大数据时代事业单位档案管理信息化建设的思考与策略

引言：

现代化发展背景下，信息化技术在事业单位的档案管理工作中实现广泛应用，单位档案信息化建设水平不断提升。事业单位平时的经营运转阶段会形成大量的资料信息，面对迅速增长的数据量，管理人员应结合大数据背景深入把握信息化管理需求，确保信息便捷化查询与调用，综合提升安全防护水平，对此，应合理探究档案信息化建设的优化路径，确保档案管理工作高质量推进。

1. 现代化背景下事业单位档案管理的信息化建设的意义

1.1 促进档案管理效能不断提升

事业单位运转过程中，档案资源量较大，不仅需要多元化的存储类型，还需要进一步扩展存储空间，若依然利用传统手段，存在明显的管理缺陷，同时也会阻碍档案管理水平的提升。推进档案管理数字化建设是事业单位档案管理转型的重要路径，改变了纸质档案模式，经过信息化发展确保档案呈现为数据化形式，使事业单位获得电子档案资源，减轻管理部门的工作压力，同时也能产生更多物理空间。比如，在单位内引进 OCR 技术，支持对纸质档案的处理，按需转换后有关人员可得到数字档案，借助自动化提取功能，提炼资源信息，划分类别后精准归档，减少人力投入，减少因人为操作不当出现的失误情况。当档案管理朝着信息化建设方向发展后，从事管理工作的人员可按照主题分类、信息方向等要素进行资源调阅，促使整体检索效率水平不断提升，在事业单位中形成高效的档案管理效果[1]。

1.2 促进档案信息质量不断提高

档案管理信息化建设模式下，无论是在档案的记录环节，还是在档案管理环节，支持运用数字化的方式。大数据时代已经到来，整合技术资源，深入应用大数据技术，面对大量的档案数据时，可通过清洗处理，找出异常状态的信息，筛除冗余数据，为事业单位提供优质的数据内容。

2. 档案管理信息化建设的主要优化路径

2.1 关注档案信息化管理，大力推进信息化档案管理建设

（1）作为事业单位的领导阶层，要将档案管理信息化发展置于主要的发展地位上，明确其价值作用，融入科学思路进行相关策略和计划的制定，确保与组织发展战略相结合。领导层结合单位发展情况，选派专门的工作人员，要求他们做好信息化档案管理工作，为档案管理信息化建设注入更多动力。（2）为确保信息化档案建设工作顺利落在实践阶段，要重点考虑两大方面的内容，一方面为管理硬件设施，另一方面为管理软件设施。在应用的软件设施中： ① 关于档案管理系统，系统正常运作时可提供不同类型的功能，包括数字化共享信息、检索信息等，使工作人员强化对资源的管理，获得便捷化操作； ② 关于数据库管理系统，面对大批量的档案数据，其能够支持信息的存储，提供高效的管理方式，协助工作人员查询、存储数据； ③ 应用文档管理系统，当面对电子文档时，支持提供存储、归档等功能； ④ 在档案管理中还可利用大数据处理和分析工具，常用的技术方法有 Hadoop、Spark 等，若需要应对规模量较大的数据资源，技术支持下可短时间完成处理和分析工作，提炼有效的信息内容。

要想推动档案管理信息化建设，也应重视硬件设施的利用。 ① 选用服务器和存储设备，因事业单位平时的经营运转会形成较多的资料，档案数据激增条件下需要提升存储力度，利用服务器、存储阵列等设施为档案带来足够的存储空间； ② 引进网络设备，比如路由器、交换机等，投入在档案数据管理领域，支持给予共享、访问功能； ③ 实现数字化设备以及扫描仪的应用，它能应对纸质档案，短时间转化处理后，为单位带来准确的数字化档案内容； ④ 选用适宜的存储介质，比如磁带、硬盘等，可对重要的档案数据信息做备份，确保信息的归档工作落实到位[2]。

事业单位要密切考虑自身条件，当推进档案管理信息化建设工作时按照需求配置硬件、软件设施，合规投入档案管理领域，与此同时跟进设施维护检修工作，为档案管理工作创建稳定的条件。

2.2 重视档案信息安全，提升信息管理安全防护能力

事业单位发展与经营过程中，面对大规模的档案信息，务必要重视安全防护工作。（1）采用成熟的加密技术，针对档案信息实现高强度加密管理，从不同维度出发，力争提升加密水平。现实阶段需依靠相对复杂的加密算法，针对目标档案数据，经过短时间转换处理，可获得完整的密文存储，打造能够保护数据信息的可靠屏障，尽可能控制数据的泄露情况。在事业单位中，应有计划地检查加密算法和密钥，确保更新工作及时开展，以新技术为管理辅助手段，综合提升安全防护能力。（2）事业单位中存在多级人员，现实阶段需对其职责、权限等有效把握，如果想要接触、操作档案数据，应严格获得授权。事业单位为设定严谨的权限管理机制，根据现实情况优化权限管理制度，当出现权限申请、审批等需求时，会严格按照制度来管控。还应关注权限使用情况，跟进监控监测工作，细化落实审计举措，由专门的工作人员管理日志记录，做好权限使用行为的分析工作，如果查出未能按照规范落实不良行为，可第一时间采取纠正举措。

（3）事业单位应从信息安全出发，以严谨的态度建立与之匹配的管理制度，确保信息的传输、存储、调用等环节均能获得重视，成为重点管理的范畴。由于信息安全事件具有突发性，要想将风险限制在最低水平，需结合历史信息和预测信息进一步优化应急预案，保证相关从业人员能够按照科学的管理流程处理档案工作，如果出现信息安全事件，也能依靠预案内容第一时间做出响应 [3]。

2.3 实现多端融合，实时共享档案资源

纵观档案管理的信息化建设工作，明确其中的主体诉求，在多终端中达到协同应用是一项重要的内容。积极推进多端融合策略，本着统一化、一致化的原则不断建立数据接口，即便处于跨设备条件，也能保证用户按照灵活的思路落实处理方案。在现实发展过程中，考虑到资料规模和应用需求等条件，努力打造精准度高的同步更新机制，针对办公室和外勤部门互相沟通的场景，选择利用不同的终端，如移动端、PC 端，完成信息的录入过程时，系统运行过程中可在实时条件下完成版本号的准确记录，同时利用比对功能，找出数据之间的不同之处，以此来确保编辑不会出现重复进行的情况。要想提升多端协同水平，有关人员应做到的是，关注同步算法、存储架构，不断推进优化工作，对多端数据产生约束作用，确保其能够趋于一致性的效果，如此条件下不会受到空间条件的束缚，支持用户享有便捷的方式进行档案检索、更新。

结语：

通过上述分析可知，在现代化背景下，事业单位优化推进档案管理的信息化建设工作时，应关注档案信息化管理，大力推进信息化档案管理建设，重视档案信息安全，提升信息管理安全防护能力，实现多端融合，实时共享档案资源，不断提升档案管理效能。

参考文献：

[1] 苏小菲 . 大数据背景下事业单位档案管理信息化建设路径探究 [J]. 办公室业务 ,2025,(12):43-45.

[2] 姜云 . 事业单位档案管理信息化建设路径初探 [A]2025 年中国企业财务管理发展大会论文集 [C]. 中国企业财务管理协会 , 中国企业财务管理协会 ,2025:3.

[3] 马维平 . 大数据时代事业单位档案信息化建设转型路径研究 [J]. 兰台内外 ,2025,(03):43-45.