工程变更管理流程优化：提高项目效率的途径

摘要： 本文立足工程管理领域，深入剖析工程变更管理流程的现状及问题，探讨工程变更对项目进度、成本、质量的多维度影响。从标准化变更发起、科学化变更评估、精简高效的审批流程、畅通无阻的沟通协调以及精准有力的成本管控五个关键方面提出优化策略，并分析面临的诸如传统观念束缚、利益博弈、技术与数据难题以及外部环境多变等挑战及应对措施。旨在通过优化工程变更管理流程，切实提高工程项目效率，保障项目顺利推进，实现项目综合效益最大化。

一、引言

在工程建设的复杂舞台上，工程变更如影随形，几乎贯穿项目的全生命周期。无论是源于业主需求的动态调整、设计方案的持续优化，还是施工现场条件的意外变化，乃至外部政策法规的硬性变动，工程变更都可能成为引发项目进度延误、成本超支、质量波动的关键因素。因此，深入探究工程变更管理流程的优化路径，已然成为工程管理实践中亟待攻克的核心课题，对于提升工程项目效率、确保项目成功交付具有不可估量的重要意义。

二、工程变更对项目的影响剖析

（一）对项目进度的影响

工程变更一旦发生，就如同在原本顺畅运行的施工链条上强行插入变数，致使原有施工计划被全盘打乱。项目施工工序之间存在着紧密的逻辑关系和先后顺序，变更使得这些有序衔接被粗暴打断。以一项综合性建筑工程为例，当结构设计发生变更，已施工完成的部分，如不符合新设计要求的墙体、梁体等，不得不进行拆除重建。这一拆除过程不仅耗时费力，还会波及后续一系列工序。原本按照计划应及时开展的模板安装工作，因拆除作业未完成而无法按时进行；钢筋绑扎工作也只能被迫推迟，施工队伍由于缺乏可施工任务，陷入闲置等待状态，如此一来，项目整体进度严重滞后，交付日期延误成为必然结果。一旦延误交付，业主极有可能依据合同条款提出索赔诉求，承包商将面临支付巨额违约金的风险，给其带来沉重的经济损失，甚至可能影响企业信誉，对后续业务承接造成不利影响。

（二）对项目成本的影响

变更通常伴随着额外费用的大量支出，如材料的更换、工程量的意外增加、人工的加班加点等。以道路工程为例，若因地下管线变更，原设计路线不得不调整，这不仅会导致土石方开挖、填方量大幅增加，还可能涉及高价的特殊路基处理费用，而且施工过程中的机械二次进出场费、人员窝工费等隐性成本也会使总成本急剧攀升，严重压缩项目利润空间，极端情况下甚至可能导致项目亏损。

（三）对项目质量的影响

频繁或不合理的变更极易埋下质量隐患。一方面，变更后的施工工艺若未经充分论证，工人操作熟练度不够，极易导致质量问题；另一方面，不同施工阶段的变更衔接不当，如装饰装修阶段因建筑主体结构变更，新老结构交接处处理不善，容易出现裂缝、渗漏等质量缺陷，影响工程整体质量，降低建筑物使用寿命，损害业主利益。

三、工程变更管理流程现状及问题分析

（一）变更发起随意性大

当前，部分项目参与方在发起变更时缺乏严谨态度，未充分考量变更的必要性、可行性及其潜在影响。业主可能仅凭个人主观意愿临时改变功能布局，设计单位未深入现场勘查就贸然调整设计参数，施工单位为图施工便利擅自变更施工方法，这些随意发起的变更缺乏充分论证，往往给项目后续推进带来诸多不确定性，引发一系列连锁反应，严重干扰项目正常秩序。

（二）变更评估缺乏科学性

在变更评估环节，许多项目存在走过场现象，未能全面、综合地考虑变更对进度、成本、质量、安全等多方面的影响。评估过程缺乏量化分析手段，多依赖经验判断，主观性过强。例如，对一项大型工业厂房的工艺变更，未运用专业模拟软件分析其对生产流程、设备安装调试以及后期运维成本的影响，导致变更实施后才发现诸多未预见问题，使项目陷入困境，成本大幅增加，进度延误。

（三）审批流程冗长繁琐

传统的工程变更审批流程涉及多个部门，从施工单位提出申请，到监理单位审核，再经设计单位确认、业主审批，层层流转，每个环节又可能因资料不全、意见分歧等问题反复沟通协调。这一冗长拖沓的过程耗费大量时间，一份变更申请可能在各部门之间 “周旋” 数周甚至数月，严重延误项目推进时机，使项目效率大打折扣，错失市场良机。

（四）沟通协调不畅

工程变更涉及多方利益相关者，但目前各参与方之间信息沟通渠道不畅，信息传递不及时、不准确、不完整。设计单位变更设计后，未能及时将变更意图、技术要点完整传达给施工单位，施工单位在施工过程中遇到问题反馈不及时，业主对变更情况掌握不全面，各方缺乏有效沟通平台，容易造成误解误判，导致变更执行偏差，进一步影响项目进度与质量。

（四）变更成本控制乏力

多数项目在变更成本控制方面手段单一，缺乏动态跟踪监控机制。变更发生后，仅简单核算直接成本增加额，忽视间接成本如管理成本、工期延误导致的机会成本等。同时，在合同中未明确变更成本计价规则，结算时争议不断，使得成本失控风险增大，项目经济效益受损，企业盈利能力下降。

四、工程变更管理流程优化策略探讨

（一）建立标准化变更发起机制

1.明确变更发起条件：制定详细、严谨的变更发起准则，规定只有在满足如法律法规强制要求、原设计存在重大缺陷、不可预见的地质条件变化等特定条件时，方可发起变更申请。要求变更发起方以书面形式详细阐述变更原因、目的及预期效果，提供必要的支撑资料，如现场勘查报告、技术论证文件等，确保变更发起有据可依。

2.前置变更必要性审查：设立专门的变更审查小组，成员涵盖业主、设计、施工、监理等各方代表，在变更正式进入流程前，对变更必要性进行初步审查。审查小组依据项目目标、合同约定以及行业标准，判断变更是否合理，避免不必要的变更进入后续流程，从源头控制变更数量，减少项目扰动。

（二）强化变更评估科学性

1.引入多维度评估方法：运用先进技术手段和分析工具，对变更进行全面、深入评估。例如，采用 BIM（建筑信息模型）技术可视化模拟变更后的施工过程，提前发现潜在问题；运用成本估算软件精准核算变更成本，包括直接成本、间接成本以及对项目全生命周期成本的影响；通过风险矩阵分析变更可能引发的质量、安全风险等级，为决策提供科学依据，确保变更实施风险可控。

2.组建跨专业评估团队：选拔具有丰富经验的工程技术、造价、管理等专业人员组成评估团队，确保团队成员能够从不同专业角度对变更进行深入剖析。在评估过程中，充分发挥团队成员专业优势，进行交叉审核，综合权衡变更利弊，提高评估准确性与可靠性，避免片面决策。

（三）精简审批流程

1.优化审批层级：梳理现有审批流程，减少不必要的中间环节，根据变更类型和影响程度实行分级审批制度。对于微小变更，如局部装饰材料颜色调整、非关键部位尺寸微调等，授权现场监理工程师直接审批；对于一般变更，简化为施工单位、监理单位、业主三方联合快速审批；仅重大变更，如涉及结构体系改变、项目功能定位大幅调整等，再组织多方专家论证、逐级审批，提高审批效率，确保变更审批及时响应项目需求。

2.并行审批流程：打破传统串行审批模式，采用并行审批方式。在施工单位提交变更申请后，监理单位、设计单位、业主单位同步开展审核工作，利用信息化平台实时沟通意见，缩短审批周期。各审批单位明确审核时间节点，逾期未反馈视为默认同意，确保审批流程高效流转，避免因拖沓延误项目进度。

（四）搭建高效沟通平台

1.构建一体化信息管理系统：基于云计算技术搭建涵盖项目全生命周期信息的管理平台，集成设计图纸、施工计划、变更信息、合同文件等各类资料，各方依据权限实时访问、更新。设置变更信息自动推送功能，一旦有变更发生，系统立即向相关人员发送通知，确保信息传递及时准确，避免因信息滞后导致的施工延误。

2.定期组织变更沟通会议：项目实施期间，定期召开工程变更沟通会议，由业主或监理单位主持，各方参与。会议上集中汇报变更执行情况、存在问题及解决方案，面对面沟通交流，消除误解，协调各方行动，确保变更顺利实施，保障项目整体推进节奏。

（五）加强变更成本管控

1.建立动态成本监控机制：从变更发起阶段开始，全程跟踪记录变更成本发生情况，利用造价管理软件实时比对预算与实际成本，一旦发现成本偏差超出预警范围，立即启动分析调查程序，找出原因并采取相应措施进行纠正。定期编制变更成本报告，向项目各方公开，增强成本透明度，便于共同监督管控，确保成本始终处于可控状态。

2.完善合同变更成本条款：在工程合同签订之初，就细化变更成本计价规则，明确约定如材料价格调整方法、人工费用计取标准、新增工程量计价依据等。同时，规定成本控制责任主体，对于因一方原因导致变更成本失控的，明确其承担相应经济责任，通过合同约束保障成本可控，避免后期纠纷。

五、工程变更管理流程优化面临的挑战及应对

（一）传统观念束缚

1.问题剖析：部分项目参与者受传统工程管理观念影响，对变更管理的重视程度不足，认为变更在所难免，无需精细管控。同时，担心严格的变更管理流程会增加工作量、延长工期，影响个人绩效，因而抵触优化后的流程，习惯于沿用旧有随意、粗放的管理模式。

应对策略：加强变更管理理念培训，通过案例分析、专家讲座等形式，让项目参与者深刻认识到优化变更管理流程对项目成功的关键作用。同时，将变更管理绩效纳入个人和部门考核体系，激励员工积极参与变更管理优化，推动观念转变。

（二）利益博弈

1.问题剖析：工程变更往往涉及各方利益调整，业主、承包商、设计单位等在变更过程中可能存在利益博弈。承包商可能希望通过变更增加工程量获取更多利润，业主则担心成本超支，设计单位可能考虑自身设计责任与工作量平衡，各方利益诉求不一致，容易导致变更决策难产，延误项目进度。

应对策略：建立公平公正的利益协调机制，在项目前期明确各方在变更中的权利义务，通过合同条款约束各方行为。同时，引入第三方独立评估机构，对变更涉及的利益问题进行客观评估，确保变更决策兼顾各方利益，促进项目顺利推进。

（三）技术与数据难题

1.（1）技术集成困难：

问题剖析：优化变更管理流程需要借助多种信息技术手段协同作业，如 BIM、大数据、项目管理软件等，但目前这些技术软件之间兼容性较差，数据接口不统一，难以实现信息无缝对接，影响变更管理的协同性与效率。

应对策略：推动行业技术标准化建设，由行业协会、龙头企业牵头制定统一的数据接口、交互标准。鼓励软件开发商加强合作，研发集成化变更管理平台，实现多种技术融合应用，打破技术壁垒，提升变更管理效率。

1.（2）数据质量问题：

问题剖析：变更管理依赖大量数据支持，如项目成本数据、施工进度数据、材料价格数据等，但实际操作中数据采集不及时、不准确、不完整问题突出，导致变更评估、成本核算等决策依据不可靠，影响变更管理效果。

应对策略：建立规范的数据采集制度，明确数据责任人、采集频率、审核流程。利用物联网、传感器等技术实现数据自动采集，提高数据及时性、准确性。同时，建立数据质量管理体系，定期对数据进行清洗、校验，确保数据质量可靠，为变更管理提供坚实数据基础。

（四）外部环境多变

1.问题剖析：工程项目建设周期长，受政策法规、经济形势、自然环境等外部因素影响显著。政策调整可能导致项目标准变更、停工整改；经济波动引发原材料价格大幅涨跌、融资成本变化；自然灾害使工程受损、工期延误。这些外部变化增加了变更管理的不确定性，使得优化后的流程难以适应突发情况。

应对策略：设立专业政策研究团队，实时追踪政策法规动态，提前预判风险、调整策略。优化供应链管理，与供应商签订长期合作协议，建立价格调整、供应保障条款，应对经济波动。制定自然灾害应急预案，储备应急物资，开展模拟演练，提升应对突发事件能力，确保变更管理流程在复杂环境下稳健运行。

六、结论

工程变更管理流程优化是提升项目效率的关键路径，通过深入剖析现状问题，从变更发起、评估、审批、沟通到成本管控多维度精准施策，虽面临诸多挑战，但借助标准化建设、技术赋能、协同合作等手段可有效突破困境。持续优化工程变更管理流程，将为工程项目高效推进保驾护航，助力实现项目质量、进度、成本综合目标，推动工程行业可持续发展，为社会创造更多优质工程。

参考文献

[1] 王汝阳. 基于JSP的某市海外投资项目管理系统的设计与实现[D]. 福建：厦门大学，2016.

[2] 李广余. 基于业务流程重组的中小型造船厂ERP系统开发研究[D]. 湖北：武汉理工大学，2007. DOI：10.7666/d.y1232325.

[3] 韩方强. 建筑施工企业项目远程控制管理策略的研究——以青建集团为例[D]. 北京：中国人民大学，2010.