文书业务档案管理中的档案管理标准化与规范化建设

一、文书业务档案管理概述

文书业务档案管理是指对机关、团体、企事业单位在履行职能过程中形成的具有保存价值的各种文书材料进行科学管理的一项专业工作。它包括文书的形成、收集、整理、鉴定、保管和利用等整个过程的管理，以保证文件资料的真实、完整、安全和有效利用。文书业务档案管理坚持“前端控制、全程管理”，从源头抓起，规范文件形成，保证归档质量。现代文书档案管理已由传统的纸质管理向数字化、信息化方向发展，通过电子文件系统来实现文书处理与档案管理的无缝对接，科学规范的文书业务档案管理既是机构记忆的保存者，又是行政决策的参考依据，对提升机构工作效率、保障信息安全、促进信息资源共享、支持历史研究具有重要意义，是单位信息资源管理的重要组成部分。

二、文书业务档案管理中的档案管理标准化与规范化建设路径

（一）构建完善的档案管理标准体系

档案管理标准体系是文书业务档案管理规范化的基础。档案管理标准体系包括基础标准、技术标准、管理标准和服务标准四类。基础标准主要是规定术语定义、分类编码、文件格式等基础内容；技术标准主要是规定文件的收集、整理、保管、鉴定等技术环节；管理标准主要是规定机构设置、人员配备、职责分配、绩效考核等管理内容；服务标准主要是规定档案利用、查阅、复制、信息服务等服务规范。档案管理标准体系构建时，应遵循系统性原则，各层级标准相互衔接、相互支持；适用性原则，根据单位实际，制定切实可行的标准；前瞻性原则，充分考虑档案管理信息化发展需要；开放性原则，与国家、行业标准相一致、相兼容。标准体系建设应联系单位档案管理实际情况，采用“清理—分析—制定—实施—评价—改进”的循环手段，逐步将标准内容充实起来，最终形成涵盖全过程、所有要素的档案管理标准化体系，为档案规范化管理提供科学参考。

（二）推进档案管理流程再造

档案管理流程再造是达到标准化与规范化的关键环节，文书业务档案管理流程再造需以价值链分析为根基，以信息技术为依托，重新梳理并科学组织传统档案管理各个环节。全面梳理当前文书档案形成、收集、整理、保管、应用等各个流程中存在执行低效、职责模糊、环节衔接不当等现象。接着借鉴先进管理理念，采用精益管理、全面质量管理等方式，对核心步骤开展价值考量并重新规划。然后确定各流程关键把控之处，制订出标准的操作流程，保证档案管理活动处于有效掌控之下，能够被追踪检查。此外还要加大流程信息化建设力度，通过电子档案文件系统、数字档案馆等技术途径，把档案管理各个环节整合起来，做到信息共享。流程优化要突出前端控制理念，把档案管理需求提前到文件产生阶段，执行源头治理，改进归档文件品质。而且，流程再造也要注重档案管理与业务管理的融合，做到“业务流程与档案流程一体化”，促使档案管理由被动服务转为主动参与。

（三）强化信息化与标准化协同推进

档案管理信息化建设是标准化和规范化的技术支撑，文书业务档案管理信息化建设要严格执行有关技术标准，保证系统功能和业务需求高度契合，档案管理系统要支持元数据标准化管理，按照国家档案局《文书类电子文件元数据方案》等标准规范，建立起完备的元数据体系，达成对电子文件全生命周期的有效把控，还要加强系统安全标准化建设，完善身份认证、访问控制、操作审计、容灾备份等安全保护机制，保证电子档案的真实、完整、可用和安全，推进信息资源标准化整合，统一文号编码、分类方案、存储格式和检索语言，促使各种档案信息做到互联互通，重视档案数字化标准化执行，规范纸质档案数字化流程和质量控制标准，保证数字化成果符合长久保存的要求。信息化建设要采用“总体规划、分步实施、重点突破、持续改善”的策略，防止出现技术和业务脱离的情况，还要重视培养复合型人才，提升档案人员的信息技术应用水平，让他们既懂档案业务又通晓信息技术，从而推动档案管理标准化和信息化的协同发展。

（四）建立健全标准化保障机制

档案管理标准化与规范化建设要靠完备的保障机制来支撑，第一，完善组织保障机制，成立以单位主要领导为组长的档案标准化工作领导小组，明确各部门的职责分工及协作机制，营造“领导重视，部门配合，档案部门牵头，全员参与”的工作氛围；第二，完善制度保障机制，制定档案管理标准化实施办法、考核办法等配套制度，把标准化要求纳入单位规章制度体系，提升制度执行力度；第三，完善人才保障机制，重视档案专业人才的培养与引进，开展标准化知识培训，提升档案人员的标准化工作能力；第四，完善监督评估机制，建立标准实施情况定期检查、评价与反馈机制，及时找出并解决问题；第五，完善资源保障机制，保证标准化建设所需的资金、设备、场地等资源投入，为标准化工作提供物质保障。重视标准实施效果的评价，制定科学、合理的评价指标体系，采取定性与定量相结合的方式，客观评价标准化工作的实施效果，为持续改进提供参考。

三、结束语

综上所述，文书业务档案管理的标准化与规范化建设是一项系统工程，需要理论与实践相结合，制度与技术相融合。通过构建完善的标准体系、优化管理流程、推进信息化建设和健全保障机制，可有效提升档案管理水平和服务质量。随着数字化转型深入推进，文书档案管理将面临更多机遇与挑战。唯有坚持标准引领、创新驱动，才能促进档案工作现代化发展，更好地发挥档案在传承历史、服务当代、惠及后世中的独特价值。

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