基层单位文书档案的规范化管理措施

文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理活动中产生的，由通用文书转化而来档案的习惯称谓，包括命令、指示、布告、通知、会议记录等。对基层单位而言，文书档案扮演着记录传承、决策支持以及法律遵循等重要角色。因此，新修订的《中华人民共和国档案法》等档案法律法规对基层档案工作提出了明确的要求，各级机关、团体、企业事业单位和其他组织应当确保文书档案完整、准确、安全。特别是在国家现代化治理背景下，提升文书档案管理规范性可减少因档案缺失、错漏导致的重复劳动，降低单位运行成本，并满足档案在保障公民权益等方面的现实需要。

一、健全制度体系，筑牢管理根基

规范化管理的核心是标准化；而标准又是通过一系列规章制度形成的。因此，基层单位首先要依据《机关档案管理规定》等上位法规，结合本单位职能定位和业务特点，制定适用的单位文书档案管理办法及配套细则。例如，管理办法和细则应当明确划定文书档案收集范围涵盖会议记录、行政审批文件、群众信访材料等，并细化归档保管利用的全流程操作规范。同时，基层单位要参照国家规定科学编制文书档案分类方案和保管期限表，按照年度-机构-问题分类，将文书档案划分为永久-30 年-10 年三种保管期限，确保文件材料应归尽归、分类精准。在顶层管理制度框架内，基层单位要明确单位主要负责人是档案工作第一责任人，分管领导负责统筹协调；同时划定档案工作归口部门，配备专（兼）职档案人员。此外，各基层单位应当将档案工作职责纳入各业务部门和个人考核体系，量化考核标准，建立定期专项督查制度。监督考核中若发现文件未及时归档等问题，考核部门应下发整改通知，限期要求整改[1]。

二、狠抓前端控制，确保源头规范

资料收集是文书档案管理的开端，也是影响档案管理规范化的重要环节。对基层单位而言，该阶段可通过规范文件生成与办理、加强文件材料日常积累、落实预立卷制度等措施实现规范化管理。首先，各单位应当严格遵循《党政机关公文处理工作条例》等标准制定公文模板，明确规定公文文号、标题、正文等格式要求。文件起草环节要建立“拟稿人撰写-科室负责人初审-分管领导审核-主要领导签发”四级审核流程，减少文书内容错误和程序漏洞。同时，基层单位可通过办公自动化系统实现文件从起草、审批到分发的全程留痕。其次，各单位专（兼）档案管理人员应当加强文件材料的日常积累。比如定期收集技术推广方案、培训记录，利用文件材料登记表格详细记录文件名称、生成日期、份数、去向等信息。每一季度集中清理文件材料，删除无保存价值的临时性文件。再次，基层单位各部门在业务办理完毕后，需及时按照问题、重要程度等标准对业务活动所涉及文件进行初步分类组卷和排列。整理过文书资料之后，部分负责人要填写文件材料移交清单，详细记录文件题名、件数、页数、形成时间等信息，再将材料移交给本单位档案管理人员[2]。

三、精细整理编目，实现有序管理

整理是文书档案管理的最重要环节。要实现该环节的规范化，各基层单位专（兼）档案管理人员就要严格执行整理标准并规范装盒和排架。其一，档案管理人员应当按标准完成档案组卷，确保档案完整。比如处理土地纠纷的档案应包括最终处理决定书、相关会议记录、当事人提交的申请材料、现场勘查照片等。如果需要修整装订，工作人员同样要严格按照规范进行操作。比如采用无酸纸托裱修补破损的历史档案，去除原档案已生锈的钉书钉。组卷后工作人员要依据本单位规章制度对档案进行分类排列：先按年度对文书档案进行分类。在同一保管期限内的档案再按照民生事务、党建工作、行政事务等事由，结合时间顺序和重要程度进行排列。档案编号需包括记录文件题名、日期等要素；涉密文件应额外标注密级。其二，工作人员应当选择符合国家标准的五酸档案盒，按标准填写档案盒盒脊和封面项目。装盒时工作人员需按照档号顺序依次放入档案，每盒厚度控制在 3-5 厘米，保证档案存放紧凑又便于翻阅。档案架要采用流水排架方法，按档号顺序依次排列。每个档案架要预留出约 20% 的空间，为后续档案归档留出余地。档案架需有明显区域指示牌，方便工作人员快速定位文书档案。

四、强化保管保护，保障档案安全

规范化进行文书档案日常管理也是保证档案管理质量的重要环节。在该阶段工作中，基层单位应综合自身办公资金、空间等现实情况，从改善基础设施、落实日常保管规定、筑牢安全防线等几个方面入手开展工作。一方面，各基层单位要依据《档案馆建筑设计规范》等标准新建或改建独立档案库房。专用库房应面积充足，不存放无关物品，并满足防火、防盗、防潮、防尘、防光、防高温、防有害生物、防污染等基本要求。比如有防火门窗、遮光帘、标准档案柜、温湿度监测仪和干粉灭火器。有条件的单位还可以配置档案消毒设备，定期对档案进行杀菌灭虫处理。档案管理人员需要每日定时记录库房环境数据，填写库房温湿度记录等表格。在不同季节，工作人员要应用差异化的库房管理方法：夏季高温潮湿，要及时开启空调和除湿机；春秋干燥，要使用加湿器调节库房湿度。日常工作人员要每周检查库房门窗是否牢固、电路是否存在安全隐患。另一方面，基层单位要严格执行档案出入库登记审批制度。比如将档案名称、借阅人、借阅时间、归还时间等信息详细记录在档案出入库登记簿内，确保档案流向清晰。涉密或包含敏感信息的档案必须进行专门管理：该类档案既要有独立的存放区域，配备密码锁文件柜，还要有更严格的借阅登记制度。即借阅人要提前填写借阅申请，经单位主要领导审批签字之后方可解决该类档案。

五、深化信息化建设，提升管理效能

在全面推进无纸化办公趋势下，各基层单位还应当加大文书档案信息化、规范化管理力度，通过深化信息化建设提升档案管理效能。各单位可以结合自身实际制定科学的档案数字化计划。例如，优先对利用率高、易损坏、重要珍贵档案进行数字化处理。数字化过程要严格遵循《纸质档案数字化规范》，明确扫描分辨率、图像纠偏等标准。同时，建立数字化档案成果质量检查机制，由专人对扫描件和原件进行核对。在此基础上，各单位根据文书档案业务需要，合理部署或升级档案管理软件：如果单位规模小、档案业务量不大，可以选择单机档案管理软件；如果单位规模大、档案业务量多，可以采用网络版档案管理系统，并将该系统与原有的办公自动化系统对接，实现电子文件在线归档[3]。

结束语

基层单位文书档案规范化管理是一项基础性、长期性、系统性工作，对提升基层单位治理能力和现代化管理水平至关重要。在实践中，各单位应当遵循国家、行业标准和地方性法规文件，并将各项规范化管理措施落到实处，使档案资源更好服务于单位发展、社会民生和历史传承。

参考文献

[1] 潘乔尉. 基层事业单位文书档案管理质量提升路径[J]. 丝路视野,2024(16):114-116.

[2] 王斌. 加强基层文书档案的数字化与规范化[J]. 山东档案,2020(6):70-71.

[3] 杨慧然. 事业单位文书档案收集与归档规范化探究[J]. 百科论坛电子杂志,2021(12):101.