数字化转型下医院行政办公自动化系统应用效果评估

摘要：目的：全面评估数字化转型背景下医院行政办公自动化系统的应用效果。方法：构建涵盖效率提升、成本控制、管理优化、用户体验等指标评估体系，采用问卷调查及数据分析等方法，对已运行该系统10家三级甲等医院展开实证研究。结果：系统显著提升行政办公效率、数据处理准确率、流程规范化程度提高。结论：医院行政办公自动化系统应用成效显著，但需通过管理优化，可进一步提升系统实用性，推动医院数字化转型向纵深发展。

关键词：数字化转型；医院行政办公；自动化系统；应用效果评估​

Evaluation of the Application Effect of Hospital Administrative Office Automation System under Digital Transformation

Abstract： Objective： To comprehensively evaluate the application effect of hospital administrative office automation system under the background of digital transformation. Method： Construct an evaluation system covering indicators such as efficiency improvement， cost control， management optimization， and user experience. Conduct empirical research on 10 tertiary hospitals that have already operated the system using methods such as questionnaire surveys and data analysis. Result： The system significantly improved administrative efficiency， data processing accuracy， and process standardization. Conclusion： The application of hospital administrative office automation system has achieved significant results， but management optimization is needed to further enhance the practicality of the system and promote the deepening of hospital digital transformation.

Keywords： digital transformation; Hospital administrative office; Automation system; Application effect evaluation

前言：医疗卫生作为关系民生的重要领域，也面临数字化转型的迫切需要。医院行政办公是医院管理中不可或缺的一部分，它的工作效率和质量直接关系到医院的整体运作效率。传统的行政管理模式存在着流程烦琐、信息传递滞后、资源浪费等诸多弊端，已不能满足现代医院管理的需要。在信息技术的帮助下，行政办公自动化系统实现办公过程的数字化，共享信息，科学的决策，给医院的管理工作带来新的发展契机。目前，许多医院都在积极地引进行政办公自动化系统，但是对其实际应用效果的评价还缺乏全面和系统的研究。一些医院引入该制度后，其潜在的价值没有得到很好的发挥，甚至出现员工的抵触情绪和系统闲置的现象。​

1.材料与方法​

1.1研究对象​​

本研究以我国10家医院为研究对象，采用行政办公自动化系统，运行年限在1年以上的10家三级医院。这些医院分布于不同地区，包括综合性医院和专科医院，具有一定的代表性。本研究的对象包括医院行政管理人员、一般管理人员和系统维护人员。​

1.2评估指标体系构建​

本研究以数字化转型、行政办公自动化等相关理论为基础，结合医院行政工作实际需要，构建四大类指标和十二项子指标的综合评价指标体系。第一个指标是效率提高，成本控制，管理优化，用户体验。效率提高维度包括二级指标：文件审批时间缩短率、数据处理精度和查询响应速度；成本控制的维度包括人力成本的节约率、纸张消耗的减少率和时间的减少率。

1.3研究方法

问卷调查法：针对不同岗位的人员，设计一份调查问卷，内容主要是针对办公自动化系统实施效果的评价指标进行的。对10所医院管理人员进行800份调查，回收有效问卷726份，有效率为90.75%。​

访谈法：通过半结构化的访谈法，从医院行政主管、系统管理员和一般员工三个层次，对该制度实施过程中的实际状况、存在的问题和改进意见进行深入的了解。通过对60人的访谈，整理和分析访谈的内容[1]。​

资料分析：对医院引进行政办公自动化系统前后有关资料进行统计分析，包括资料处理次数、审批时间、人力投入等，并用统计方法进行比较分析[2]。​

2.结果​

2.1效率提升效果

资料显示，推行行政办公自动化系统后，医院公文审批平均时间由原来的3-5个工作日缩短到0.5-1个工作日，缩短率70-80%。就拿采购申请的审批过程来说，传统的审批方式需要多个部门的领导签字，需要很长的时间，而通过自动化系统的在线审批，流程节点明确，审批进度实时查看，审批效率得到极大的提升。数据处理准确率由85%提高到98%。

2.2成本控制效果​​

就人力成本而言，一些医院利用自动化系统，减少重复性的工作，如文件传送、资料输入等，平均节省人力成本15-20%。纸质耗材的使用量大幅度降低，平均减少60%-70%，真正达到“绿色办公”的目的。从时间成本来看，员工在文件处理、信息交流等工作上的时间明显减少，在管理创新和服务优化方面投入更多的精力。

2.3管理优化效果

行政办公自动化系统的建立，实现医院各项工作的标准化和规范化。在系统中设置固定的审批程序和权限，避免由于人为因素造成的程序混乱和违规操作。从科学决策的角度来看，该系统实时地提供各种数据报告，为管理人员的决策提供数据支持。​

2.4用户体验效果​

在系统的易用性方面，调查发现，有65%的员工觉得系统的操作界面更友好，但是也有35%的人认为操作过程比较复杂，需要花更多的时间去学习。在功能满意度上，员工对基本功能如文件审批、信息查询等都比较满意，但是对高层次的功能如数据分析和智能预警的满意度却很低，只有40%。对于培训效果的满意程度，大约有50%的员工认为系统培训内容具有很强的实用性，但是训练方法单一、缺乏针对性。​

3.讨论​

行政办公自动化系统对提高医院行政工作的效率有很大的作用，它利用自动化过程和信息共享，突破传统办公方式中时空的限制，使办公效率有质的飞跃。但也存在一些潜在的瓶颈，制约着效率的进一步提高[3]。系统中的一些功能模块间的数据兼容性不强，造成信息传递的卡滞或错误；有些复杂的业务流程没有得到很好的优化，仍然需要人为的介入，从而影响系统的整体效率[2]。今后，医院要加强对系统功能的优化和集成，对复杂的业务流程做深入的研究和完善，进一步挖掘系统的效能提升潜力。​

从用户体验来看，该系统在易用性、功能性满意度和培训效果上均有不足之处。医院需要从多个方面进行改进，以提高用户体验。在系统的设计中，充分考虑员工的使用习惯，简化业务流程，优化用户界面；根据员工的需要，对系统功能进行改进，尤其是高层次功能的开发和应用[4]。在培训方面，要丰富培训形式，采取线上线下相结合、案例教学和个性化辅导相结合的方法，提高培训效果，提高员工的接受性和运用能力。​

在数字化转型背景下，医院行政办公自动化系统的应用取得明显成效，同时也面临着许多挑战。医院应该正视系统应用过程中出现的一些问题，在系统优化、成本管理、管理创新和用户体验上进行改进，使行政办公自动化系统在数字化转型过程中发挥重要作用，促进医院管理水平和服务质量的整体提升。未来的研究进一步扩大样本范围，深入探究不同类型医院对 OA系统应用的差异，为医院数字化转型提供更有针对性的建议[5]。

参考文献：

[1]夏回. 基于OA系统的医院工作流程优化研究[J]. 科技视界，2024，14（34）：127-131.

[2]张凯. 医院办公自动化系统的功能设计及拓展[J]. 福建电脑，2021，37（1）：71-73.

[3]韩媛媛，张明，张丁元，等. 基于"大数据+人工智能"的多院区医院行政管理工具探索[J]. 中国医药导报，2024，21（17）：177-180.

[4] 解正国.OA办公自动化系统在医院信息化管理中的应用研究[J].  2024（11）：39-41.

[5] 张晶.基于OA办公自动化系统在医院信息化管理的实践与应用[J].办公自动化， 2023， 28（7）：12-14.

作者简介：徐田甜，出生年月：19900905，性别： 女，民族：汉，籍贯：四川，研究方向：公共管理，学历：硕士研究生。