政府档案管理工作现状分析及提升质量的策略

档案管理具有一定的政策约束性及保密性，在国家科学文化事业的发展中是非常重要的内容。但近年来，档案管理工作的专业性遭到质疑，尤其在政府档案管理中暴露出一系列的问题，对档案效能的发挥造成了一定的制约。因此，作为政府部门应深刻地认识到档案管理工作的战略价值，积极地探索有效的改进策略，最大限度地确保信息数据的完整性，并能够提升整体管理水平，真正地发挥出档案作为信息资源应有的作用。本文对政府档案管理工作的现状进行了分析，同时总结出了提升管理质量的有效策略。

一、政府档案管理工作的现状分析

1. 规章制度缺乏合理性

档案管理是资料利用和记录的过程，在实际的工作中有着多重的作用。但管理部门往往存在制度设计不合理，在执行过程中有不当的行为，导致最终的效果与实际预期有差异。具体表现在过度控制而忽视了系统优化，导致文件资源配置不合理，相关资料及机构文书混杂，阻碍档案资料的有效调用。同时，在执行方面存在基础规则的执行力度不够，没有清晰的保存体系及监督机制，导致信息漏报或是归档滞后等。制度上缺乏合理性严重削弱了具体管理工作的安全性及运作效率，限制了工作成效的展现，难以达到预期的管理目标。

2. 信息技术应用得不够

在当前的档案管理工作中信息技术基础较为薄弱，缺乏信息专业人才储备。同时，在实际的内部管理系统中存在软件及硬件设备老化、信息资源数字化程度不高、仍旧在很大程度上依赖纸质载体等问题。另外，管理层也未充分认识到现代信息技术的重要作用，在实际工作中没有引起高度重视，导致政府档案管理效率极其低下。

3. 管理信息化中专业人员缺乏

档案管理在实现信息化进程中瓶主要问题就是专业人才较为缺乏。要想推动档案管理工作高效运行，其中核心的力量是专业人才，但实际工作中精通信息技术的档案管理人才明显不足。具体表现为在市场对信息技术人才需求激增的背景下，档案管理专业技能人才成为一种稀缺的资源，政府部门在招聘中面临着困境。同时，政府内部对于信息技术人才的培养并不重视，在投入与关注层面十分欠缺。往往以传统的模式进行管理，未充分地学习新兴技术，导致传统的档案管理与现代信息技术很难实现深度融合。

4. 基础设施明显滞后

当前政府档案管理工作中虽然引入了信息管理系统，但并没有充分地利用大数据、云计算等数字化手段，导致档案资源效能受到一定的制约。在具体实践中纸质档案与电子档案在转换中有一定的困难，且在信息安全性及完整性上有一定的风险存在。技术的短板较为明显，电子记录容易丢失及网络风险隐患较大，暴露了信息化系统十分脆弱。

二、政府档案管理质量提升的有效策略

1. 创新管理制度，形成内部的责任体系

政府档案管理创新工作中需要系统性的制度作支撑，能够有效地扭转传统模式的各种弊端问题，如权责不分、规则约束力不够、将重点放在信息的存储与调取上。因此，需要创新管理制度，建立标准化的管理体系，明确有核心的规范，确保信息的入库、调整与调取等。强化责任机制，管理层要深入地参与到实际的工作中并将权责划分清楚；加强与档案部门及决策层的密切联系，制定出更新的策略，以及文件具体的使用与变更原则；对于一些异常的情况，如文件的丢失与遗失要确立及时的报告与记录的流程；同时设立独立的问责机构，对于存在失职行为的人员要及时进行追责，提升全面管控

效能，将管理漏洞及时消除。

2. 建立数字化档案管理系统，提升工作效能

实现档案信息数字化建设是提升档案管理效能的关键。不同的档案类型都需要建立专门的信息管理平台，从而便于实时高效的进行查询。从国家档案局的规范及实际的管理需求出发，政府应大力开发功能完备的数字档案管理系统，具体重点开发以下四大核心模块：（1）智能档案管理模块，其功能主要是对电子档案的接收、分类及纸质档案智能组卷；（2）多媒体资源库模块，具体的功能有支持照片、音频及视频等一系列非结构化数据的跨格式存储及智能关联检索；（3）数字化加工模块，同时配有图像增强、OCR 识别等专业化的工具，以确保珍贵的档案数字化质量；（4）系统运维模块，保障数据安全与权限管理。一整套的系统具有标准化，操作起来较为简单，利用统一的接口能够即时的调阅多源数据并进行交互操作。

3. 培养信息化专业人才，推动管理工作转型

政府档案管理信息资源的有效性在很大程度上取决于具备高信息化素养的专业人才。相关部门应对培养信息化人才的培养引起重视，不断创新培训模式，持续更新人才知识库，使其能够更加熟练地掌握信息技术，进而提升管理效能。同时，领导层强化资源投入，不断拓展多元化的学习渠道并在不同的部门之间实现信息技术的经验交流与分享，在整体上提升信息化能力，从而促进档案管理工作的现代化转型。

4. 加大科技投入，提高管理服务水平

科技投入是政府档案管理强有力的后盾，其目标旨在建设现代化的管理平台，满足大数据的实际需求。科技的投入能够实现信息技术的深度应用，并能在根本上解决传统管理模式低效问题，实现资源整合、高效利用及资源共享的一体化数字化管理。最终的目的是建立更加广泛的远程服务体系，能够真正地挖掘出档案资源的价值，从而提升管理服务水平及运行效益。

总之，政府档案管理实现信息化、数字化是大势所趋，也是时代发展的要求。通过由传统的管理模式向现代化管理模式转型，能够显著提升信息整合效能，充分依托大数据、云计算等手段，强化日常管理操作，并能为档案的长期保存与开发利用构建出智能化的平台。这样的管理模式可大大提升档案利用效率，推动档案资源由被动保管转变为主动服务。

参考文献：

[1] 张丽 . 大数据背景下事业单位档案管理工作质量提升策略研析 [J].城市情报，2023（16）：55-57.

[2] 宋兆辉 . 新形势下城建档案管理现状及应对策略 [J]. 兰台内外，2024（10）：52-54.