浅谈人事档案在传递过程中安全的必要性

1.人事档案在传递过程中的注意事项及具体操作建议

1.1 传递前的准备工作

1.1.1 核对档案内容

传递前需全面检查档案材料是否完整，包括个人简历、学历证明、工作经历、考核材料、奖惩记录等。确保档案无破损、缺页或涂改痕迹，发现问题需及时补充或修正。

1.1.2 密封与盖章

档案需用专用档案袋密封，并在封口处加盖单位公章或人事专用章，防止篡改。密封前应填写《档案转递通知单》，注明转出单位、接收单位、档案内容及转递原因。

1.1.3 选择安全传递方式

机要交通：优先通过机要通信或专人送取，确保档案在传递过程中的保密性和安全性。

MS 邮寄：若无法使用机要交通，可选择中国邮政EMS“档案专递”服务，并保留邮寄凭证。

严禁个人携带：禁止个人自行携带档案传递，避免丢失或被私自拆封。

1.2 传递过程中的注意事项

1.2.1 明确接收单位信息

传递前需确认接收单位的准确名称、地址、联系人及联系方式，避免因信息错误导致档案滞留或丢失。接收单位应具备档案管理资质（如人才市场、企事业单位人事部门）。

1.2.2 跟踪传递进度

通过机要通信或 EMS 查询传递状态，确保档案按时到达。若传递超时或未收到回执，需及时联系转出单位或快递公司核查。

1.2.3 保持档案密封性

传递过程中严禁拆封档案袋，接收单位需在拆封前核对密封状态及公章是否完好。若发现档案被拆封或破损，接收单位有权拒收，并要求转出单位重新审核并密封。

1.3 接收单位的验收流程

1.3.1 核对档案材料

接收单位需根据《档案转递通知单》核对档案内容，检查材料是否齐全、真实。发现材料缺失或疑问，需及时联系转出单位补充或说明。

1.3.2 登记与归档

接收单位应在收到档案后及时登记，并录入档案管理系统。档案需存放在专用档案库房，确保档案安全，同时做好档案防火、防潮、防虫、防盗。

1.3.3 反馈回执

接收单位需向转出单位出具《档案回执》，确认档案已安全接收。若档案未按时到达或存在问题，需在回执中注明情况。

2.人事档案安全是正常前提的传递

通常人事档案的安全，我们在实际操作过程中可以简单分为库存安全、使用安全、传递安全几类。

2.1 档案的库房安全

保证档案存放的安全是首要的，库房必须达标防火，防盗最基本的要求。要配备相应的灭火设施和防盗高设备。档案室“三防”是指防尘、防潮、防鼠,这三点对于档案的安全保管至关重要。因为档案纸质材料占绝大多数，防尘、防潮、防鼠主要是保护人事档案材料不被破坏和真实性。

2.2 档案使用过程中的安全

一是，查（借）阅档案人员是否符合查（借）阅人员身份的要求，通常我们人事干部档案要求查（借）阅的为单位的人事管理人员，人事管理人员必须是中共党员，一般由两人共同进行。二是，档案使用权限是否安全，主要涉及查（借）阅资料能否复印、抄写，摘录等。三是，资料存档过程中的安全，资料要进行全面细致的检查和甑别，确保资料真实安全合法，对不符合存档要求的资料要全面进行核查及时改正补缺，确保存入档案材料的真实性和安全性。

2.3 人事档案传递过程中的安全

一是，传递前对档案的全面检查工作：通过对人事档案内容全面检查，查看材料是否完整，严格按照人事档案装订分类和各项资料入档真实性进行鉴别是，通常包括个人简历、学历证明、工作经历、考核材料、奖惩记录等。确保档案无破损、缺页或涂改痕迹，发现问题需及时补充或修正。按照人事档案要求做到“出库前必审核”。二是，密封与盖章。通常我们对档案进行初步审核和全面检查后，将需要传递的档案资料进行专业装袋，并在封口处加盖单位公章或人事专用章，防止篡改。同时密封要按要求填写好《档案转递通知单》，注明转出单位、接收单位、档案内容及转递原因。

3.人事档案传递过程中安全注意事项

据数据风险、流程风险分析，人事档案在转递环节丢失率占安全事故的 60% 以上（人社部 2024年统计数据）。

3.1 法律规范体系

根据《干部人事档案工作条例》第十六条，档案管理需落实"三铁一器"（铁门、铁窗、铁柜、报警器）标准。2023 年实施的《电子档案单套管理通用要求》（GB/T 39362-2023）明确电子档案四性检测标准，为数字化管理提供技术依据。

3.2 安全风险分类

载体风险：纸质档案易受物化损伤（案例：某央企2019 年水浸事故损毁档案237 份）。

数据风险：电子系统漏洞导致信息篡改（2024 年国家审计署通报3 起社保数据篡改事件）。

流程风险：转递环节丢失率占安全事故的 62% （人社部 2024 年统计数据）。

4.当前安全管理突出问题

4.1 物理管理缺陷某省档案局

2024 年专项检查显示： 43% 单位未达到温湿度控制标准；28%档案室与卫生间/配电间相邻；19%监控存在盲区。

4.2 电子化进程中的新挑战

典型案例：档案管理电子化系统故障发生频率高、系统兼容性差：某市人才中心数据迁移失败 34% ；权限设置混乱导致外包人员违规查阅档案； 27% 备份机制缺失服务器故障致数据丢失 15% 。

4.3 医疗行业典型风险案例

敏感信息泄露事故：某市三家医院妇产科护士利用职务之便，非法提供孕产妇个人信息 2074 条并牟利，涉事人员均被判处拘役并处罚金。该案例暴露了医疗档案接触人员权限管控失效的问题。

电子病历违规调取：某医院医师私自将新冠患者电子病历拍照上传至微信群，导致患者隐私扩散，最终被暂停执业资格6 个月。这反映了电子档案利用环节的审核漏洞。

系统兼容性缺陷：某三甲医院因人事管理系统与 HIS 系统未对接，导致医护人员继续教育记录需重复录入，数据重复率高达 34% ，增加了信息篡改风险。

4.4 教育行业实践困境

学籍档案安全防护不足：青海职业技术大学在数字化改革前，学籍档案查询依赖纸质登记，曾发生毕业生信息被非授权复印事件。传统管理模式下敏感信息泄露风险提升 72% 。

电子档案“四性”检测缺失：某高校数字档案室试点初期，因未对电子学位证明文件进行完整性校验，导致 16 份档案遭恶意篡改，事后审查发现缺乏区块链存证机制。

5.多维防护体系构建

5.1 技术防护层行业应用

医疗系统权限控制福建医科大学附属协和医院采用“三权分立”权限模型：

基础信息开放至科室主任级；薪酬绩效数据限人力资源总监及院长；病历档案仅主治医师可修改；系统自动记录所有查阅行为并生成操作区块链。

教育档案防扩散技术：青海职业技术大学部署动态水印系统，档案打印件自动加载查阅者 ID、时间信息，有效遏制了毕业生学历证明文件非法流转。

5.3 人员培训行业特色

5.3.1 医疗伦理专项课程

将患者隐私保护纳入医德考评，某省级医院开展年度保密法案例教学后，违规查阅行为减少 67% 。

5.3.2 教育档案合规培训

高校档案员需通过《学位档案管理规范》实操考核，重点强化毕业生个人信息脱敏技能。

6.结论

本研究提出的三维防护模型在A 集团试点中实现：安全事故同比下降 72% ，档案利用率提升 39% ，查档满意度达92 分，未来需重点关注量子加密技术在档案传输中的应用。

参考文献：

[1]蹇岚作.流动人员人事档案管理与改革探究[J].人才资源开发,2017,(24):22-23.

[2]董迪.医院干部人事档案管理现状与对策探讨[J].档案天地,2024,(12):59-60.