大数据时代企业人力资源档案管理创新思考

引言

人力资源档案是单位科学决策、进行人才战略规划的重要依据。传统档案管理模式存在流程繁琐、信息分散、利用效率低等不足，需要强化档案管理赋能，提升单位人力资源管理水平。

1 当前人力资源档案管理状况及挑战

当前，人力资源档案管理工作存在诸多问题，如在档案信息中，相关内容不够详细、完整；未能在规定时间内完成更新工作；虽然落实了管理举措，但整体与规范内容存在明显的差距等。在一系列问题下，影响了档案的利用效果，导致企业、单位等不能够在短时间内调用需要的人力资源信息。另外，如今信息技术大范围应用，如果依然应用先前的档案管理方式，将不能有效适应数字化局势。故而，在档案的管理工作中，要结合信息时代的特点，规范管理手段，融入精细化思路，促使档案管理高效推进。

2 大数据时代企业人力资源档案管理创新路径

2.1 加强档案信息化建设

企业应当认识到信息化建设在人力资源档案管理中的重要性，并相应地加大投入，以实现档案管理的信息化与数字化，从而大幅提高档案管理的效率。强大的硬件基础是信息化建设的前提，可以确保数据存储和处理的速度与安全性，企业需要升级硬件设备设施，购置高效的服务器、存储设备和安全设施，以支撑档案信息化建设的需求。企业应当采纳先进的档案管理软件系统，这些系统应具备全面的档案管理功能，如收集、整理、存储、检索、统计及分析等，使得人力资源档案管理的全过程实现自动化和智能化。通过这些软件，人力资源部门可以快速检索任何员工的档案资料，实行有效管理和合理利用。企业还需要对人力资源档案展开数字化处理，这涉及将传统的纸质档案转化为电子档案，通过扫描、OCR 识别等技术将纸质文档转换成电子文件，不仅减少了物理存储空间的需求，还提升了档案的可访问性和可管理性。

2.2 大数据在信息化管理中的核心应用

在大数据分析驱动的管理模式中，数据采集是基础环节。通过集成传感器技术、物联网技术与企业内部各类管理系统，可以全面收集各类人力资源数据。通过与薪酬管理系统、考勤系统、招聘系统等业务系统的集成，能够实现数据的实时自动采集和上传，确保数据的及时性和全面性。为保证数据流的高效处理，采用大数据平台将来自各个部门的数据进行统一处理。数据采集环节的核心在于确保所有数据源之间的无缝对接，并通过数据格式的标准化与清洗，使得后续的存储、处理和分析更加高效可靠。随着采集数据的不断增多，数据管理平台必须具备按需扩展的能力，支持对海量数据的处理和存储需求，确保整个系统的灵活性与可扩展性。在数据存储和处理过程中，采用云计算平台和分布式存储架构，以确保大量数据的高效存储和快速访问。云存储通过提供弹性资源，满足不同存储需求的变化，并支持数据的大规模存储；分布式存储则在多节点间分布数据，提高了系统的容错能力，增强了数据的安全性。

2.3 深化宣传，强化干部档案意识

针对干部职工档案意识不强的问题，应从实际入手，采取多维度、立体化的宣传教育和制度约束等措施，切实提升干部职工对人事档案重要性的认识，营造全员参与、共同维护的良好档案管理氛围，推动人事档案管理工作的持续优化。公司应进一步深化《中华人民共和国档案法》及中组部对档案管理相关法规的宣传，通过单位网站、微信公众号、宣传栏等多种媒介，定期发布档案管理政策、知识等内容，实现宣传的常态化。制作图文并茂、通俗易懂的宣传册、宣传单等，向干部职工发放，督促其认识到档案及档案管理工作的重要性。强化材料形成部门的把关责任，要求其对档案材料的真实性、准确性、完整性等进行系统审核，确保材料档案质量。对于不符合要求的材料，要及时退回并要求其重新填写或补充。树立档案的法治观念和责任观念，依据《中华人民共和国档案法》中有关法规，明确档案真实性的法律边界，对篡改、伪造档案等违法行为，建立问责机制，对相关人员进行依法追责，形成不敢假、不能假的法治威慑作用，切实维护档案的真实性和完整性。

2.4 完善人力资源档案管理队伍建设

加大对人力资源档案管理队伍的培训力度，组织开展人力资源档案管理相关理论知识和先进经验的学习活动，通过专题讲座、案例分析、走访调研先进单位等多种形式，提升档案管理人员的专业素养。同时，强化法治教育和服务意识培养，切实增强档案管理队伍的综合能力。提高人力资源档案管理队伍的准入门槛，严格规范人员录用机制。建立公开、公平、公正的考试选拔制度，并将考试结果予以公示，主动接受社会监督，确保选拔过程的透明性和公信力。扩大人力资源档案管理人员队伍规模，合理增加编制数量，优化薪酬待遇，吸引和留住高素质人才。通过扩充队伍规模，减轻现有人员的工作负担，提升管理效率和服务质量，推动人力资源档案管理工作的高水平发展。

2.5 强化数据安全与隐私保护

随着信息技术的发展，人力资源档案逐渐从传统的纸质形式转向数字化存储，这种转变虽然提高了档案管理的效率，但也增加了数据被泄露的风险。因而企业必须高度重视数据安全与隐私保护，通过建立一套完整的数据安全管理制度，以此来保障人力资源档案的安全。在权限管理方面，要对人力资源档案的访问权限实施极为严格的限制，这意味着只有那些经过特定授权的人员才能够访问其中的敏感数据，通过明确的权限划分，能够有效防止未经授权的人员随意查看、篡改重要档案信息。企业还需要定期对人力资源档案展开备份，以确保在数据丢失或损坏的情况下能够迅速恢复，备份可以采用多种方式，如本地备份、异地备份以及云备份等，通过多重备份策略，提高数据的安全性和可恢复性。同时，要制订完善的备份计划和恢复流程，确保在紧急情况下能够快速有效地恢复数据。员工是数据安全与隐私保护的关键环节，企业应通过多种方式来提高员工的数据安全意识。一方面，定期组织数据安全与隐私保护的培训。在培训中，可以向员工详细介绍数据安全的重要性、常见的数据安全风险以及应对方法，增强员工对数据安全的认识和理解，培训内容包括如何正确使用密码、如何识别钓鱼邮件以及如何保护移动设备中的数据等。另一方面，通过内部通讯、海报等形式，加强对数据安全与隐私保护重要性的宣传，在企业内部营造浓厚的数据安全氛围，让员工时刻牢记数据安全的重要性，自觉遵守数据安全管理制度。

结语

强化档案管理并非一蹴而就，而是持续优化的过程。单位要通过明确人力资源档案的性质、人力资源档案所有权以及人力资源档案的收集内容和标准，加大人力资源档案管理队伍的建设力度，提高人力资源档案管理工作质量，使其更好地服务于社会、单位和个人。

参考文献：

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