探讨档案数字化建设与数字化档案信息的利用

引言

现在社会，计算机网络发展得又快又普及，用数字技术，既能提高文件存储和管理的效率，还能发现新的使用方法和价值。文章主要讨论了建立数字化档案的重要意义，还分析了档案数字化建设与数字化档案信息的利用路径，以供参考。

一、档案数字化的重要意义

（一）数字信息资源的管理

推进数字档案建设是完善我国政府和社保体系的好办法，能给信息共享打基础。利用电脑、通讯等把传统文件变成数字档案，能挖掘利用传统档案资料。而且，电子档案数字化管理比传统档案更便捷高效，既有利于长期保存，又能降低使用成本，提高工作效率和质量。总之，档案数字化管理有利于数字信息管理，顺应发展趋势，还能实现全方位管理，充分开发利用信息资源。

（二）保证档案资料安全性与保存

数字档案馆能最大程度保证信息安全和完整。传统纸质档案容易被自然灾害、人为破坏，还可能丢数据。构建数字档案，可以把珍贵数据用可靠的东西存成电子档，还能多备份，这样就能避免数据丢失和损坏。而且，还能设置权限、加密传输，提高资料安全性，保证资料完整又保密。

（三）实现档案资料的共享和传递

建立数字档案馆后，档案资料就能实现共享和传递了。传统纸质档案传输和共享有问题，邮寄速度慢，还容易损毁。而数字档案大概能突破时间和空间限制，快速传输和共享档案。通过互联网和网络平台，能跨地域、跨机构共享信息资源，这大大提高了信息资源的流动和利用效率，方便了科研、教育和管理等工作。

二、档案数字化建设与加强数字化档案信息利用的策略

（一）对所搜集的资料进行规范化

能不能有效管理档案，是提升工作水平的关键。把数据及时、规范地分类汇总，能方便后面建档案和审核。根据档案的年代和重要程度归类，这工作挺重要的。装订档案时，要考虑实用性，这样以后查档案更方便。要是收集、整理和装订档案不规范，可能会让扫描和鉴定档案的工作人员工作量大增。

所以，在找材料和收集材料的时候，要审查相关材料，减少档案里的错误，提高档案工作效率。因为各单位对材料的需求不一样，查找和汇总时要区分开，这样能减少以后返工的工作量。档案是很重要的机密数据，用档案的时候，必须加强管理，严格要求使用情况，还要按规定分类存档，方便以后查阅。针对档案工作里存在的问题，要重新审核档案资料，纠正乱堆乱放的现象。员工可以给档案分类并做好标记，保证档案资料完整又整齐。

（二）建立开放共享的发展理念

数据公开和共享有很明显的特点。首先，在时间和空间上，档案部门能按申请人授权，在网上有选择地推送档案，打破传统档案管理的时空限制。而且，在数字化时代，档案机构可以通过网络分散管理，这样能让更多第三方平台响应不同部门需求，还能保障档案安全，避免因意外情况导致档案损失。另外，它具有开放性，在数字化过程中，档案资料不仅档案单位自己管，其他行业组织也会参与管理。要是还用老办法管理，可能会让档案信息没法共享，降低数字化价值。同时，数字开放共享理念和传统档案管理理念有矛盾，得全面认识开放共享理念，才能看出它有多重要。

（三）主动推进档案工作的精细化

在整理档案的时候，每个步骤都得改进，特别是要把档案存档工作做好，并且详细规定相关工作，这样才能有更好的效果。首先，各个相关单位要好好读一读《国家档案管理办法》这类规范文件。在给档案分类时，要详细记录每份档案的情况，像产生时间、原因和背景等。

比如，由于工作变动，员工的工作地点发生了变化。因此，要充分利用档案工作档案资料的作用，降低资料输入失误，健全档案归档系统。而且，收集、审查、整理这些文件，也要按照程序走。尤其是对个人档案中有错漏的，要仔细核对后，将文件送回有关部门，由其填写确认无误。而且，为了确保数据的完整性和有效性，在存储之前，还需要用户签字确认。最终实现了对操作人员信息和操作流程的自动化记录，从而可以追溯操作步骤，明确责任，降低权利滥用的可能性。

（四）强化档案管理系统的开发与建设

建立了一套完整的电子文档数据库，并对其进行了详细地分析，并提出了相应的解决方案。首先，应加大对档案资料的管理力度，使其整体上达到一个新的高度。数字化档案信息资源数据库是指对数字化档案信息进行储存、加工、保存的系统。要想实现对数字文件的连续管理，并且要不断地对其进行不断地更新，改进它的数据库架构。其次，应加大对企业信息化的支持力度，使企业信息化程度更高。通过升级和革新数据化管理体系，持续地引入新的电脑科技和智慧的概念，为使用者提供更有针对性、更个性化的数据资源。此外，除了要强化档案管理软件的研发与建设之外，还要注意对档案管理者的经常性的训练与知识的升级，只有如此，档案管理软件的发展与建设，才能在现实的档案管理工作中充分地体现出它的价值，这也是强化档案管理软件的研发与建设必不可少的步骤。

结语

综上所述，现在信息技术不断发展，档案管理正往信息化方向发展。在做数字档案和用数据资源时，得更新老的档案管理想法，加强基础建设和软件研发。还要有效整合人力，推动档案管理从老模式向数字模式转变。这样能充分挖掘数字档案价值，进而推进数字档案建设。

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