精细化管理“密钥”：解锁基层行政单位档案管理的新模式

引言：档案是乡镇政府履职过程的真实记录，是基层治理体系运行的重要支撑工具。随着国家对基层治理能力提升的重视，乡镇档案的功能正从“材料留存”向“过程治理”与“数据支撑”延伸。无论是民政服务、村级事务、乡村振兴项目，还是应急管理、环境巡查等治理场景，档案都在全流程中发挥着责任明确、过程可查、风险可控的重要作用。当前，面对基层工作内容多样、资源分散、人员不足等实际困境，传统的静态归档方式难以满足“全流程留痕、全过程监督”的治理需求，亟须通过制度、技术、机制与队伍的系统化重构，推动乡镇档案管理迈向精细化、智能化、集成化的现代治理路径。

1、乡镇档案管理的战略价值

1.1 公共政策执行的责任凭证

惠农惠民政策全面推行进程中，乡镇构成政策落实的"核心场域"，低保审查、农房改造、农业生产补助、村容整治等业务覆盖范围广、规范标准严、监管要求高，客观要求"全流程建档、可追溯核查"。档案形成不可替代的凭证体系，政策实施过程获得可靠支撑，执行结果具备追溯可能。以低保审批流程为例，入户调查表、民主评议记录、公示影像资料等内容串联形成证据闭环，面对信访质疑时，档案记录成为过程复盘与责任划分的基础依据。

1.2 基层治理决策的重要参照

信访材料、纠纷调解卷宗、巡查日志等持续沉淀为基层社情数据库，档案归类整理揭示出群众诉求集聚区域、重复性纠纷类型、治理盲区分布，这类结构化数据辅助乡镇预判潜在隐患、动态配置行政资源、改良治理工具。某村土地权属争议三年间反复出现，档案记录支撑普法策略调整与资源配置优化，推动治理响应由被动处置转向主动干预；信息归档机制实质转化为治理能力提升的催化剂，基层治理从经验驱动转向数据驱动的范式逐步显现。

1.3 村级事务监督的制度保障

村级工程实施、财务收支及公示流程密切关联群众现实利益。缺少规范档案记录体系易导致政策执行偏差、权责混乱与公共信任危机，建立统一档案台账与归档清单，实施节点同步归档机制，事项的全过程痕迹得以完整保存，村务公开透明度、公信力由此提高。建设项目各环节资料同步归集，此申报、立项、施工至验收，业务闭环自然形成，内部监督与外部审计需求均被满足，事后责任划分依托真实完整的制度支撑，这种机制成为村级治理规范化的基础保障。

2、基层行政单位档案管理的主要措施

2.1 标准重构，流程再造

首先，以业务导向重构档案标准体系是基础工作。制定《乡镇档案工作操作指引》，在政务服务、民政事务、农村建设等主要领域设立配套档案清单与归档标准，做到“事项开展—资料生成—同步归档”闭环运行，落实“档随事走”原则。其次，推行动态化、差异化管理机制，根据材料的敏感程度、使用频率与保存价值，设立档案保管期限分级制度。如常规性公示信息按月整理归档，重要事项如村务会议、涉众矛盾处理等资料需长期保存并分类存储。此外，对巡查记录、应急事件处置等实时资料实行快速归档机制，为后续研判与问责提供时间连续性依据，推动档案系统由静态存放转向动态治理中枢[1]。

2.2 数字赋能，智慧管理

智能化转型构建乡镇档案管理的数字底座。基层机构配置移动审批终端、电子签名设备、云归档模块，文件创建环节自动触发存储机制，形成"审批留痕-归档同步-调取快捷"闭环管理模式。档案室智能化改造已覆盖多个应用场景，查档方式由物理空间翻阅升级为云端信息定位，民政业务场景展示典型应用价值，其申请表单、审批材料、会议文件实时归集至数据库系统，分类标签与溯源链条同步生成，人工操作误差率下降，材料完整度达 99.6% 。电子管理平台实现扫描影像化、审核智能化、入库自动化三阶段贯通，业务过程文件杜绝事后追溯补录，归档响应速度缩短至12 秒以内。探索构建跨系统数据通道，将户籍信息库、资金监管模块、村务办理端口与档案库动态关联，形成业务流与档案流实时互锁的运行体系[2]。

2.3 跨域协同，链式集成

现代储备管理体系跨越部门协作、延伸业务链条的背景下，档案工作已突破单纯记录属性，向业务流程的起点渗透融合，其管理模式转变为部门协同运作、链式集成的新型机制，消除信息阻隔、聚合管理要素成为释放档案全周期价值的必然选择。

一是跨部门档案共享平台构建成为基础性工程，财政机构-储粮部门-经营主体构成三元协同框架，集成轮换计划编制、专项资金调拨、质量检验结果等重点业务模块的数据互通与即时归档功能，这种平台设计既确保数据源头可靠性、格式标准化及归档时效性，又能依靠自动归档触发器促成档案系统与业务体系的无缝衔接，部门信息壁垒消除的同时，完整动态的审计监督资料库得以构建。

二是借鉴企业项目管理理念，推动档案管理前移介入。主要借鉴PMO（项目管理办公室）运作框架，基层粮储机构可组建轮换专项工作团队，档案建设任务纳入决策过程形成多维度协同，重要节点如项目方案拟定、轮换节奏调控、现场作业协调阶段，档案人员需深度介入决策会议，同步完成流程节点建档与权责关系标注，业务前端嵌入档案管理机制后，资料的系统性、逻辑性与合规性获得显著提升[3]。

2.4 人才提质，梯队建设

档案事业的高质量发展需要依赖高素质复合型人才的持续支持，在基层管理体系内部，信息化与智能化转型促使传统保管员队伍结构及能力模型发生变革，梯队建设与制度激励共同推进经验传递和技术革新的双重进程，打造可持续人才支持体系已成为档案精细化管理的关键保障。

一是构建"老保管员-数字专员"双岗协同模式，形成代际能力互补生态，采用AB岗工作机制融合老员工的业务积淀与青年技术员的信息化素养，构建职责互补、能力协同的新型管理模式，老员工负责审核粮情档案。

二是完善档案人才激励机制，强化岗位吸引力，将电子签章、数字化归档等技术能力纳入保管员考核体系，推动传统"仓廪看守"角色向信息化管理方向转型。

2.5 规范导向，制度固基

制度规范构成档案管理持续运行的基石。基层行政单位面临职责界限模糊、操作标准松散、监管真空频现等管理难题，亟待制度创新打造管理闭环机制，确保全生命周期管理实现标准化运作、流程化推进、可持续迭代。

一是完善制度体系。立足乡镇特性，系统梳理管理节点的权责划分与操作标准，制定覆盖归集、整理、保管、移交、销毁全流程的制度框架。重点规范档案生成环节的管理标准，明确目录清单编制要求，规定数字化流程细则，确立电子签章操作标准，确保操作规范统一、流程衔接闭环。制度文本需与执行指引结合，提升一线执行力，优化制度落地效果。

二是健全监督评价机制。建立管理绩效考核体系，将制度执行实效纳入单位年度目标与个人岗位考核，增强责任追溯效能。推动内部审计与第三方评估协同监督，定期查验档案数据完整性、准确性、及时性，促进管理规范从文本要求转化为实践约束。通过制度体系建设筑牢基层管理规范化根基，既保障管理实践有序推进，也为数字化转型、风险防控提供制度支撑与治理依托，建立制度驱动规范升级、规范保障质量提升的可持续发展机制。

2.6 档数融合，价值再造

在数字政府与智慧治理体系不断推进的背景下，档案与数据的融合已成为推动基层档案管理转型升级的关键路径。人事档案作为典型的业务型档案，其数据属性显著，亟需打破“档归档、数归库”的二元分离模式，实现档案与业务数据、信息系统的深度融合，从而释放档案的治理价值与服务潜能。

一是推进档案信息结构化转化，实现数据资产沉淀。动原始档案的结构化、标签化处理，构建统一的档案元数据体系。通过档案信息的标准化抽取与字段重构，将静态文书资料转化为可计算、可分析的数据资产，以此为后续管理提供数据支撑。

二是打通档案系统与业务平台，实现数据共享与回流。推动档案系统与财政拨付、仓储调度、质检管理等业务平台间的数据接口建设，实现在业务流转中同步生成档案记录，形成“业务即档案、数据即凭证”的工作机制。同时，推动归档数据反哺业务系统，在异常分析、趋势研判、问责溯源等应用场景中实现“档案驱动业务”的价值再利用。“档数融合”不仅提升了档案的信息密度与利用效率，也使档案从传统的“凭证材料”转型为“数据资产”，实现档案治理与数字治理的深度嵌套，是实现基层档案工作高质量发展的重要引擎。

3、结束语：综上，档案在乡镇治理体系中的作用已不再局限于“事后记账”，而是贯穿于公共事务运行的全过程，成为责任留痕、流程规范、治理提升的关键支点。面对多元任务叠加、事项管理复杂、治理手段数字化转型的新要求，乡镇档案管理需以精细化为主线，推动标准优化、技术赋能、机制协同与队伍建设深度融合，构建动态运行、智能支撑、全周期管理的现代档案治理体系。唯有打破“材料归档”的传统范式，实现档案与业务同步、与制度嵌套、与数据共生，方能真正释放其在政策执行、群众服务、风险防控中的治理价值。作为国家治理体系的基层单元，乡镇要以改革创新为动力、以规范提升为抓手，在“小档案”中做出“大文章”，为基层治理现代化提供坚实的数据支撑和制度保障，推动实现政府运行高效、群众事务透明、治理能力可持续的战略目标。

参考文献：

[1]陈少敏. 基于精细化管理理论的基层行政单位档案管理工作优化策略探究 [J].兰台内外, 2025, (17): 72-74.

[2]张帅. 对行政单位档案管理创新思路的探讨 [J]. 办公室业务, 2020, (22):115-116.

[3]邱松玲. 加强行政单位档案安全管理的对策探析 [J]. 科技创新导报, 2021, 18(23): 102-104.