档案管理中的主要风险与管理措施

1 档案管理的概念

档案管理从狭义来理解，就是档案业务的工作。是档案室利用科学的方法和原则进行档案管理，以便更好地为社会的各项事业服务。提高机关单位的工作效率，保证机关单位的工作质量，同时能维护一段时期真实的历史面貌。档案管理工作具有现实性，因为它记录了过去和现在的工作情况和历史情况，是今后备查的依据。档案的真实性，可靠性决定了档案是第一手参考材料。档案真实记录了单位工作的开展和结果，完整系统的档案是一个单位工作内容与成果的书面概括和客观的反映，为今后工作的开展提供真实的参考和凭证。

1 档案管理中的主要风险

档案管理系统是国家文献信息系统的主要组成方法。在档案工作中对整个社会科学制度的发展和应用有着重要作用，同时促进信息技术工作的应用。档案管理不仅对局部单位的工作和生产有意义，在工作中还能够为社会发展和生产提供良好的理论依据和经验基础。在进行档案管理工作中，由于档案管理工作人员自身专业技术要求和管理素质的不合理和到位，使得其中还存在着诸多隐患直接或者间接的影响着档案管理效率和工作成绩。其中存在的主要问题有以下几点：

2.1 档案管理缺乏系统的管理

在档案管理工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进单位工作方式的转变，档案工作为工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。

2.2 档案管理软件缺少通用性

传统档案管理工作实现档案管理工作的信息化，各式各样的档案管理软件得到进一步推广与使用。但从档案管理工作角度而言，虽然新型的档案管理软件实现了档案内容的信息化与数据化，但是仍存在诸多不足之处，降低了档案管理工作效率与质量。例如在实际使用过程中，档案管理软件缺少通用性，各单位使用的计算机规格与型号不同，软件之间不能兼容，无法实现档案资源的共享，给信息化档案管理工作有序开展带来不利影响。

2.3 档案管理信息化标准不规范

档案信息化管理本身具有信息化属性与实际效用，只有实现档案统一规范的管理，才能提升档案资料使用的安全性与真实性。然而从当前档案管理工作来看，档案管理工作缺乏规范化与标准化，在信息系统与网络建设上仍存在显著性差距，给档案信息化管理在开发、共享、服务及规范上的发挥与发展带来影响。此外，受各种因素限制，档案管理部门没有统一规范档案编制，档案编制细则的兼容性较低，导致部分系统软件的可移植性下降。并且我国当前没有形成建立统一的档案信息化管理标准体系，给信息时代档案管理工作开展造成严重了阻碍。

2.4 档案管理的保密性与安全性有待提升

电子档案管理系统通常是利用验证登录名和密码双重保护记性安全防范，虽然方便员工工作，但是一旦密码泄露，不法分子进入到系统中，恶意篡改与仿造原始档案资料，直接威胁到档案资料使用的安全性，导致信息数据失真。并且电子档案信息管理本身具有结构复杂、储存信息各式各样的特点，如果计算机遇到系统瘫痪和病毒入侵问题，电子档案极易受到不法分子的恶意破坏与损毁，给单位带来巨大经济损失。

3 档案管理的风险管理措施

3.1 保持档案管理的规范性

首先，建立完善的档案管理制度是关键。应制定一套完整的档案管理流程，明确档案管理的职责、权限、步骤和时限，确保档案管理工作的规范化、标准化和制度化，包括档案的收集、整理、归档、借阅、销毁等各个环节，都应有明确的制度规定和操作流程。其次，加强档案管理人员的培训和管理也是必不可少的。应定期组织档案管理人员参加专业培训，提高其档案管理知识和技能水平，确保他们能够熟练掌握档案管理流程和要求。应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和纠正档案管理中存在的问题和不足。

3.2 降低信息安全风险

应构建全面的信息安全防护体系，包括采用先进的信息安全技术、设备和系统，比如防火墙、入侵检测系统、数据加密技术、访问控制技术，确保档案在存储、传输和处理过程中的安全性，应定期对信息安全系统进行更新和维护，及时修补安全漏洞，防止黑客攻击和病毒入侵。同时完善档案的访问控制和权限管理机制也特别关键，应建立严格的访问控制策略，对档案的访问权限进行精细化管理，只有经过授权的人员才能访问相关档案，访问过程应受到实时监控和审计，定期对档案进行分类和整理，确保档案的完整性和可追溯性，防止因档案混乱而引发的信息安全风险。

3.3 加强信息化档案管理人员的培训工作

当前，档案管理的工作人员不具备信息化档案管理的能力，信息化时代档案管理对管理员提出了新的更高的要求，不仅要有谨慎的态度，还要求他们能够熟练的运用档案管理系统进行数据的录入和管理，能够有效应对信息化时代运用计算机所带来的突发状况，这就需要单位应该重视这方面人才的培养，定期培训与考核，保证他们能够完全胜任这项工作。同时，在教育领域，高校可以开设相关的专业与课程，请有经验有能力的专家来传授知识。培养一批既懂档案管理知识又懂计算机知识的人才已经成为当务之急。

3.4 健全和完善相关的法律和法规

要求制定和完善一系列的法律法规来保障档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥他的作用。首先对于计算机和网络技术需要采取国家标准或者国际标准；其次对于一般的档案管理需要采取国家标准或者行业标准；最后要加快档案信息化管理体系的建立，不断提高标准程度。

4 结语

综上所述，档案管理是档案管理部门日常管理的主要内容，对事业单位稳定发展具有重要作用。因此在信息时代下，档案管理部门必须从解放思想，创新管理理念着手，加强信息化建设，统一规范档案信息化管理标准，建立并完善相关法律法规。只有这样才能满足未来发展需要，最终做到节省开发资源，提高档案管理使用的保密性与安全性，实现档案管理的现代化、科学化与规范化，从而充分发挥档案管理的实际作用。

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