教育领域人事电子档案的安全风险及隐私保护策略分析

在信息技术高速发展的背景下，信息技术越来越多地运用于教育教学中，能持续推动教育数字化的转型。人事电子档案是记录教育工作者的重要载体，包含个人基本信息、工作经历、专业职称等方面的数据，对于教育管理和决策具有重要的价值。相较于传统的纸质档案，人事电子档案具有明显的优势，这包括存储便捷、查询高效、共享性强等。但在新时代越来越多地使用电子档案的背景下，凸显出一些安全风险和隐私保护的问题。如果出现档案信息泄露或者篡改等安全问题，会对教育工作者造成严重伤害，不利于正常开展教育管理工作，可能引发社会信任危机。因此，新时期分析教育领域人事电子档案的隐私保护策略至关重要。

一、教育领域人事电子档案的安全风险

1. 物理安全风险

对于人事电子档案而言，存储设备可能面临物理破坏或丢失的风险。比如有地震、火灾、洪水等灾害风险，可能损坏数据中心的存储设备；也有可能人为的故意破坏，包括但不限于盗窃、恶意损坏等。若未能科学合理管控，很有可能带来这些物理安全风险，对档案管理工作造成很大的困难。

2. 网络攻击威胁

在信息化社会，网络攻击的方式多种多样，比如恶意软件、钓鱼攻击、勒索软件等。由于不同地区网络系统防火墙的差异，可能存在有些漏洞，黑客能基于这些漏洞入侵档案管理系统，窃取一些敏感数据或者篡改一些关键数据。新技术运用背景下，电子档案面临多终端设备的攻击风险，防控难度持续加大[1]。

3. 技术漏洞风险

电子档案管理系统本身可能存在技术漏洞，如加密算法强度不足、系统权限设置不合理等方面。在新技术持续应用于档案管理的背景下，在人工智能、大数据和云计算的加持下，管理人员可以更为便捷管理档案，但也面临着新风险。比如早期的管理系统的加密算法容易被破解，存在未知的安全漏洞等。

4. 内部人员风险

内部人员风险包括故意破坏或者疏忽大意等，这些都会造成安全风险。特别是一些别有用心之人受到利益驱使，可能非法拷贝或删除重要的人事档案数据。一些员工若权限管理不当，可能出现越权访问、误操作等情况。比如一名普通的教师由于工作需要，被授予了档案查询权限，但由于权限设置不够细致，可能会导致其访问超过权限范围内的信息，导致信息泄露的风险加大。电子档案管理的人员要意识到，内部人员风险具有防范难度大、隐蔽性强的特点。

二、教育领域人事电子档案的隐私保护策略

1. 提升人员安全意识

电子档案管理人员的能力和素养高低，直接影响隐私保护的成效。因此部门需要通过定期组织安全培训活动，提升管理人员的安全意识。培训内容包括网络安全基本常识、电子档案管理操作规范、数据保护法律法规等。培训讲师用案例讲解与组织模拟演练的方式，提高管理人员的安全意识与应急处理能力[2]。在过程中还要组织隐私保护宣教活动，提高教育工作者的自我保护意识。

例如，一些教育集团在每个季度组织一次档案管理人员的安全培训，在培训过程中，讲师通过创设模拟网络攻击的情境，指导管理人员体验电子档案管理的安全风险，再讲解科学的应对方法，以此提高管理人员的实操能力。一些学校还举办人事电子档案的隐私保护宣传活动，通过组织与开展专题讲座、发放宣传手册、推送安全提示等，普及人事电子档案隐私保护的重要性和相关知识，一系列活动让教师更为深刻地认识到保护档案信息的重要性，更加支持相关工作。

2. 加强档案技术保护

在管理电子人事档案的过程中，管理部门还要运用更为先进的加密技术，对档案数据进行全方位管理，才能更好保障数据隐私。通过构建完善的防火墙以及入侵检测系统，能够有效抵御外部攻击。在设置防火墙的过程中，需要设置访问控制规则，阻止非法访问请求，一旦发现攻击等异常行为，需要立即阻断 [3]。

例如，管理部门通过运用非对称加密算法，为教师等教育工作者档案的数据生成一对公私钥。在传输数据中，发送方运用接收方公钥对数据进行加密，只有接收方用自己的私钥才能解密，确保数据传输的保密性。在存储过程中，还需要全量加密存储档案数据，防止攻击者通过技术手段获取有效信息。同时，还可以运用数字签名技术，完整性验证档案数据，若发现数据被篡改，数字签名便失效，以此更好预防黑客攻击，让数据更为完整，更好进行隐私保护与保障数据安全。

3. 完善内部管理制度

通过建立和完善内部管理制度，严格限制档案访问权限，结合不同教师岗位需求分配最小化的访问权限。管理部门需要制定详实的数据备份和恢复方案，并定期全量与增量备份人事电子档案数据，将其存储在异地，防止本地数据丢失。

例如，对于普通教师，仅能访问自身的档案信息、教学工作相关的部分数据。人事部门管理人员可根据实际工作需要，可基于授权范围访问与管理特定的人事档案。管理部门还要定期审查与更新教师的访问权限，如果教师的工作岗位出现了变动或者职责调整，需要及时调整相应的访问权限。对教师档案信息进行定期备份，将备份数据存储在异地的数据中心。通过实施类似举措，能防止本地数据遭到损毁时，迅速调取异地的备份数据，便于开展教育管理工作。管理部门还要定期实施档案数据的恢复演练活动，定期检查备份数据是否可用，若不可用需要重新进行备份。

4. 建立健全法规机制

教育部门还要依据国家相关法律法规，制定专门针对人事电子档案管理实施细则，要规定采集、存储、使用、共享档案数据的具体环节操作流畅，明确职能职责等。政府部门需要持续防控和处理侵犯人事电子档案隐私的行为，建立专业监督检查机制，定期实施安全检查，若发现违法违规行为，及时进行处理。

例如，对于数据采集，数据管理人员需要遵循《网络安全法》《个人信息保护法》等法律法规，基于合法、正当、必要的原则，有合理合法目的地获取数据。在数据共享中，管理部门还需要严格限制共享对象和共享内容，未经授权不得将人事电子档案数据共享给第三方。为了更好落实这些举措，教育部门可以引入外部监督，通过发挥家庭、社区等的力量，监督数据管理的各个环节。

结语

综上所述，教育领域人事电子档案存在着一定的安全风险，需要做好隐私保护，通过落实以上的保护策略，能够最大可能确保数据安全，降低人事电子档案的安全风险。教育部门要综合运用这些策略，持续优化档案管理工作流程，加强安全防护体系建设，持续提升档案管理水平，通过引入人工智能、大数据等新的技术，更好提高人事电子档案的隐私保护效果，方便在人事管理中根据这些数据作出决策，可以更好促进教育数字化的进步与发展。

参考文献：

[1] 马汝芳 . 浅谈”大数据时代”科研档案收集归档管理 [J]. 百科论坛电子杂志 , 2020(008):60.

[2] 孙鹏 . 高校档案数字化建设中的安全问题及应急预案研究 [J]. 河北画报 , 2022(8):103-105.

[3] 韩冬云 , 黄睿 , 张乐莹 . 高校干部人事档案管理工作存在的问题及措施研究 [J]. 中国科技纵横 , 2024(18):135-137.