数字化建设中档案管理存在的问题及对策分析

引言

在信息技术飞速发展的当下，数字化浪潮席卷各个领域，档案管理也迎来了数字化转型的关键时期。档案管理数字化建设对于提高档案存储安全性、检索便捷性以及资源共享程度具有重要意义。然而，在推进数字化建设的过程中，不可避免地会遇到各种问题。深入研究这些问题并探索有效的解决对策，成为提升档案管理数字化水平的关键，对推动档案事业发展具有重要的现实意义。

一、档案管理数字化建设现状

（一）基础数字化设施配备

随着数字化建设的推进，许多档案管理部门逐步认识到基础数字化设施的重要性，开始加大投入。在硬件方面，购置了计算机、扫描仪、服务器等设备，为档案数字化工作提供了基本的物质基础。部分大型档案机构还配备了高性能的存储设备，以满足海量档案数据的存储需求。然而，在设施配备过程中，仍存在一些问题。一方面，部分设备性能落后，无法满足日益增长的数字化工作负荷，影响了数字化工作的效率。例如，老旧的扫描仪扫描速度慢，且图像质量不高，导致档案数字化转换工作进展缓慢。另一方面，不同设备之间的兼容性存在问题，使得数据传输和整合过程中容易出现错误，增加了数据处理的难度。

（二）部分档案数字化成果

经过一段时间的努力，档案管理数字化建设取得了一定的成果。一些档案管理部门已经完成了部分重要档案的数字化工作，如历史档案、常用业务档案等。这些数字化档案为用户提供了更加便捷的查询和利用服务，大大提高了档案的使用效率。以企业档案管理为例，员工可以通过内部网络快速检索到所需的合同、文件等档案信息，节省了大量查找纸质档案的时间[1]。同时，数字化成果也为档案资源的共享创造了条件，不同部门之间可以更方便地共享档案信息，促进了工作协同。但是，数字化成果的覆盖范围还不够广泛，许多档案仍未完成数字化转换，限制了档案资源的整体利用效率。

（三）数字化流程初步构建

为了适应档案管理数字化的需求，多数档案管理部门初步构建了数字化流程。从档案的收集、整理，到数字化录入、存储和检索，都制定了相应的工作流程和规范。例如，在档案收集环节，明确了电子文件的接收标准和格式要求；在数字化录入环节，规定了数据录入的准确性和完整性标准。这些流程和规范的建立，使得档案数字化工作有章可循，提高了工作的规范性和标准化程度。然而，数字化流程在实际运行过程中还存在一些问题[2]。部分流程环节繁琐，操作复杂，导致工作效率低下。而且，不同环节之间的衔接不够顺畅，容易出现数据丢失或错误的情况，影响了档案数字化的质量。

二、数字化建设中档案管理存在的问题

（一）数字化技术应用短板

在档案管理数字化建设过程中，数字化技术应用存在诸多短板。首先，档案管理软件功能不够完善。许多现有的软件在档案分类、检索、数据分析等方面的功能不够强大，无法满足多样化的管理需求。例如，在复杂的档案分类体系下，软件的分类检索功能无法快速准确地定位所需档案。其次，缺乏对新兴技术的有效应用[3]。大数据、人工智能等新兴技术在档案管理领域的应用还处于探索阶段，未能充分发挥其在档案资源挖掘、智能检索等方面的优势。此外，技术更新换代速度快，档案管理部门往往难以及时跟进，导致技术应用滞后，无法适应数字化发展的步伐。

（二）数据安全隐患突出

档案数字化带来了数据安全方面的严峻挑战。网络攻击和病毒威胁日益增加。数字化档案存储在网络环境中，容易成为黑客攻击的目标，一旦遭受攻击，档案数据可能被窃取、篡改或破坏，造成严重损失。例如，一些档案管理系统曾遭受勒索病毒攻击，导致大量档案数据无法访问。数据存储和备份存在风险。部分档案管理部门对数据存储介质的选择和管理不够规范，存储设备老化、损坏等情况时有发生，可能导致数据丢失。数据备份机制不完善，备份数据不及时、不完整，无法在数据出现问题时有效恢复。权限管理不严格，存在未经授权访问档案数据的风险，严重威胁档案数据的安全性。

（三）人员数字化能力不足

档案管理人员的数字化能力不足是制约档案管理数字化建设的重要因素。许多档案管理人员缺乏系统的数字化知识和技能培训，对数字化设备和软件的操作不够熟练。在使用专业的档案管理软件进行复杂的数据处理时，常常出现操作失误。部分管理人员对数字化时代档案管理的新要求和新模式认识不足，仍然习惯于传统的档案管理方式，难以适应数字化建设的需求。档案管理部门在人才引进方面存在困难，缺乏既懂档案管理又具备数字化技术能力的复合型人才，导致人员队伍整体数字化能力水平较低，影响了档案管理数字化建设的推进速度。

三、档案管理数字化建设的对策

（一）优化数字化技术应用

优化数字化技术应用是提升档案管理数字化水平的关键。首先，加大对档案管理软件的研发和升级投入，根据实际管理需求，完善软件功能。例如，增加智能分类、高级检索、数据分析等功能，提高软件的实用性和易用性。其次，积极探索新兴技术在档案管理中的应用。利用大数据技术对档案数据进行深度分析，挖掘潜在价值；借助人工智能技术实现档案的智能检索和自动分类，提高工作效率。

（二）强化数据安全保障

为确保档案数据安全，需采取一系列强化措施。在网络安全方面，安装防火墙、入侵检测系统等安全设备，加强网络安全防护，防范网络攻击和病毒入侵。定期进行网络安全漏洞扫描和修复，及时更新安全防护软件。在数据存储和备份方面，选择质量可靠的存储介质，规范存储设备的管理和维护，定期检查设备状态，确保数据存储安全。建立完善的数据备份机制，制定合理的备份策略，确保数据备份及时、完整。

（三）提升人员数字化素养

提升档案管理人员的数字化素养是推进档案管理数字化建设的重要保障。加强对档案管理人员的数字化培训，制定系统的培训计划，涵盖数字化设备操作、软件应用、数据安全等方面的知识和技能。通过定期培训、在线学习、实践操作等方式，提高管理人员的数字化能力。鼓励管理人员自主学习，关注数字化领域的新知识、新技术，不断更新知识结构。同时，加大人才引进力度，吸引既具备档案管理专业知识又掌握数字化技术的复合型人才加入档案管理队伍，优化人员结构，提升整体数字化素养，为档案管理数字化建设提供有力的人才支持。

结语

档案管理数字化建设是档案事业发展的必然趋势，虽然在建设过程中面临诸多问题，但通过优化数字化技术应用、强化数据安全保障、提升人员数字化素养等对策的实施，可以有效解决这些问题，推动档案管理数字化建设不断向前发展。这不仅能够提高档案管理的效率和质量，还能更好地发挥档案信息资源的价值，为社会发展提供有力支持。

参考文献

[1]杜樱俏,李真.数字化背景下基层人事档案管理信息化建设现状及解决措施[J].兰台内外,2024,(16):28-30.

[2]凌桂萍,张丁薇.数字档案室建设助推企业档案管理数字化转型[J].机电兵船档案,2024,(03):95-98.

[3]董翠娟.城建档案管理数字化建设的问题与策略探讨[J].兰台内外,2024,(14):28-30.