提升事业单位档案管理工作效率的路径研究

引言

在事业单位履行公益职能、推动可持续发展的进程中，档案管理工作是不可或缺的基石。它系统记录单位发展轨迹，涵盖业务活动、政策执行、资产变动等核心信息，既是梳理历史脉络的依据，也为决策制定、服务优化、风险防控提供精准数据支撑。然而，当前部分事业单位档案管理存在效率低下问题，如检索耗时久、信息共享不畅，严重制约档案价值发挥，影响单位整体工作推进。在此背景下，深入研究提升档案管理效率的有效路径，具有重要现实意义与实践价值。

1事业单位档案管理工作的重要性

1.1 为单位决策提供依据

事业单位的决策需要基于全面、准确的信息。档案中包含了单位历年的业务数据、项目成果、经验教训等内容。通过对这些档案的分析和研究，单位领导能够了解单位的发展状况和趋势，从而做出科学合理的决策。例如，在制定年度工作计划时，参考以往的业务档案，可以明确工作重点和方向，避免盲目决策。

1.2 保障单位工作的连续性

档案记录了事业单位各项工作的开展过程和结果。当人员变动或工作交接时，新的工作人员可以通过查阅档案，快速了解工作的历史情况和现状，从而顺利接手工作，保障单位工作的连续性。同时，档案也是对单位工作的一种客观记录，能够为后续的工作提供参考和借鉴，促进工作的不断改进和完善[1]。

1.3 维护单位的合法权益

在事业单位的运营过程中，可能会涉及到各种法律纠纷和权益问题。档案作为重要的证据材料，能够为单位维护自身合法权益提供有力支持。例如，在处理合同纠纷、知识产权纠纷等问题时，相关的合同档案、技术档案等可以证明单位的主张和权益，避免单位遭受不必要的损失。

2事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 管理理念落后

部分事业单位对档案管理工作的重视程度不够，仍然将档案管理视为一项简单的保管工作，缺乏对档案信息资源的开发和利用意识。在档案管理过程中，注重档案的收集和存储，而忽视了档案的整理、分析和利用，导致档案的价值无法得到充分发挥[2]。

2.2 信息化建设滞后

随着信息技术的快速发展，档案管理的信息化已经成为必然趋势。然而，一些事业单位的档案管理信息化建设滞后，仍然采用传统的手工管理方式，效率低下且容易出现错误。同时，缺乏先进的档案管理软件和设备，无法实现档案的数字化存储、检索和共享，影响了档案管理工作的效率和质量。

2.3 人员素养有待提高

档案管理工作需要具备专业知识和技能的人员来承担。但目前部分事业单位的档案管理人员专业素养不高，缺乏系统的档案管理知识培训，对档案管理的新方法、新技术了解不足。此外，档案管理人员的工作积极性和责任心也有待提高，存在工作敷衍、应付了事的现象。

2.4 管理制度不完善

部分事业单位的档案管理制度不完善，缺乏明确的档案管理流程和标准，导致档案管理工作随意性较大。在档案收集、整理、保管、利用等环节，存在职责不清、操作不规范等问题，容易造成档案的丢失、损坏和泄露，影响档案管理工作的正常开展。

3提升事业单位档案管理工作效率的路径

3.1 更新管理理念，强化档案意识

事业单位领导要充分认识到档案管理工作的重要性，将档案管理工作纳入单位的整体发展规划中，加大对档案管理工作的支持和投入。同时，通过开展档案管理知识培训和宣传活动，提高全体员工的档案意识，使他们认识到档案管理与自身工作的密切关系，积极参与和配合档案管理工作。

档案管理人员要更新管理理念，树立档案信息资源开发和利用的意识。不仅要做好档案的收集和保管工作，还要注重档案的整理、分析和研究，挖掘档案的潜在价值，为单位的决策和发展提供有价值的信息支持。

3.2 加强信息化建设，实现档案管理现代化

加大对档案管理信息化建设的投入，引进先进的档案管理软件和设备，实现档案的数字化存储、检索和共享。建立完善的档案管理信息系统，将档案的收集、整理、保管、利用等环节纳入系统管理，提高档案管理工作的自动化和智能化水平。

加强档案信息资源的整合和开发，建立档案数据库，实现档案信息的集中管理和共享。通过对档案信息的分析和挖掘，为单位的决策和发展提供数据支持和参考。同时，要注重档案信息的安全保护，采取加密、备份等措施，防止档案信息的丢失、损坏和泄露。

3.3 提高人员素养，加强队伍建设

加强对档案管理人员的专业培训，定期组织档案管理知识和技能培训课程，邀请专家学者进行授课和指导，使档案管理人员掌握先进的档案管理理念、方法和技术。鼓励档案管理人员参加相关的学术交流活动，拓宽视野，不断提升自身的专业素养。

建立健全档案管理人员的考核激励机制，将档案管理工作的绩效与个人的薪酬、晋升等挂钩，激发档案管理人员的工作积极性和责任心。同时，要注重引进高素质的档案管理人才，充实档案管理队伍，提高档案管理工作的整体水平 [3]。

3.4 完善管理制度，规范档案管理流程

建立健全档案管理制度，明确档案管理的职责和权限，规范档案管理的流程和标准。制定档案收集、整理、保管、利用等环节的操作细则，确保档案管理工作有章可循、规范有序。加强对档案管理制度执行情况的监督和检查，对违反制度的行为要及时进行纠正和处理。

加强档案的安全管理，建立档案安全管理制度，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全和完整。同时，要加强对档案利用的管理，严格按照规定的程序和权限提供档案查阅服务，防止档案信息的泄露和滥用。

3.5 加强部门协作，促进档案资源共享

事业单位的档案管理工作涉及多个部门，需要各部门之间的密切协作和配合。建立部门之间的档案信息共享机制，打破信息壁垒，实现档案资源的有效整合和共享。各部门在开展工作过程中，要及时将相关的档案资料移交到档案管理部门，确保档案的完整性和及时性。

加强与其他事业单位和相关机构的交流与合作，实现档案资源的跨单位、跨部门共享。通过资源共享，可以扩大档案信息的来源和范围，提高档案的利用价值，为单位的发展和社会的进步提供更好的服务。

结束语

事业单位档案管理工作效率的提升是一项系统工程，需要从管理理念、信息化建设、人员素养、管理制度等多个方面入手，采取切实有效的措施加以改进和完善。通过更新管理理念，强化档案意识，加强信息化建设，提高人员素养，完善管理制度，加强部门协作等路径，可以有效提升事业单位档案管理工作的效率和质量，充分发挥档案的价值和作用，为事业单位的发展和社会的进步提供有力支持。在今后的工作中，事业单位要不断探索和创新档案管理工作的方法和模式，适应时代发展的需求，推动档案管理工作不断迈上新台阶。

参考文献：

[1] 陈姬 . 办公室文书档案收集与归档工作探讨 [J]. 办公室业务 ，2018，（02）：116.

[2] 杨庆波 . 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革探讨 [J]. 兰台内外 ，2025，（22）：51-53.

[3] 郭占元 . 新时期档案管理信息化的对策探究 [J]. 兰台内外 ，2025，（25）：10-13.