档案数字化过程中的质量控制研究

引言

随着我国经济社会的发展，社会运转的效率越来越高，档案传统的手工管理模式已经不能适应时代的发展需求，影响和制约了档案的高效利用，使得档案不能发挥出其应有的社会价值。因此，档案数字化管理成为社会发展的必然要求。而档案数字化过程中必须进行质量控制，保证数字化过程中的每一个环节的质量都符合预设计划或方案的要求。但档案数字化过程由于技术参数偏差，人员操作失误，质量检测不充分等影响因素，容易出现数字化成果图像模糊，数据缺失，格式兼容性差等问题，严重影响档案的利用价值和长期保存效果。所以建立系统化的质量控制体系是保证档案数字化质量的关键任务。本文从理论基础和主要因素两个方面进行研究，为档案数字化质量提升提供系统的解决方案。

1 档案数字化质量控制的理论依据

1.1 档案数字化流程与关键环节探析

档案数字化是依托扫描、  图像处理、数据存储等技术手段，把传统载体档案（纸质、缩微胶片）转换成数字格式，其主要目的是完整保留原始档案的信息内容和物理特性，而且还要优化档案的检索速度和长久保存能力，按照档案行业标准，数字化包含三个阶段，即前端准备，中间采集处理，末端存储管理，其中包括档案整理，扫描采集，图像处理，数据存储，质检验收，长久保存等内容。

关键环节的确定要依照其对数字化质量的直接影响，前端准备的档案整理环节，比如分类，编号，去污，决定着原始档案的物理状况能否符合数字化要求，中端采集处理的扫描分辨率和图像优化直接影响数字图像的清晰程度及其可用性，后端存储的格式选取和备份策略关乎数字档案的长久可读性，这些环节的协作运转形成起数字化质量控制的基本架构。

1.2 质量控制的基本概念与核心原则

质量控制指借助标准化流程、技术手段以及管理举措来保证数字化成果符合既定质量标准的过程，国际标准化组织提出的 ISO9001 质量管理体系以及档案行业标准 DA/T31-2017《纸质档案数字化规范》给数字化质量控制赋予了理论框架，按照这些标准，档案数字化质量可以按照三个方面来评判，一是准确性，即内容完整，信息一致，二是完整性，没有信息缺失或者物理损伤，三是可用性，数字文件可以正常读取，并且适合长久保存。质量控制核心原则包含标准化，过程可追溯以及预防为主，标准化要从档案整理到数据存储全流程符合统一技术参数和操作规范，过程可追溯重视每一步操作，像扫描设备参数，图像处理记录这些都要做日志记录，保证问题可定位并能追溯，预防为主要在前端环节，比如档案预处理时就开展严格的质量筛查，从而削减后续环节纠错成本。

2 档案数字化质量控制的关键因素

2.1 技术标准的执行与适配

技术标准属于质量控制的硬性约束，它的主要作用体现在扫描参数，图像处理规则，存储格式等技术参数的设定上，扫描分辨率要按照档案类型来动态调整，文字档案一般要达到 300dpi 以上，这样才能保证文字边缘清晰，图纸或者照片含有细节信息，所以分辨率要提高到 400  -  600dpi，色彩模式的选择（黑白，灰度或者彩色）也要符合原始档案的特点，黑白档案可以使用二值化处理来减小文件体积，彩色档案，像照片，彩色图纸之类的，就一定要保留RGB 色彩模式，不然会引发色彩失真现象。行业标准的适配性，需要技术参数随着档案特性变化而改变，若一味执行标准（比如所有档案都用300dpi 扫描），容易造成细节损失（比如小号字体模糊不清）或者文件膨胀（比如简单文字档案体积巨大）。

2.2 人员操作的专业规范性

人员操作是把技术标准与实际执行相连接的重要环节，其专业性和规范性直接关系到质量控制的最终成果，人员的基本资质包含档案管理知识（熟悉档案分类及整理规范）、数字化技术技能（掌握扫描设备操作和图像处理软件使用）、质量意识（知晓质量偏差对档案价值的影响），操作流程的规范化须通过标准操作程序（SOP）来约束，扫描前要检查档案是否完整并记录页码，扫描时要固定设备参数并随时观察图像质量，图像处理要遵照“最小干预”原则（像只是做去噪、纠偏之类必要操作），数据挂接要逐条核对文件名和目录结构是否吻合。 人为失误主要有操作疏忽，漏扫页面，技术不熟练，参数调整错误，应急处理不当，设备故障未记录等，要通过定期培训考核来避免。

2.3 质量检测技术手段与流程设计

质量检测是质量控制的闭环环节，技术手段和流程设计要涵盖全流程关键点，技术手段分为人工检测和工具检测两种，人工检测侧重于内容校对（文字是否完整，页码是否连续），图像直观评价（是否清晰，色彩还原是否准确）；工具检测借助 OCR 识别率统计、分辨率测量软件等技术工具进行量化评估，比如 OCR 识别率低于 95% 就要重新检查扫描图像质量，分辨率测量结果偏离预设值就要追溯扫描设备参数。流程设计要符合分阶段检测，全流程闭环管理的原则，前端检测要在扫描结束之后立刻执行初检，把那些明显的模糊或者缺页的图像剔除掉，中端检测要在图像处理结束之后再次执行，用来核实去噪，纠偏的效果如何，后端检测要在数据挂接结束之后执行，看看文件命名，目录结构和元数据是否相符，检测结果要形成分级处理的机制，轻微的问题可以局部修正，严重的要返工处理，还要用日志记录来达成质量追溯的目的，弄清楚问题出现在哪个环节，谁负责，从而给流程改良给予依据。

结语

档案数字化质量控制关乎档案信息资源价值的保证，本文从理论根基和核心要素两方面展开研究，确定了数字化流程的主要环节以及质量控制的三维评价体系，剖析了技术标准执行状况，人员操作规范情况，质量检测技术对数字化质量的影响机制，将来随着人工智能和大数据技术的深入应用，智能化检测工具，比如自动图像质量评判系统，动态化标准体系，像依靠机器学习的参数改良，将会进一步促使质量控制效率的改善，档案机构要不断改善质量管理体系，把技术标准化，流程规范化，检测智能化当作重点，创建起符合数字时代的档案质量管理新范式。

参考文献

[1] 韩雪晨 . 档案数字化过程中质量控制策略研究 [J]. 质量与市场 ,2021,(06):44-45.

[2] 邹媛媛 . 档案数字化加工中的质量控制与技术标准 [J]. 大众标准化 ,2025,(06):88-90.