埋下隐患，影响项目整体推进效率。

2.2 资料规范性不足

资料填写不规范主要有以下三个方面：一是数据矛盾，例如：混凝土养护记录中“养护天数 7 天”，试块报告中“28 天强度”逻辑上就不可行；二是签字失效，某一项目的隐蔽验收记录中均发现有代签的情况，未按照《建设工程监理规范》“签字人应对其签字的真实性负责”来执行签字工作；三是格式乱，同一种类型的资料会使用到 3 种不同的表单样式去填写，不利于文件归档。

2.3 数字化管理程度低

大部分项目的资料仍旧靠纸质流转，有些项目采用了文档管理软件，只是完成简单的文件扫描归档工作，没有形成关联关系。例如，监理通知单与整改回复没有建立起关系，无法跟踪闭环，所谓数字化管理也只是停留在“电子存档”的层面。

2.4 人员责任机制缺失

资料管理的责任分工不清，施工方、监理方、建设方对于资料的审核权责并不明确。某工程的竣工资料由于建设单位未能及时签字盖章确认设计变更文件，使资料需返工。监理人员由于自身流动较大造成管理上的断层，由于监理工程师离职的原因，使得该标段间旁站日志存在记录断档的现象，资料不能延续，给工程资料管理工作带来困难。

3 建筑工程监理内业资料管理优化策略

3.1 构建“过程同步”的资料生成机制

推行“施工工序与资料签署”双同步管理，在关键节点设置资料验收“关卡”。针对钢筋绑扎后，应在 24 小时之内由监理完成隐蔽验收签字，否则不允许浇筑混凝土；分项工程验收前，需要提交该分项所有检验批完整的资料，资料不全的项由监理记入监理周报“滞后清单”中。

3.2 建立标准化资料管控体系

制定《监理内业资料填写指南》规范 8 类资料填写的要求，即监理通知单要细化为“问题描述、整改要求、回复时限”等 3 个方面的内容；旁站日志要包括“施工部位、人员机械、关键参数”等内容共 12 项内容。统一资料编码规则为“项目代号-专业代码-时间-序号”，例如“ZX-01-20231015-008”表示的是住宅项目的土建专业的 10 月 15 日第 8 号文件，可以很快捷地查找到需要的文件信息。比如，某集团公司的某项目部开展标准化管理之后，原来的资料返工率为 35% ，通过此次资料管理工作之后，将返工率压缩到了 8% 。

3.3 推行“智慧档案”管理模式

利用区块链技术的资料防伪存证，把隐蔽验收记录、材料检测报告等文件生成哈希值上链存证，并保证其不可被篡改，避免了项目发生资料真伪的纠纷。同时，可开发监理资料管理平台，实现自动提醒，当监理通知单过期没有回复，向相关方发送提醒。

3.4 健全责任追溯与培训机制

建立“谁签字、谁负责”的终身责任制。资料签署页增加“电子签章 ^⋅+ 时间戳”，明确监理工程师对资料的真实性、完整性和准确性负责。同时可制订“资料管理能力提升计划”，按不同层次培训学习：针对新进人员讲解《建设工程文件归档规范》，让其了解如何填写资料；针对老监理采取数字化平台的操作培训。

4 建筑工程监理内业资料管理保障措施

4.1 组织保障

为保证监理内业资料管理工作稳步开展，项目监理机构应当设置专门的资料管理人员，资料管理工作人员除了应该掌握工程管理和档案管理的专业知识以外，还需要了解资料的整个流程以及行业规范，这样资料管理部门才能顺利开展各项工作。同时该建立资料的三级管控体系，即：专业监理工程师对分管的资料的真实性和完整性进行初审；总监理工程师对项目的全部资料的系统性和合规性进行复核；监理单位技术部门每月检查项目监理部的资料管理工作。只有如此，“初审-复核-抽检”三级管理制度才能够将监理资料管理责任到人，杜绝出现无人问津的现象。

4.2 技术保障

从技术上来说，建立专业的资料管理信息平台，利用平台完成资料在线编撰、在线签署、在线流转、在线归档等功能，并能实现资料的版本追踪、记录修改。使用标准数据录入模板，在线填报时由系统自动检测数据的正确性和完整性的数据字段；此外，可使用加密存储、分权分级保管的方式，保证资料信息的安全性，只有获得授权的人才能看到或者修改资料的内容。

4.3 制度保障

从制度上要制订资料管理工作制度，对资料编制、审核、签署、归档等进行规定，并对工作的时间节点予以明确；。同时建立资料管理责任追究制度，对工作失误造成的资料缺项、错项、滞后情况，依据相关规定予以问责。需要注意的，为确保监理业内资料管理工作属于高效状态，还可建立资料管理考核制度，把资料管理质量作为对监理人员的考核依据，并对相应的人员进行奖惩。期间，需明确资料移交的标准和步骤，保证在工程完成后资料可以完整有序地移交到建设单位处，作为日后进行后续工作的依据。

5 结语

建筑工程监理内业资料管理工作是监理工作的重点环节之一，水平高低关系到监理质量的好坏。针对目前存在的资料滞后、不规范等问题可以采用过程同步机制、标准化体系、智慧化平台等方式来规避上述问题。而在数字化时代背景下，监理内业资料管理工作也需要紧随着时代的发展步伐，需要向着“全流程无纸化”、“数据资产化”的目标发展，从而实现资料管理的高效化、精准化与智能化。

参考文献：

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[2]谭兵.分析建筑工程监理内业资料管理现状及完善措施[J].城市建筑,2019,16(33):193-194.

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