景区管理档案全生命周期管理模式优化策略探析

一、景区管理档案全生命周期管理现存问题

（一）档案形成与收集阶段

在档案形成阶段，缺少一套统一且规范的记录标准，景区内各个部门对于档案内容以及格式的记录存在显著的差异，这种情况使得档案信息呈现出碎片化的状态，并且不够完整，在收集的过程中，部门之间的沟通协作并不充分，出现了档案遗漏以及归档延迟等现象。比如景区活动策划部门大多会因为忽视档案留存这一问题，导致活动相关资料有所缺失，对后续活动的复盘以及经验总结造成了影响。

（二）档案整理与存储阶段

档案整理过程中，缺少科学的分类办法，部分景区只是单纯地依据时间或者部门进行分类，导致检索效率十分低下，在存储方面，纸质档案库房的环境不符合标准，温湿度失去控制，以及虫害等问题，容易对档案造成损坏，电子档案的存储格式并不统一，兼容性较差，并且存在数据丢失以及泄露的风险，难以契合长期保存的需求。

（三）档案利用与处置阶段

档案利用服务呈现出水平欠佳的状况，检索方式较为落后，大多依靠人工查找，难以迅速回应景区运营管理以及游客服务等场景所产生的需求，在档案处置环节中，缺少科学的鉴定标准以及规范流程，针对到期档案的处置较为随意，这可能致使有价值的档案被错误销毁，或者无价值的档案长时间堆积。

二、景区管理档案全生命周期管理模式优化策略

（一）完善制度体系，规范管理流程

构建一套适用于档案全生命周期的管理制度，清晰界定各阶段的管理标准以及操作规范，于档案形成阶段，统一档案记录模板以及内容要求，在收集阶段，构建跨部门协同机制以及定期归档制度，整理阶段，运用科学分类方法，例如按照业务类型、主题等给予分类，同时规范编目规则，存储阶段，制定纸质与电子档案的存储标准，强化库房环境管理以及数据安全防护，利用阶段，简化借阅流程，建立快速响应机制，处置阶段，成立鉴定小组，制定档案鉴定与销毁细则，保障处置工作规范有序开展。

（二）强化技术应用，提升管理效能

引入先进的技术手段，构建智能化的档案管理系统，借助物联网技术实现档案库房环境的智能监测以及调控，以此为纸质档案营造出优良的存储条件，通过 RFID 技术达成档案的定位与追踪，提升调阅的效率，运用大数据和人工智能技术，针对档案数据展开挖掘与分析，为景区客流量预测以及旅游产品开发等方面提供数据方面的支持。采用区块链技术保障电子档案的真实性，保证数据的安全，搭建档案共享平台，实现景区各个部门档案信息的实时共享。

（三）优化管理流程，提高服务质量

对档案管理流程给予优化，尽力削减冗余的环节，于收集和整理的阶段，借助数字化工具达成档案在线提交、自动分类以及编目，在利用阶段，开发线上档案查询系统，支持多条件检索以及模糊查询，提供个性化档案服务，构建档案利用反馈机制，依据景区工作人员、游客等用户的需求，持续改进服务内容和方式，以此提升档案利用效率以及满意度。

（四）加强人才培养，夯实管理基础

强化对档案管理人员的培训工作，定期开设档案管理专业知识以及信息技术应用等培训课程，以此提升他们的业务能力以及数字化操作水平，鼓励管理人员参与行业交流和学习活动，了解前沿的管理理念与技术，引入具备档案管理、信息技术、旅游管理等多学科背景的复合型人才，优化人才结构。构建人才激励机制，把档案管理工作成果纳入绩效考核范畴，以此激发人员的工作积极性与创新能力。

结论

经过全面分析可以得出，对景区管理档案全生命周期管理模式加以优化，是提升景区管理水平以及服务质量的关键举措，借助完善制度体系、强化技术应用、优化管理流程、加强人才培养等策略，再加上加强组织领导、强化监督考核、保障资金投入等保障措施，可切实解决现存问题，达成档案管理的科学化、规范化以及高效化。在未来，随着景区管理需求持续变化以及技术不断发展，仍需持续优化管理模式，契合景区发展需求，为景区可持续发展给予有力的档案信息支持。

参考文献

[1] 李淑琴. 用好用活档案 服务景区发展——九寨沟管理局档案服务工作点滴 [J]. 四川档案 . 2021 (04) :51-52.

[2] 王燕 . 大数据时代九寨沟景区档案管理工作的机遇与挑战 [J]. 办公室业务 . 2018 (10) :134.

[3] 余雪梅 . 浅析旅游景区重大活动档案资料的收集工作 [J]. 办公室业务. 2017 (11):92-93.

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作者简介】刘云龙，男，汉，衡阳人，大专学历，现工作于湖南省衡阳市蒸湘区雨母山管理处，从事景区档案研究工作。