企业档案数字化转型：现状、挑战与实施路径

关键字：数字化 区块链 资源共享

一、企业档案管理的战略价值

1.法律凭证功能

企业档案作为研发、生产、经营全过程的原始记录，在知识产权保护、经济纠纷解决中具有不可替代的凭证价值。从司法证据效力角度来说，根据《企业档案规定》，经区块链存证的电子档案具有等同原件的法律效力[1]；从合规审计的角度来说，根据《企业内部控制基本规范》，重要业务档案保存期限不得少于30 年[2]，缺失可能导致上市合规风险。

2.文化传承作用

档案文化传承的本质是人类文明DNA 的复制与表达[3]。档案作为企业历史的物质载体，承载组织记忆与文化基因。唯有将档案转化为可感知、可互动、可延续的文化基因，才能真正实现“让档案活起来，让文化传下去”的时代使命。

3.决策支持效能

规范化管理的档案资源可降低信息检索成本[4]，提升决策效率。档案可提供全周期数据沉淀，完整的生产活动档案可形成闭环证据链，还原业务全貌，避免"信息断点"导致的决策偏差[5]。

二、当前存在的主要问题

1.管理意识薄弱

广大基层员工认为档案工作只是“文件保管”，多数企业将档案工作视为辅助职能，投入资源不足，部分企业甚至未设立专职档案岗位[6]。同时在工作中事后补档现象频发，使证据效力大大下降；个人电脑中存储档案情况显著，使企业知识流失风险提高数倍[7]。

2.技术应用滞后

当前，传统手工档案管理仍占主导地位，在实际管理中信息化技术应用不足，仅 12% 的企业实现档案全流程数字化，纸质档案数字化率不足30%^[8] ，且存在标准不统一问题。

3.人才结构失衡

档案队伍呈现"三低现象"：专业资质持有率低（ 28% ）、年轻员工占比低（ 19% ）、信息技术掌握度低（ 43% ）[9]。层级断层、年龄固化、能力单一等问题充分体现了档案行业面临严重的人才结构失衡问题。

4.安全风险突出

移动硬盘、光盘等存储介质未按密级分类保管，混用设备导致信息暴露。同时，档案数字化过程中存在系统被黑客攻击、数据篡改风险。

三、数字化转型实施路径

（一）技术架构建设

1.智能采集系统

提升多模态采集功能，采用OCR 识别、三维扫描等技术实现多载体档案数字化，支持纸质档案毫秒级扫描与结构化数据转换。通过自研算法可识别手写体（工整笔迹准确率 95%^[10] ）、表格（结构还原度 >98%^[11] ）等，并自动分类至预设目录。加强全流程自动化，智能密集架与取档机器人协同作业，档案存取效率较人工提升 300%^[12] 。

2.区块链存证平台

参照《数字档案馆建设指南》[13]《区块链电子档案存证应用指南》[14]，深度融合区块链技术与档案管理规范，通过分布式记账、智能合约等技术

手段，构建起覆盖电子档案生成、传输、利用、销毁全过程的可信存证体系，确保电子档案全生命周期可追溯。

3.知识服务引擎

基于NLP 技术的语义检索系统，通过深度学习与知识图谱技术，构建了具备语义理解能力的档案知识服务体系，提升资源共享能力，使档案利用率提升 80% 以上，跨部门协作效率提高 60% ，知识发现成本降低 75%^[15] 。

（二）管理机制创新

1.制度标准体系

依据《电子文件归档与电子档案管理规范》《档案数字化工作规范》等行业标准，建立覆盖收集、整理、利用的全流程制度。通过构建标准化的管理制度体系，可实现档案收集完整率 599% 、整理规范率 100% 、利用效率提升 85% 的管理目标[16]。

2.人才培育计划

建立"基础-高级-管理"三级培训体系，在各层级加强档案技术课程，例如数字档案馆建设、区块链存证技术等，重点培养既懂档案业务又掌握信息技术的复合型人才，以人才推动档案数字化转型。

3.安全防护方案

实施"三层次防护"：物理层配备智能恒湿系统，网络层部署量子加密传输，应用层建立双因子认证机制[17]。

结论

企业档案管理正经历从保管型向知识型的范式变革。未来需重点关注三方面：其一，加快与ERP、CRM 等业务系统的深度集成；其二，探索档案数据要素的市场化配置；其三，构建跨行业档案资源共享生态。只有将技术创新与管理变革相结合，才能充分释放档案资源的经济社会价值。

参考文献[1]企业档案规定[2]企业内部控制基本规范

[3]冯惠玲. 电子文件管理教程[M]. 中国人民大学出版社, 2024.

[4]国家档案局. 企业档案工作规范: DA/T 42-2021[S]. 北京: 中国标准出版社, 2021.

[5]张斌. 企业数字化转型中的档案数据治理[J]. 中国档案, 2022(8): 52-55.

[6]国家档案局. 2022 年全国档案工作发展统计公报[R]. 2023.

[7]张斌. 电子文件分散存储风险量化分析[J]. 中国档案, 2023(5): 34-37

[8]国家档案局. 全国档案信息化发展报告(2024)[R]. 2025.

[9]国家档案局. 2024 年全国档案人才发展白皮书[R]. 2025.

[10]档案 OCR 工作规范[S]. 2024.

[11]档案管理系统 OCR 著录[J]. 2025(3).

[12]上海公安局. 立方仓智能存储系统[Z]. 2025.

[13]国家档案局. 数字档案馆建设指南[S]. 2023.

[14]中央网信办. 区块链电子档案存证应用指南[S]. 2024.

[15]国家档案局. 智慧档案馆建设试点报告[R]. 2025.

[16]清华大学档案馆. 管理制度实施效果分析[J]. 档案学研究,2025(3).