数字化转型背景下档案管理的安全风险与应对策略研究

数字化转型是当今信息社会发展的必然趋势。随着大数据、云计算、人工智能等技术的广泛应用，档案管理行业正在从传统的纸质档案管理模式逐步迈向数字化、智能化与一体化的新阶段。数字档案不仅突破了时间和空间的限制，大幅度提升了信息服务能力，还为社会治理、科研创新和文化传承提供了重要支撑。然而，伴随数字化进程的深入，档案管理领域的安全风险问题日益凸显。在数字环境下，档案信息具有高度的共享性和流动性，这意味着其一旦遭受破坏或泄露，可能造成严重后果。无论是国家机关、企事业单位，还是公共服务机构，都对档案安全有着极高的依赖度。因此，研究数字化转型背景下档案管理的安全风险并提出有效的应对策略，不仅是档案学理论研究的重要方向，也是档案实践工作的紧迫任务。

一、数字化转型背景下档案管理的总体概述

（一）数字化转型对档案管理的影响

数字化转型使档案管理呈现出信息化、智能化和网络化的特征。档案数字化不仅体现在文献资料的扫描与转化，更包括电子档案的形成、存储与流通。其直接影响表现为三个方面：

第一，档案存储由纸质介质转向数字载体，数据存储量大幅增加。第二，档案利用方式发生根本改变，用户可以通过网络实现远程检索与下载，这在提升利用效率的同时，也带来未经授权访问的风险。第三，档案工作流程逐渐依赖信息系统平台，包括档案采集、编目、保管和移交等环节均嵌入数字化工具，从而形成了新的技术依赖关系。

（二）档案安全风险的基本特征

数字化背景下的档案安全风险具有以下特征：

其一，隐蔽性强。不同于传统纸质档案被盗或损毁的可见性，数字档案的篡改往往在短期内难以察觉。其二，传播速度快。一旦发生信息泄露，数据可在数秒内被复制和扩散，造成不可逆的损失。其三，风险类型复杂。既包括技术层面的系统漏洞与网络攻击，也涵盖管理层面的制度缺陷和人员操作失误。其四，损害范围广。数字档案一旦遭受破坏，不仅影响单一机构，还可能波及多个部门，甚至造成区域性信息安全危机[1]。

二、数字化转型背景下的档案安全风险

（一）技术风险

技术风险主要来源于系统漏洞、网络攻击与硬件故障。档案信息系统作为数字档案的核心载体，一旦存在程序缺陷，就可能被不法分子利用进行攻击。例如，系统漏洞可能导致未经授权的用户获取档案数据，从而造成泄密。与此同时，硬件设备的老化与故障也构成潜在威胁。研究表明，某些长期运行的服务器年故障率可达 2 次以上，一旦发生宕机，可能导致档案数据丢失或访问中断[2]。

（二）管理风险

管理风险主要体现在制度不健全和人员操作不当两个方面。在部分单位，档案信息系统的权限分配过于宽泛，缺乏精细化的分级管理，导致档案数据被不必要地共享和复制。此外，部分工作人员对信息安全的认识不足，存在随意使用移动存储介质、弱口令设置等问题，这些都为档案安全埋下隐患。

（三）环境风险

环境风险包括自然灾害、外部破坏与不可抗力因素。数字档案虽然突破了物理空间的局限，但依然需要依赖机房环境和供电系统。一旦出现地震、火灾或大规模停电，数字档案的安全性将受到严重影响。此外，在跨区域数据交换过程中，外部攻击与窃听也可能威胁档案传输的安全性。

三、档案安全风险的应对策略

（一）技术层面的安全防护

1.网络与系统防护

在数字档案管理中，首先需要构建完善的网络安全屏障。应部署多层次防火墙与入侵检测系统，对异常流量进行实时拦截与预警。同时，档案信息系统应设置分区隔离机制，将内部办公网与外部互联网严格区分，避免因跨网访问导致的数据泄露风险。

2.数据加密与传输安全

针对档案数据的传输与存储环节，必须采用先进的加密技术。例如，应用高强度非对称加密算法，确保档案在跨平台流转过程中不被篡改。对于涉及跨部门共享的档案，应使用专用加密通道，避免公共网络传输带来的潜在威胁。

3.容灾备份与硬件保障

在硬件层面，应建立完善的双机热备份机制与异地容灾中心。当主系统发生故障时，备份系统可在30 分钟以内实现切换，确保档案服务不中断。同时，硬件设备应具备冗余电源和高效散热功能，以降低因物理故障导致的档案损坏风险[3]。

（二）管理层面的制度建设

1.权限分级与操作规范

在管理制度上，应实行分级授权与动态管理机制。不同岗位人员需根据职责范围分配访问权限，避免超范围操作。对涉及核心档案的数据操作，应设置多重身份验证与双人审批流程，从制度上杜绝随意复制与转移档案数据的可能性。

2.安全培训与人员管理

档案安全不仅依赖技术，更取决于人员的规范操作。因此，必须建立常态化的安全培训机制，使档案工作人员熟练掌握风险识别、应急处置及信息保密等基本技能。定期考核与应急演练能够有效提升工作人员的实际应对能力，从而降低因操作失误带来的安全风险。

3.责任追究与审计机制

为确保制度落地，应建立严格的责任追究制度。凡因违规操作导致的档案安全事件，均需进行责任追溯并追究相关责任人的责任。同时，需设立档案安全审计制度，定期检查数据操作日志与系统访问记录，保证档案操作的可追溯性与透明性。

（三）综合防控与协同机制

1.部门协作与信息共享

档案安全管理不仅是单一部门的任务，还需要形成跨部门的联动机制。例如，档案部门与信息中心、网络安全部门应建立实时沟通渠道，共享风险监测数据，实现统一防控。在此基础上，还应推动跨区域档案安全合作，形成整体联防格局[4]。

2.应急预案与快速响应

当发生重大档案安全事件时，应立即启动应急预案。预案应明确事件分级、处置流程与责任分工，确保各环节有序衔接。快速调动技术支持、法律服务与舆情管控资源，可以有效降低安全事件的影响范围和危害程度。

3.国家战略与行业对接

档案安全不仅是单位内部的工作环节，也应纳入国家网络安全战略体系之中。档案部门应积极对接国家网络安全法规与行业标准，将档案安全要求与更高层级的政策措施衔接，从而实现档案安全的制度化、规范化和长效化[5]。

四、结语

数字化转型为档案管理带来了前所未有的机遇与挑战。在提高档案利用效率和服务能力的同时，也产生了复杂多样的安全风险。本文从技术风险、管理风险和环境风险三个方面系统分析了数字档案面临的主要威胁，并提出了技术防护、制度建设与综合协同等应对策略。研究表明，只有在技术手段与制度措施的双重保障下，辅以多部门的协作机制，才能构建起完善的档案安全防控体系。

参考文献

[1]董林珏.新形势下机要档案面临的信息安全风险及策略[J].办公室业务,2023,(04):119-120+135.

[2]姚婧宇.企业加强档案管理安全风险防控的措施探讨[J].企业改革与管理,2023,(07):12-14.

[3] 陈 茹 . 大 数 据 时 代 下 档 案 管 理 的 价 值 提 升 [J]. 城 建 档案,2018,(01):67-68.

[4]郭红霞.数字档案管理中存在的问题与对策分析[J].黑龙江档案,2021,(04):212-213.

[5] 杨雅楠, 杨雅舒. 大数据时代档案管理价值研究[J]. 办公室业务,2020,(16):103+114.