智慧档案馆视域下口述档案利用困境及对策研究

摘要：高校口述档案作为特殊载体的档案资源，在补充馆藏档案、促进学科发展和学术交流、提升软实力等方面都有着积极作用。在智慧档案馆建设背景下，高校口述档案的利用存在档案人利用意识淡薄、多媒体利用缺位、知识产权的过度保护导致数据孤岛现象等问题。为此，档案人应提高口述档案利用意识、积极探索口述档案和人工智能的结合，如以智慧化为指导建立口述档案数据库及共享平台、组建跨学科智慧团队等，最大程度提升口述档案的利用效率与深度。

关键词：智慧档案馆；口述档案；校园文化；文化传承

高校作为科技创新、文化传承与发展的阵地，也是讲好中国故事的重要阵地，尤其是口述档案，作为一种特殊载体，在保存高校集体记忆、共享学术资源、传播校史文化、弘扬大学精神和文化等方面发挥着不可替代的作用。受访者们从不同层次、不同角度、不同侧面地反映学校的文化内涵和精神，展现了大学文化的深厚底蕴和文化自信，为讲好中国故事贡献了积极力量。因此，在智慧档案馆视域下，深入研究高校口述档案的利用，不仅有助于提升口述档案的智能化水平，还能为文化传承和创新提供有力支撑。

一、智慧档案馆视域下高校口述档案利用困境分析

高校口述档案工作的开展由来已久。早在1959年，清华大学就开展了口述档案工作。进入21世纪，全国各高校的口述档案工作开始蓬勃发展起来：哈尔滨工业大学在建筑学科建立百年之际，对一大批老教授进行访谈，形成《初心的力量——哈工大“八百壮士”事迹选编》，西南石油大学为迎接建校六十周年，启动“西南石大记忆”工程，对近40位老领导、老教师进行了采访，形成《石大记忆：甲子春秋》。宁夏大学抢救性地对52名老领导、老教师进行了采访，形成《贺兰山下种树人：宁夏大学口述实录》。此外，上海交大档案馆、上海理工大学档案馆、广西师范大学等高校都启动“口述校史”和“学校记忆”工程。由此可见，高校口述档案采集工作开展得如火如荼。

值得一提的是，与口述档案采集工作欣欣然景象形成鲜明对比的是，口述档案的利用却不尽人意。档案人利用意识淡薄、档案部门智慧化人才队伍匮乏、多媒体利用缺位、知识产权过度保护等问题，都在一定程度上限制了口述档案价值的发挥。

第一，多媒体利用缺位与智慧化呈现的断裂

目前，口述档案利用多采用图文展览和出版编研著作的方式。展览以图文相结合的形式，结合馆藏档案，以重大事件为契机在特定场合展示某一人物、某一事件的相关内容；编研著作则多为口述访谈整理出版，如《走近老教授·追寻工大记忆》《讲述：北京师范大学大师名家口述史》《守望与回望：中国农业大学社会学系口述历史》等等。诚然，通过展览、著作的形式，将老教授们的治学精神和学术成果展示给大家，可以起到很好的记录和宣传作用。但是，从音频、视频记录转换为文字记录的过程，会导致诸多信息的流失。受访者在谈话中的表情、话语的停顿等都有其当下语境的特殊含义，这些信息本身就是口述档案的一部分，这部分内容在传统利用方式上无法得到体现。在智慧档案馆建设的背景下，利用多媒体和智慧化方式呈现口述访谈，既可以使校史文化传播更加生动有趣，又可以实现多模态档案资源的价值重构。然而，笔者通过互联网访问了众多高校，在网站中并未见到相关访谈的音频、视频资料的展示。在某高校网站上，明确了该校校史研究及档案编研专家委员会的职责包括但不限于举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等方式推出档案宣传精品，可见，该校已经有意识地利用口述档案制作档案宣传精品。

第二，数据孤岛现象与智慧共享机制的矛盾

笔者曾就口述档案资源共享问题咨询过某高校口述档案收集中心以及某非遗口述档案课题组负责人，不管是中心还是课题负责人都表示，出于知识产权的保护，对所收集和采集的口述档案音视频资料，不会轻易对外共享。采集的口述访谈原始资料保管在内部平台。知识产权的“过度”保护，导致了口述档案数据的孤岛现象。这种传统管理模式，和智慧档案馆建构下智慧化解决问题的方式形成鲜明对比。数据孤岛现象，既妨碍了口述档案价值的进一步发挥，也阻碍了学术交流和文化交流。

二、智慧赋能视域下的口述档案利用创新路径

首先，档案人应以智慧档案馆的要求，突破传统思维的桎梏，提高口述档案利用意识。高校口述档案的产生大多是学校校庆的产物，目的是为校庆献礼。在此期间，学校集中人力、物力，大量进行口述档案的采集，以访谈为基础举办相关展览、出版相关书籍或专著。但是，当它完成了“特殊使命”，便被尘封在档案库房，无人问津。口述档案人应提高意识，主动把口述档案解除封印对口述档案进行常态化、多样化利用，利用微信、微博、B站等多媒体平台，让口述档案从“活起来”到“火起来”。 笔者发现，很多高校都在B站、官微视频号等平台发布视频，如哈尔滨工业大学、北京大学B站中，都有宣传科学家精神的访谈视频，但是并未形成常态化。档案馆还可以联合其他部门，利用口述档案制作纪录片，通过采访众多教师、校友讲述求学经历，再现学校砥砺前行、踔厉奋发的精神面貌，激励全校师生奋勇前行。

其次，建立智慧化口述档案数据库。如果说纪录片、档案小故事等方式对宣传校史文化具有一定意义，那么系统地呈现教师尤其是专家学者们的的治学历程及科研成果，则对整个社会学术和科学研究大有裨益。但是，数量众多、体量巨大的口述档案无法直接挂接在网站上。因此，建立口述档案数据库就显得尤为必要。智慧档案馆建设下，口述档案数据库要以智慧化技术为引导、以知识图谱为驱动，将口述档案进行智能关联，实施深度知识标引，构建多维知识关联网络，打造特色档案数据库，提升口述档案利用价值。在这方面，我们可以借鉴国外先进经验。美国国会图书馆下属的美国民俗中心建立的退伍老兵口述档案数据库，堪称世界口述档案数据库的典范。该数据库立足用户需求，在元数据管理、数据库检索方面进行了精细化设计。该数据库不仅包括项目名称、访谈者、受访人等基本信息，还包括战争名称、服务领域、语言、军事种类等方面的描述。如此众多的描述和标引，为多样化的检索功能提供了强大的支撑，为用户提供了多种字段、多种途径的检索。由此，口述档案数据库首先应明确服务对象，针对科研工作者、科普爱好者、新闻工作者等不同用户，设置不同的检索字段和权限。除了一般性信息，还应该从事件名称、学科类别、专业名称、应用领域等方面设置检索字段，增强数据库检索功能。

第三，建立智能推荐引擎。智慧档案馆应给予用户数据分析，构建包括学者画像、研究热点、校史文化图谱在内的推荐模型，实现口述档案的精准推送。如在新生开学季，自动向不同专业的新生及家长自动推送建校历史及本专业创始人和优秀教师的口述史料，既可以厚植爱校荣校情怀，又可以让学生了解专业发展，明确努力方向。在学科评估期间，推送本校办学特色、办学成果，为评估工作提供有益补充。

第四，建立在线征集系统并设置智能审核模块，同时建立贡献值激励机制。《“十四五”全国档案事业发展规划》强调，鼓励、引导、规范社会力量参与档案事务，鼓励开展口述材料采集。口述档案的采集是一项有计划的工作，它反映的是受访人一定阶段的思想和成果，具有一定局限性。随着受访人科研工作的持续开展，新的学术成果会通过工作会议或学术会议表达出来，这类现场发言资料虽然不是口述档案，但也是研究受访人思想和观点的重要资料，数据库可以开通在线征集渠道，将这部分资料纳入数据库，既可以逐步形成某一学者的名人数据库，便于系统地展现其学术成果，形成研究该学者及其学术领域的阵地，又可以不断充实数据库。建立数据库在线征集系统，还可以收集到已形成的、分散在历史学者、作家、研究机构、科研团队、社会团体以及新闻媒体等不同人群或机构中的口述档案，将这些口述档案整合起来，从而得到良好的传承和共享。线上接收渠道要标注资料上传者、资料产生时间、场合等，上传者应保证该资料的真实性、原始性。为了鼓励更多的人参与其中，数据库还应建立贡献值激励机制，对口述档案上传者设立数字积分奖励，贡献者可以用积分兑换数据库增值服务，从而形成可持续的共建共享生态。

第五，建立口述档案资源共享平台。各高校档案馆加强本校口述档案数据库建设的同时，应着力和其他高校档案馆、图书馆互联互通，推动共享平台向校外用户、新闻媒体、科研机构延申，促进口述档案信息资源校际、馆际共享，提高口述档案利用率，活化口述档案利用形式，向全社会宣扬科学家精神。在图书馆领域，一些高校已经建立了口述档案数据库，如果各高校口述档案数据库采用区块链技术建立共享平台，为更多用户服务，既可以提升本校在特定学术领域的影响力，又可以发挥口述档案更大的价值。

第六，智慧档案馆口述档案利用应注重知识产权、隐私权、名誉权保护。口述档案是多方合作的产物，其中的受访者、访谈者、录制者以及项目组织机构等，都从不同角度享有其知识产权。智慧档案馆应该从法律、技术、管理等多个层面保护知识产权。法律方面应该建立明确的授权机制，设置多级访问权限，对口述档案数据库进行分级分类管理。技术方面，通过添加水印、利用区块链技术记录授权信息。管理方面，数据库应制定详细的知识产权保护实施细则，上传口述档案利用申请书，在得到相关许可后，方可利用。数据库通过智能合约自动执行知识产权协议，教学、科研及公益用途自动授权，免费使用；商业用途则触发智能合约收费机制。确保口述档案的利用及遵守知识产权法规，又能有效发挥档案的价值。

第七，组建跨学科智慧团队。口述档案采集和数据库的建立是一项复杂而系统的工程，除了档案专业人才以外，还应吸纳人工智能、数据分析等方面的人才参与到智慧数据库建设；吸纳各相关领域学术人才担任顾问或者采访者，采访人和受访人拥有相同或相近专业背景，更容易形成学术共鸣，从而深入挖掘受访人的学术思想和成果。此外，专业的摄影、剪辑人员的加持，也可以提高口述档案利用的影像表现力。

口述档案数据库从规划、建设、使用到管理是一个复杂的工程，是一项繁重艰巨而长期的工作。在智慧档案馆建设目前尚处于探索阶段的情况下，口述档案数据库及共享平台的建立也困难重重。高校档案馆应建立口述档案管理和利用建设长效机制，坚持前端控制理念和全程管理理念，积极发挥口述档案价值。

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基金项目：本文是中国高等教育学会校史研究分会项目“高校智慧档案馆建设中口述档案开发利用”（项目编号：2021XS-13）阶段性成果。