合同管理内部控制优化策略研究

引言：

合同管理作为企业运营中的关键一环，对企业的经济效益、法律风险以及社会形象产生直接影响。随着业务规模不断扩充，部分企业在合同管理中碰到诸问题，而提升并完善合同管理的内部把控能力，可切实提升合同管理的效率，压缩法律风险空间，提升企业的市场竞争水平。

1. 合同管理内部控制的重要性

1.1 保障合同合规性

随着《民法典》《公司法》等法律法规对合同订立、履行、变更等环节的约束愈发严格，企业合同一旦出现主体资格不合法、条款违背强制性规定、签约程序不合规等情形，不仅会致使合同无效，还可能引发行政处罚、司法诉讼等法律后果，给企业声誉和经济收益造成双重负面影响。

合同管理内部控制通过构建全流程合规审查体系，规定法务部门全程介入合同条款审核，要求严格核验签约对方的资质，规范法定代表人或其授权代理人的签字盖章流程，同时审查合同文本的合法性与完整性，保证合同从起草、评审直至生效的每个环节都符合法律规定与行业标准，有效规避因合规缺陷引发的法律风险，为企业合法经营构筑制度壁垒。

1.2 强化内部管理规范

合同管理覆盖业务、法务、财务等多部门合作，若没有内控约束，极易出现职责模糊、流程紊乱、信息不通等问题，致使跨部门协作效率降低、资源内耗增大，合同管理内部控制通过构建标准化的制度体系，精准划分各部门在合同起草、审核、履行、归档等环节的权责范围。例如：明确业务部门承担需求对接与履约跟踪工作、法务部门聚焦合规审查、财务部门管控款项收支，同时制定统一的合同模板、审批时间、归档标准等操作规范，使各环节流程规范有序。

规范化管理还可以减少部门间相互推诿、重复劳作等内耗现象，提高整体运营的效率，还能够通过明确的流程标准与考核机制，助力企业构建严谨、有序的管理文化，进一步优化内部治理结构，使企业在业务拓展和风险应对方面拥有更稳固的管理根基，保障长期稳定发展[1]。

2. 合同管理内部控制优化策略

2.1 构建全生命周期制度

在合同发起时，要明确业务部门提出合同需求的前置要求，包括提供全面的业务背景资料、界定合同标的、数量、质量标准和履约期限等关键要素，同时建立统一的合同起草模板库，为采购、销售、服务等不同合同类型预设标准条款，减少因条款疏漏或表述不清引发的后续纠纷。在合同审查阶段，要细化多级审查机制，规定业务部门首先对需求匹配情况进行初步审核，法务部门主要审查条款是否合法合规及存在的风险点，财务部门聚焦于款项支付方式、周期以及成本测算的合理程度，重大合同需引入管理层集体评审，规避单一部门决策的片面性。

在合同签约阶段，要对签约流程加以规范，界定授权签约人的权限边界并明确授权证明文件的管理规则，规定对签约对方资质证明进行存档备案，同时确定合同盖章、份数管理及原件留存的具体标准。而在合同履行期间，应构建履约跟踪体系，规定业务部门定期更新履约进度台账，明确款项支付、货物交付、验收确认等关键环节的操作准则，针对逾期履约、变更需求等异常状况设定上报流程与处理期限。在合同变更和终止环节，制度需确定变更或终止的合法触发情形，规定补充协议或终止协议必须采用书面形式签订，且需执行和原合同相同的审查审批流程，避免随意变更引发的权责不明。

在合同进入归档环节，要统一档案管理规范，确定电子与纸质档案的存储样式、保管时长、查阅权限以及销毁办法，保障合同档案完整、安全且可追溯，该全流程覆盖的制度设计，既可以消除合同管理中的空白和漏洞，防止因流程断裂产生的风险，又可明确各环节操作标准与责任主体，提升跨部门协作效率，为合同管理内部控制的有效落地筑牢制度根基。

2.2 建立风险评估机制

集团应构建由法务、财务和业务骨干组成的合同管理专项团队，全方位覆盖采购、销售、技术合作等各类合同，专项团队借助多种方式推进工作，利用文件审查，对过往及现存合同进行全方位排查，深入核查条款是否与法律法规、集团内部规章制度相符，避免任何潜在法律漏洞。同时，向各部门发放专门定制的合同管理现状调查问卷，收集基层在合同签订、执行过程中遇到的问题与意见，从实践操作维度挖掘风险隐患。

在开展针对过往合同纠纷案例的深度数据分析，精确找出如合同主体资格审查不严格、关键条款含混引发争议等，制作详细的合同管理流程图，以直观形式呈现合同从发起、谈判、签订直至履行、变更、终止的全流程，识别流程中如审批环节缓慢、信息传递受阻等风险 [2]。

在完成风险识别后，集团以定性与定量相结合的方式进行风险分析，依托风险矩阵，按照风险发生可能性和影响大小，将合同风险分为高、中、低三个等级。针对高风险合同，例如包含重大投资、复杂技术转让的合同，重点评估合作方的信用水平，全面调查其过往履约表现、财务状况和行业声誉等；针对合同条款风险，对条款完备程度、权利义务对等状况、违约责任明确程度等进行评估，分析工作结束后，制作全面的风险评估报告，精准找出合同管理中的关键问题与风险隐患，为后续制定针对性防控策略提供依据，以此来促进其发展。

结论：

总而言之，要想加强合同管理内部控制，不断提高内部控制水平，还需要综合考虑各种控制措施和实际情况，从而进行有利方案选择，进而为不同类型企业提供更精准、更具前瞻性的内控方案，助力企业在合规经营中实现高质量可持续发展。

参考文献：

[1] 陈頔 , 程澄 . 新时代国有企业合同管理内部控制优化路径研究 [J]. 中文科技期刊数据库 ( 全文版 ) 经济管理 ,2025(8):128-131

[2] 刘宵龙 , 陈芳菲 , 谢磊 . 内部控制视角下公立医院医疗设备合同管理优化研究 [J]. 江苏卫生事业管理 ,2025,36(4):553-556

作者简介：吴艳，女，江苏省张家港市人，汉族，1993 年10 月出生，学历：本科，职称：初级会计师。