档案信息安全管理的探讨与解决

引言:随着数字化进程的不断加快，档案信息管理已不再局限于传统纸质载体，转而依托网络平台实现电子化处理。在带来便利与高效的同时，信息泄露、篡改、丢失等安全风险也愈加突出。档案作为组织运转与决策的重要依据，其安全性直接影响管理效能与社会信任。如何构建科学、系统的安全管理策略，成为当前档案工作面临的重要课题，亟须引起管理者与技术人员的高度重视。

一、档案信息安全面临的主要威胁与挑战

档案信息作为组织内部重要的数据资产，随着信息化程度的不断提高，正面临前所未有的安全挑战。传统档案以纸质形式保存，安全风险相对可控，而在数字化转型背景下，大量档案转入电子平台进行管理、共享与传输，这一转变虽然提高了效率，但也带来了网络环境下的新型风险。一方面，档案信息成为网络攻击的重要目标，黑客入侵、恶意软件传播、勒索病毒等安全事件频发;另一方面，非法篡改、伪造档案内容的行为日益隐蔽化与技术化，使得档案的完整性和权威性受到严重威胁。除外部攻击之外，内部风险同样不可忽视，部分工作人员安全意识薄弱，操作不规范或权限管理不严，容易造成无意泄密或人为破坏。

档案管理过程中普遍存在技术保障体系不完善的问题。许多单位仍依赖简单的防火墙、杀毒软件等初级防护手段，缺乏系统性的安全架构设计，对数据加密、身份认证、访问控制等关键环节的技术投入不足。一些老旧系统和设备缺乏及时更新，安全漏洞长期得不到修复，也成为档案泄露和破坏的潜在通道。同时，跨平台、多终端访问的普及加大了信息流动性和管理难度，云存储与远程办公带来的便利性在缺乏配套安全措施的情况下，反而增加了攻击面，提升了被非法获取和滥用的可能性。在监管层面，部分地区和机构的档案安全管理制度缺失或执行不力，职责边界不清、流程不严，使得信息保护缺乏规范性与强制力。

当前档案信息安全保护还存在意识层面的短板。部分管理者对档案安全的重视程度不高，将其视为技术部门的职责，忽视了其在单位全局治理中的战略地位。这种观念使得档案安全措施往往滞后于信息化发展进程，难以及时应对不断演化的安全威胁。同时，专业人才缺乏也是限制因素之一，既懂档案业务又精通信息安全技术的复合型队伍稀缺，导致策略制定和执行过程中容易脱节，难以形成闭环管理。由此可见，档案信息安全正处于多重风险交织的高压态势下，必须通过深入分析威胁根源和管理短板，构建起科学高效的安全管理策略体系，才能有效防范和应对当前所面临的挑战。

二、构建多层次档案信息安全管理体系的核心路径

构建多层次的档案信息安全管理体系，首要任务是完善制度建设，形成覆盖全过程、全环节的管理标准。安全制度不仅是技术防护的前提，更是全员执行的依据，应明确各级人员的职责分工、操作规范和安全责任，确保档案在采集、存储、传输、使用和销毁等各环节均有规可循。同时，应建立档案安全审登和风险评估机制，对信息系统进行定期检查与等级评定，识别潜在隐患并及时修复。此外，还需建立健全安全事件应急预案与响应机制，提升应对突发情况的能力，防止信息泄露事件造成扩散与连锁反应。

技术层面需构建涵盖物理、防护、数据与网络的多层次安全体系。物理方面应加强档案存储环境控制，如门禁、监控、防火防潮等。系统防护应配置防火墙、入侵监测与日志审计系统，防范非法入侵。数据层面应采用加密、备份容灾与数据水印技术，确保信息的机密性与可追溯性。网络防护方面应结合虚拟专用网络、访问控制和多因子身份认证，保障远程访问安全。同时，可引入人工智能和大数据分析手段，实现对异常行为的实时监测与预警，提升整体主动防御能力。

人员管理是保障体系顺利运转的重要一环，应注重提升全体员工的安全意识和专业技能。一方面，需通过定期开展安全培训、模拟演练与案例教育，使工作人员充分理解档案信息安全的重要性，掌握正确操作方法，增强风险防范意识;另一方面应根据岗位职能设置权限边界，实施分级授权与动态管理，确保档案信息“按需可见、越权无效”。对于关键岗位应实行轮岗与审计机制，防范内部舞弊和管理漏洞。同时，应加大对专业技术人才的引进与培养，建设一支具备档案管理与信息安全双重能力的复合型队伍，形成制度、技术与人员三位一体的协同保障体系，全面提升档案信息安全管理的科学性与实效性

三、档案信息安全管理策略的实施保障与优化方向

档案信息安全管理策略的有效实施，离不开多元化保障机制的支撑。首先，应在组织层面确立安全管理的统筹协调机制,设立专门的安全管理部门或工作小组，统管制度制定、监督执行与应急响应等核心事务。管理层应将档案安全纳入单位整体治理体系之中，制定明确的战略目标和阶段性工作计划，为策略的持续推进提供方向指引与资源配置。同时，应建立跨部门协同机制，打通档案、信息技术、人力资源等职能之间的信息壁垒，形成职责清晰、联动高效的执行体系，从而提升管理的整体性与响应的及时性。

在保障机制落实的过程中，还需强化评估与监督，建立科学合理的绩效考核体系与风险监测机制。对档案安全策略的执行情况应进行周期性审计与评估，及时发现漏洞与偏差，并通过整改与反馈机制实现闭环管理。同时，应设置安全指标评价体系，将档案安全的落实程度与单位内部绩效管理相挂钩，激励各部门与员工积极参与安全建设。在技术保障方面，应确保软硬件平台的持续升级与兼容性管理，避免系统老化或技术滞后带来的安全空档。此外，应推动档案信息系统的标准化与智能化发無增强其对安全策略执行情况的实时监捽能力并提升自动响应与预警水平从而形成以数据驱动的精准治理路径。

面向未来，优化档案信息安全管理策略还应着眼于长效机制的构建和持续改进能力的培养。一方面，应推动相关法律法规与行业标准的进一步完善，增强档案安全管理的法律约束力和执行刚性;另一方面，应鼓励开展档案安全新技术、新模式的研究与试点，如区块链技术在档察不可篁改性保护中的应用、A!技术在异常行为识别中的实践等，为策略优化提供技术支撑。同时，应加强行业间、区域间的经验交流与合作，推动档案安全管理的共建共享，通过建立开放融合、协同创新的发展格局，不断提升策略的前瞻性、适应性与韧性，从根本上保障档案信息在复杂环境下的安全与稳定运行,

结语:档案信息安全关乎组织核心数据的保密性、完整性与可用性，是数字时代管理体系中的关键一环。面对日益复杂的安全威胁，必须从制度建设、技术防护与人员管理多维入手，构建科学、高效的多层次安全管理体系。同时，通过完善保障机制与持续优化策略，不断提升应对风险的能力与水平。唯有如此，才能在信息化快速发展的背景下，实现档案资源的安全流转与高效利用，服务于组织的长远发展。

参考文献:

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[2]涂莎,大数据时代档案信息安全管理的策略研究[J].信息与电脑(理论版),2021,33(21):213-215.

[3]李梦苗.文书档秦安全管理实践策略分析[J].参花,2024,(25):149-151.

<本论文系全国科学规划课题管理办公室“十四五”重点课题《档案信息安全管理的探讨与解决》(课题批准号:ZDKT202409261)的研究成果。 >