基层单位文书档案规范化管理策略研究

当前，基层单位大部分无独立的档案部门，档案工作更多是“附属”于办公室，档案人员基本为办公室兼职人员。档案工作在办公室会议、新闻宣传、文字撰写等日常主要事务性工作中所占比重小。因此，基层单位往往忽视了对档案鉴定工作的组织领导，更别谈制订年度具体、周密的文书档案鉴定工作计划。另一方面，文书档案归档前鉴定工作具有一定的风险，如果鉴定不准确、不合理，极易导致有用的档案未存档或被销毁，因此，基层档案人员为避免风险和承担责任，更多的满足于做好档案收集、整理、管理等工作，导致文书档案鉴定工作不充分、草草收场的局面。

在信息化和规范化管理逐渐融合的背景下，文书档案作为基层单位行政管理、决策支持以及历史记录方面的关键信息资源。管理质量关联到组织运转效率以及制度执行的规范性，基层单位在文书档案管理方面普遍存在标准不统一、流程不规范、信息化水平较低等问题，这些问题对档案资源的开发利用以及长期保存造成了限制，也影响了行政管理的透明度和科学性。随着《档案法》等相关法规制度的修订完善以及国家治理体系现代化进程的推进，基层单位迫切需要构建契合时代发展要求的文书档案规范化管理体系。本研究从档案学和公共管理学角度出发，系统梳理基层单位文书档案管理的现状与问题，探讨制度规范、技术支撑与人员能力三维协同路径，为提升基层档案管理的科学化、规范化以及数字化水平提供理论参考和实践启示。

一、文书档案管理研究现状

（一）文书档案管理在理论层面的发展趋势

近年来档案管理学科与管理科学、信息科学等领域相互交叉融合，文书档案管理研究从传统的保管、编目等操作性事务，朝着全过程管理、价值评估以及服务效能提升等深层次维度延伸。学术界秉持“文档一体化”理念，主张强化文书形成、归档与档案利用间的联动，促使档案管理从“静态保管”转变为“动态服务”[1]。“全生命周期管理”“智慧档案馆”等新理念渐渐成为研究焦点，给文书档案的规范化、信息化管理给予了坚实理论支持。

（二）基层单位档案管理实践的主流做法

在实际应用方面，各级基层单位针对档案工作的制度建设、流程再造以及人员配备等要点持续进行探索，渐渐构建起一套较为完备的管理模式。比如，某些地方政府和基层机关单位推行统一立卷归档标准，设置专职档案员，搭建电子文书归档平台等举措，初步达成了纸质档案与电子档案的协同管理。随着《机关档案工作条例》《数字档案室建设指南》等政策文件的施行，部分基层单位着手尝试运用档案信息系统、OA 办公平台等工具来开展档案登记、查询、归类等操作，为档案管理规范化打造了良好基础。

二、当前基层单位文书档案管理中存在的问题

（一）管理制度落实不到位，标准执行存在差异

虽然国家以及地方层面相继出台了不少关于文书档案管理的法规制度，然而在基层单位的实际操作过程中，制度执行的力度并不相同，管理标准会因为人员和事情的不同而有所差异。一些单位存在重视业务而轻视归档的情况，文书材料归档的时限不明确、分类不准确、编号很混乱，甚至出现随意归并以及重复归档等问题，致使档案信息缺少系统性和完整性。档案工作岗位职责划分模糊，部分单位无明确文书与档案工作的衔接流程，使得档案管理处于无序状态[2]。

（二）信息化水平参差不齐，档案数字化建设滞后

随着“数字政府”建设不断推进，基层单位档案管理面临着从纸质管理朝着数字化、智能化转变的任务。就实际情形而言，不同单位的信息化基础以及技术能力有着较大差异，部分单位尚未构建规范的电子文档管理系统，依旧采用人工方式开展归档、检索以及借阅工作，就算已经引入相关平台，其功能设置和业务需求的匹配程度较低，操作繁杂且更新迟缓，难以有效支持档案管理全流程数字化。缺少系统培训与技术支持也对档案人员掌握与应用信息技术形成了制约，使档案信息资源的利用价值有所降低。

三、基层单位文书档案规范化管理的实践策略

（一）健全制度体系，细化流程规范

基层单位在面对制度落实欠佳、执行标准不一致的状况时，应从顶层设计方面着手，构建涉及文书材料形成、收集、整理、归档、移交以及利用等各环节的全过程管理制度，同时依据本单位职能特点对操作规程给予细化。比如，江苏省某县财政局，凭借制定《机关公文归档工作实施细则》，明确了公文归档的责任主体、时限要求以及分类标准，规定所有办文流程在 OA 系统中形成闭环运行，归档可一键完成，达成了“发文即归档”的自动化管理模式[3]。该单位还设置了档案管理专岗，定期开展交叉检查，切实提升了文书档案的规范性与准确率。借助制度的细化以及监督机制的建立，档案工作从“被动补漏”转变为“主动跟进”。

（二）推进信息化建设，强化平台支撑与人员培训

要解决档案数字化建设落后的状况，基层单位需强化与上级档案部门或者技术厂商的协同建设工作，依靠统一平台来推进电子文档归档系统的建设，以此提高档案数据在采集、存储以及检索方面的效率[4]。眉山市东坡区近年来积极推进档案数字化转型，于 2023 年出台《东坡区数字档案管理实施方案》，明确提出“分批次、分阶段推进电子文书归档、数字档案管理和档案信息系统平台建设”的目标。全区机关单位统一接入“眉山市一体化档案资源平台”，实现了对文书材料的实时归档、电子检索和远程调阅功能。东坡区住建局作为试点单位，2023 年累计完成数字归档文书 1.2 万份，占年度文书总量的 87% ，平台调用率提升至日均 30 次，显著提高了档案调阅的响应速度和利用效率。该单位还通过定期组织数字平台培训，覆盖 90% 以上档案兼职人员，使文书材料“随事归档”“闭环管理”逐步成为工作常态。此外，东坡区财政局构建了文书档案“月度归档+季度核查”机制，形成《电子公文归档执行手册》与“分类编目自动识别模块”联动，进一步提升归档的准确性和规范性。

四、结语

文书档案作为基层单位行政活动的真实记录以及历史凭证，其管理水平直接关联到组织运转的规范性以及信息资源的有效利用情况。本文针对当前存在的突出问题，提出了有针对性的管理对策，并且借助实践案例给予验证。未来应当持续推进制度与技术“双轮驱动”，在政策引导、平台优化以及人才保障等方面凝聚力量，提高基层文书档案管理的标准化以及智能化水平。

参考文献：

[1]王军. 基层单位档案管理中的问题与对策探微 [J]. 办公室业务, 2020, (20): 132-133.

[2]潘建宇. 如何做好基层单位文书档案归档前鉴定工作 [J]. 办公室业务, 2017, (18): 140.

[3]蒋军川. 平时立卷工作对基层单位文书档案影响 [J]. 现代经济信息, 2015, (13): 49-50.

[4]张喜华. 浅谈基层单位档案工作的规范化管理 [J]. 黑龙江档案, 2011, (02): 91.