全宗卷在核电企业的应用实践与探索

1 引言

全宗卷作为系统性文件集合，详细记录了全宗立档单位历史沿革、档案收集整理过程、鉴定销毁依据及管理成效的，是连接档案实体管理与信息利用的关键“桥梁”。然而，传统全宗卷管理存在内容静态化、更新不及时、与业务脱节等问题，难以适应核电企业档案管理的动态化需求。如何结合核电企业自身特点，构建一套“全周期覆盖、全流程协同、全要素记录”的全宗卷管理体系，已然成为提升核电企业档案管理效能的重要研究课题。本文创新点，构建适配核电的“9 类 +1 卷”分类体系；设计“年度集中 + 日常动态“双轨制更新机制”；提出电子化模块与单套制管理路径。

2 核电企业全宗卷分类体系构建

全宗卷的内容分类需兼顾标准化要求与核电行业特色。本文在遵循《全宗卷规范》（DA/T12-2018）规定内容的基础上,充分考虑核电企业档案管理的全流程需求（包括项目前期筹备、工程建设实施、生产运营维护、退役管理等阶段），特别增设“综合管理类”。该类别不仅用于保存综合管理类文件，还将“项目档案管理卷”等专项类文件纳入其中，确保全宗卷既能覆盖通用档案管理要求，又能充分体现核电项目的独特性。

2.1 全宗卷主要内容：9 类 +1 卷

9 类：（1）全宗（馆藏）介绍类、（2）档案收集类、（3）档案整理类、（4）档案鉴定类、（5）档案保管类、（6）档案统计类、（7）档案利用类、（8）新技术应用类、（9）综合管理类，对档案管理的组织、制度、人员等综合性材料或专项类（如项目管理卷）材料进行管理和记录1 卷：综合全宗卷，多个全宗的共性问题和综合性事务进行管理和记录。

2.2 全宗卷目录架构

全宗卷目录架构是全宗卷管理的基础，清晰的目录架构有助于提高档案检索效率和管理规范性。全宗卷目录架构：类号、类目名称、二级类目、三级类目、年度，（其中：二级类目、三级类目可根据实际业务进行细化，非必选内容）。

3 核电企业全宗卷的整理流程

全宗卷的整理必须遵循“动态性、规范性、可追溯性”原则，结合核电企业档案“多阶段形成、多主体参与”的特点，构建“年度集中整理+日常动态补充”的双轨制整理模式，以此确保全宗卷内容与档案管理实际情况始终保持同步。

3.1 组件与分类：以“件”为基本整理单位，按“全宗-类别”逻辑分类（如“红沿河公司全宗-档案收集类”）。可根据实际产生的文件数量，在类目下增设子类（如“档案收集类-档案收集制度、办法、标准及依据”“档案收集类-档案移交记录”），确保分类层级清晰。

3.2 排序与编号：文件按形成时间顺序排列，新增文件插入相关类目末尾接续编号。编号采用“全宗号-类号-年度-件号”四段式（如“011-1.1-2024-0002”，红沿河公司全宗，全宗介绍类/全宗指南，2024 年度，第2 件），其中“类号”支持三级扩展（如“2.3.1”表示“档案收集类/档案移交记录/年度归档移交记录”），满足核电项目细分场景需求。

3.3 编目与备注：编制全宗文件目录，字段包括：全宗号、类目名称、分类号、年度、件号、责任者、题名（无标题文件需自拟并标注“[自拟]”）、日期、备注（注明版本替代关系）。

4 核电企业全宗卷的动态更新与电子化管理

4.1 建立“全周期”更新机制

全宗卷的核心价值在于“动态反映档案管理现状”，需建立“日常补充 + 年度整理 + 专项更新”的三维更新机制：(1)日常补充：对当年形成的档案收集、整理、鉴定等业务文件，在业务办结后 1 个月内完成录入；(2)年度整理：每年第一季度集中整理上年度全宗卷，重点核对文件完整性、更新统计数据（如档案总量、利用频次）、修订过时内容（如已废止的管理制度）；(3)专项更新：在核电项目关键节点（如项目竣工、退役启动）或发生重大变更（如档案管理系统升级、分类方案调整）时，启动专项更新，确保全宗卷与业务变动同步。

4.2 推进电子化管理与协同应用

依托核电企业文档管理系统（如中广核文档系统 IDOC），构建“全宗卷电子化管理模块”，模块架构参考根据实际业务细化后的全宗卷目录架构，支持电子全宗卷的收集、整理、修改、查看、导出等操作，管理对象包含系统形成的全宗类电子文件和纸质全宗卷文件数字复制件，实现：

(1)在线维护：支持文件批量导入、目录自动生成，减少人工操作误差；

(2)智能检索：通过关键词、时间范围、责任者等多维度检索，提升利用效率；

(3)动态关联：与业务系统对接，自动抓取档案收集、利用等业务数据，实现全宗卷内容的实时更新；

(4)备份与安全：采用“本地存储 + 云端备份”双模式，定期进行数据校验，确保全宗卷电子文件的安全性与可追溯性。

4.3 推动单套管理电子全宗卷

与电子档案推行单套管理同步推动单套管理电子全宗卷。

5 结论与展望

全宗卷是核电企业档案管理的“中枢神经”，通过优化分类体系、规范整理流程、建立动态更新机制及推进电子化管理等一系列措施，能够有效解决传统全宗卷“静态化、碎片化”问题，使其真正成为记录档案历史、支撑管理决策、促进知识共享的“活档案”。

未来，随着核电企业数字化转型加速，全宗卷管理可进一步融合AI技术（如智能鉴定、自动编研）、区块链技术（如存证溯源），探索“智慧全宗卷”模式，为核电企业的安全管理、经验传承与创新发展提供更高效、更智能的档案支撑。

参考文献：

[1]国家档案局.全宗卷规范:DA/T12-2018[S].北京:国家档案局,2018.

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