档案信息安全管理与风险防控策略研究

摘要：随着信息技术的迅猛发展，档案管理逐渐向信息化方向转变，这不仅极大地提高了档案管理效率和档案服务水平，而且显著提升了公众的信息生活品质。然而，在这一过程中，档案信息安全问题也日益凸显，成为制约档案信息化发展的关键因素之一。本文通过深入分析档案信息化视域下档案信息安全的重要性及其面临的多方面挑战，并从硬件设施、技术防护、制度管理、人才培养、外包监管及信息登记备份等六个角度提出了一系列旨在加强档案信息安全管理和风险防控的具体措施，以期为档案信息化建设提供理论支持和实践指导。

关键词：档案信息化；信息安全；风险管理；档案服务

引言

在当代社会中，随着信息技术的不断进步与发展，档案管理领域也经历着前所未有的变革，传统的纸质档案管理模式正逐步被数字化、网络化的新型档案管理方式所取代，这种转变不仅极大地方便了档案资料的存储与检索，同时也对档案信息的安全性提出了更高的要求。鉴于此，如何有效地保障档案信息安全，防止因技术故障、人为失误或恶意攻击等原因导致的信息泄露、损坏等问题，已成为当前档案管理工作亟待解决的重要课题之一。

1 档案信息化视域下档案信息安全的重要性

1.1 有利于提高档案管理效率

在信息化背景下，采用现代化信息技术手段如数据库管理系统、云计算平台等可以实现对海量档案数据的集中统一管理，大幅度减少了人工操作环节，降低了工作成本，同时提高了工作效率，使得档案管理人员能够将更多精力投入到数据分析挖掘等深层次工作中去，进而为决策制定提供强有力的数据支撑。

1.2 有利于提高档案服务水平

通过构建基于互联网的数字档案馆系统，用户无论身处何地都能方便快捷地访问所需档案资料，享受个性化定制服务，这不仅拓宽了档案资源的利用范围，满足了不同层次用户的多样化需求，还有助于打破地域限制，促进文化交流传播，增进社会各界之间的相互了解与合作交流。

1.3 有利于提高公众信息生活品质

档案信息作为重要的文化资源和社会记忆载体，其安全有效的管理和利用直接关系到公民个人权益保护以及国家历史文化传承等诸多方面，因此，加强档案信息安全建设对于营造良好的信息生态环境，提升全民信息素养水平有着积极意义。

2 档案信息化视域下档案信息安全面临的挑战

2.1 档案信息系统层面

由于现代档案管理系统大多依赖于复杂的计算机网络架构运行，一旦遭受黑客入侵、病毒感染或者系统崩溃等意外情况，极有可能造成大量珍贵档案数据丢失或损毁，因此需要采取有效措施加以防范。

2.2 档案信息内容层面

档案信息本身往往包含着敏感隐私内容，若处理不当极易引发法律纠纷，损害当事人合法权益，这就要求档案管理部门必须建立健全严格的保密制度，确保所有涉密信息得到妥善保管。

2.3 自然环境层面

自然灾害如地震、洪水等也可能对存放档案资料的物理设施造成破坏，影响档案信息的安全性，因此有必要加强对档案库房的安全防护设施建设，提高抗灾能力。

2.4 技术层面

随着信息技术日新月异的发展变化，各种新技术的应用虽然为档案管理提供了强大工具，但也带来了一些潜在风险，例如数据加密算法更新换代频繁，如果未能及时跟进升级则可能使原有加密措施失效，增加信息泄露风险。

2.5 管理层面

部分单位内部管理制度不健全，缺乏专门负责档案信息安全的专业人员队伍，导致日常工作中存在不少安全隐患漏洞，急需加强规范化管理力度。

3 档案信息化视域下档案信息安全举措

3.1 强化硬件设施建设，搞好基础配套

在档案信息化建设过程中，加大对档案库房基础设施建设投入力度显得尤为重要，通过配备必要的防火防水防震设备，确保档案资料实体安全无虞，同时引进先进存储介质和技术装备，以提升档案信息的保存质量与安全性。具体措施包括但不限于安装自动喷淋灭火系统、湿度温度控制系统以及地震预警装置等，这些设施能够有效应对自然灾害对档案库房造成的潜在威胁。此外，采用高密度磁带、光盘或固态硬盘等现代存储介质，不仅提高了数据存储容量，还增强了数据的稳定性和持久性，为档案资料的长期保存提供了可靠保障。

3.2 强化技术防护，完善档案安全保密的档案安全体系

采用多层次立体式技术防御策略，构筑起一道坚固的技术防线，抵御外部非法入侵行为，具体措施包括但不限于设置访问权限控制、部署防火墙、安装杀毒软件等。例如，在访问权限控制方面，根据不同用户角色分配不同的访问级别，确保只有授权人员才能接触敏感信息；通过部署先进的防火墙系统，可以有效阻止外部网络攻击者对内部网络资源的非法访问；而定期更新并安装最新版杀毒软件，则能及时发现并清除计算机病毒，保护档案信息系统免受恶意软件侵害。

3.3 强化制度管理，落实好档案信息安全管理的各项具体举措

制定并严格执行各项规章制度，明确岗位职责分工，规范操作流程，定期开展安全检查评估活动，发现问题及时整改，杜绝一切可能存在的隐患点。档案管理部门应当建立一套完整的安全管理制度体系，涵盖从档案收集、整理、保管到利用的各个环节，并明确规定各岗位人员的具体职责和操作规范。例如，对于档案借阅环节，应详细记录每一次借阅的时间、人员及用途，确保档案使用过程中的可追溯性；定期组织专业人员对档案管理系统进行全面检查，及时发现并修复系统漏洞，防止因疏忽大意而导致的信息泄露事件发生，从而维护档案信息的完整性和安全性。

3.4 强化档案人才培养和培训，为档案信息安全管理提供人才支撑

注重培养既懂档案业务又精通信息技术知识的复合型专业人才，通过组织专题讲座、研讨会等形式不断提升从业人员综合素质能力，打造一支高素质专业化人才队伍。例如，针对档案管理人员开展数据库管理、网络安全防护等方面的专项培训课程，使其掌握最新的信息技术知识和技能；邀请行业专家进行现场指导，分享成功案例和实践经验，帮助员工解决实际工作中遇到的问题；鼓励员工参加各类学术交流活动，拓宽视野，增强创新能力，从而提高整个团队的专业水平和工作效率。

3.5 强化档案信息化服务外包监管，提升档案信息管理水平

针对档案信息化项目外包现象普遍存在的现状，需建立严格审查机制，对外包服务商资质进行严格审核把关，签订详尽合同条款，明确双方权利义务关系，确保服务质量达到预期标准。例如，在选择外包服务商时，不仅要考察其技术水平和服务经验，还要关注其信誉度和过往业绩，避免因合作伙伴选择不当而带来的风险；合同中应明确规定项目进度安排、交付标准以及违约责任等内容，以便于在出现争议时有据可依；定期对外包项目进展情况进行监督评估，确保各项工作按计划顺利推进，一旦发现问题立即采取纠正措施，保证档案信息化项目的顺利完成，从而提升整体档案信息管理水平。

结束语

综上所述，在档案信息化快速推进的过程中，档案信息安全问题不容小觑，它直接关系到档案管理工作的成败与否，因此，各相关单位应当高度重视，积极采取有效措施加以防范，既要不断完善硬件设施和技术手段，又要建立健全管理制度，加强人才培养与外包监管，同时做好档案信息登记备份工作，只有这样，才能真正实现档案信息的安全可靠，为档案事业持续健康发展奠定坚实基础。

参考文献：

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