电子化档案与传统档案融合发展路径探索

引言

随着信息技术水平的不断提高，许多行业管理档案信息的方式都发生了变化，电子化档案逐渐在多个领域广泛地应用。同传统档案相比，电子化档案可以集中存储海量的档案，不仅占用的空间小，查找和传输都十分便捷。但由于对计算机、网络等依赖较大，电子化档案也面临着数据丢失、被篡改等风险。因此，探索电子化档案与传统档案的融合发展路径具有现实意义，需要相关领域积极进行融合实践。

一、电子化档案与传统档案融合的必要性

信息化时代下，传统的档案管理面临着许多新的挑战，传统档案无论是在存取、整理还是调取方面都要耗费一定的时间，与电子化档案有着很大的差异。同时，传统档案在安全保障、数据加密、备份等方面也不具备优势 [1]。电子化档案的出现则有效地弥补了传统档案的不足，推动着档案管理朝着信息化的方向发展。当然，传统档案也具有一些无可比拟的优势，比如，一些档案只要保存得当即使经过了数百年也依然可读可用，还有一些传统的文书档案在法律效力认定上有着直接效力。因此，在新的时代背景下，相关领域在推动档案管理升级的过程中有必要探索电子化档案与传统档案的融合之路，将二者的优势集中起来，使新型的档案管理模式能够有效适应未来档案管理发展需求。

二、电子化档案与传统档案融合发展路径

（一）建立电子档案与传统档案转换机制

新时期下，推动电子化档案与传统档案的融合并不是是其中一方替代某一方，而是是二者之间可以进行灵活的转换，使转换后的档案形式能更好地满足相关部门或人员的使用需求。从这一角度来说，相关领域应当建立电子档案与传统档案转换机制，并保证档案信息在转换过程中的完整性和安全性[2]。具体来说，可以采取以下做法：其一，综合分析不同档案的价值、使用频率等，决定是否要对档案进行转换。以一些比较珍贵且有着较长期限保存要求的纸质档案为例，在评估其价值和使用频率后，可以对纸质档案进行高清扫描，必要时可以使用色彩还原技术，将其转换为电子化档案，电子化档案可以用来供人们线上查阅。其二，明确档案转换标准和适用场景。拿电子化档案来说，如果查明其涉及法律方面的使用需求，可以在经过审批后转化为纸质档案。其三，建立档案转换质量审核机制。具体来说，就是在审核不同类型的档案时，应由专门的审核小组按照相关规定进行严格审核，并做好后续转换过程的监督。通过建立上述较为灵活、严谨的转换机制，能使电子化档案和传统档案的价值都充分地发挥出来。

（二）推行混合载体协同管理

要推进电子化档案与传统档案的融合，需促进二者的协同管理。简单来说，就是将二者的优势进行整合，使二者在系统运行、实体管理、安全保障等方面都实现有效的协同 [3]。对此，相关领域可以尝试推行混合载体协同管理，具体可从以下几方面入手：其一，从档案库房和设备的布局入手，充分考虑两种档案的存储需求，使传统库房和服务器机房既能相互联系，又能在空间布局上相对独立。为落实这一点，管理部门可以同步落实环境参数的差异控制以及安全措施，使两种类型档案都能妥善保存。其二，统一档案业务管理系统，使其具备处理多载体档案的能力。其中，核心业务功能应包括档案收集、整理、存储、利用等。比如，在相关人员进行档案收集时，该系统应当支持上传档案的扫描件。与此同时，扫描件和纸质的档案之间信息应当是同步关联的。必要时，应当设计特殊的关联标识。再来说档案的利用，这一环节中，相关人员在进入系统后，应当享受任意查找电子档案和纸质档案存放位置的权利，节省更多的查阅时间。其三，可以从安全管理协同的角度入手，聚焦于传统档案的库房管理和电子化档案的网络安全管理。对于前者，可以配备恒温恒湿系统、防火防盗装置等，提高档案存放的安全性。对于后者，则可以对防火墙进行升级，或者引进最新的入侵检测系统，切实提高电子档案的安全水平。通过这种多管齐下的方式，能使档案管理安全的总体水平得到提高，推动档案管理多维度的协同管理。

（三）实现双轨档案统一编目

从目前一些单位已有的电子化档案与传统档案融合管理的实践经验来看，整个过程中要完善的细节非常多，尤其是一些编目需要进行统一，这对于消除两种档案的信息壁垒来说意义重大。因此，相关领域应充分地借鉴已有经验，尝试实现双轨档案统一编目。具体可以采取以下几种做法：其一，设计编目系统，并保证系统具有十分灵活的架构。从核心元数据的角度来说，管理人员在保证数据稳定性的同时，应使其高效、灵活地使用各种类型的档案。要达到这一要求，应发挥技术人员的优势，让其结合档案的特性对差异化的元数据字段进行补充。以电子化档案为例，应补充加密状态、存储路径等字段，实现编目标准的统一。如果是传统类型的档案，应当补充的字段则应围绕着保存要求、装订方式等展开。其二，建立与双轨档案统一编目相对应的元数据核查机制。简单来说，就是需要相关人员结合具体的情况选择人工抽查，或者是使用系统进行自检，但需要保证核查的准确性。其三，积极促进编目系统与其他档案管理环节之间的联动。具体来说，就是使编目系统能够循序渐进地对接档案检索、档案调取、档案鉴定、档案利用等多个环节。这样一来，将显著地提高档案利用效率。

（四）提高档案管理人员综合能力

要使电子化档案与传统档案加速融合，并不断地推行一些新的举措，提高档案管理人员的综合能力非常关键。对此，相关领域应积极开展对档案管理人员的培训工作。一方面，可以对其开展电子化档案管理的有关培训，增加其对电子化档案的了解。同时，组织其集中学习一些新型技术以及设备的使用方法，确保其在今后的工作中采取多种方法开展档案管理工作，寻找一些新的方法促进传统档案与电子化档案的融合。另一方面，相关领域可以时常邀请一些经验丰富的档案管理人员，尤其是已经在融合管理方面取得了一些成果的人员为档案管理人员传授经验，现场进行技术和理念方面的指导，增强档案管理人员的创新意识，明确今后的努力方向。相信随着档案管理人员综合能力的不断提高，将有效加快电子化档案与传统档案融合的进程，促进档案管理水平的不断提高。

三、结束语

综上所述，在信息时代加速推进的背景下，推动电子化档案与传统档案融合发展是一种必然趋势。相关领域在促进二者融合的过程中，应理清二者之间的关系，明确二者之间的差异。同时，要尽可能将二者的优势集中起来。实践过程中，可以尝试建立电子档案与传统档案转换机制，推行混合载体协同管理，也可以尝试双轨档案统一编目。当然，还应着力提高档案管理人员的综合能力。相信通过多路径的融合，能够有效推动档案管理模式的升级。

参考文献：

[1] 苏淑瑜 . 公共资源交易电子化档案管理途径 [J]. 大众标准化 ,2024, (22): 145-147.

[2] 丁春玲 . 归档视角下人事档案电子化管理分析 [J]. 黑龙江档案 ,2023, (01): 198-200.

[3] 林丽芳. 公共资源交易电子化档案管理途径 [J]. 今日财富( 中国知识产权 ), 2022, (12): 46-48.

[4] 赵丹辉. 基于共享视角下电子化档案管理的研究 [J]. 中国战略新兴产业 , 2022, (32): 142-144.