数字化转型在医院档案管理中的应用与挑战

数字化转型在医院档案管理中，通过信息化系统实现科研、教学、人才培养等管理资料的电子化、集中化、可共享化，提高了档案管理效率，然而，转型过程中仍面临数据安全、隐私保护、系统兼容性、人员信息化能力不足等挑战，需要在技术、制度、管理协同推进中不断优化。

一、医院档案管理的概述

医院档案管理是指对医院在医疗、科研等活动中形成的各种文字、图像等资料进行系统收集、整理、保管、利用的管理过程，其内容涵盖病历档案、影像资料、外出学习审批、科研立项过程等方面，不仅是医院运行的重要信息资源，也是保障医疗质量、开展科研、人才培养的重要依据，随着医疗信息化的发展，医院档案管理正由传统的纸质存档向数字化、网络化转型，通过电子病历系统、档案管理平台等实现信息的高效检索，然而，档案管理不仅需要满足信息的完整性、真实性、可追溯性，还需严格遵守法律法规，保障隐私安全，以支持医院的持续发展[1]。

二、数字化转型在医院档案管理中应用面对的挑战

在数字化转型过程中，医院档案管理面临的数据安全问题，医院档案中包含大量个人信息、记录等敏感数据，一旦泄露将对个人权益造成严重损害，引发法律纠纷，随着信息化系统的互联互通，网络攻击、恶意软件入侵的风险不断增加，对信息安全提出了更高要求，同时不同系统、平台之间的数据标准、接口、格式存在差异，导致档案信息容易出现兼容性不足、信息丢失等问题，这不仅影响数据的完整性，也增加了技术运维的复杂度[2]。医院数字化档案管理还面临人员能力方面的挑战，部分医务人员、档案管理人员在信息化操作技能方面存在不足，影响数字化档案的录入、更新与检索效率，同时医院档案数字化转型需要建立配套的制度体系，但在实际落实中往往存在制度不完善的问题，加之，电子档案长期保存的技术难题，也对档案的可持续利用造成潜在风险，因此，医院需要在技术建设、人员培训与制度保障方面协同推进，才能有效应对数字化转型中的多重挑战。

三、数字化转型在医院档案管理中应用面对的对策

（一）加强数据安全防护

随着信息系统的不断普及，医院档案管理也逐步开展数字化建设，在医院档案管理数字化转型过程中，加强数据安全防护是保障档案信息完整性的重要举措，医院档案中涉及大量敏感信息，在科研管理、职工外出学习管理、药物临床试验伦理审查管理等方面都需要加强安全防护，在推进数字化转型之时，医院应优先建设完善的网络安全防护体系，通过部署防火墙、入侵检测系统等技术手段，形成多层次、多环节的安全防御屏障，同时医院应定期进行系统安全漏洞扫描与修复，防范黑客攻击，确保档案信息的安全性。除了技术防护措施外，医院还应重视安全管理制度的建设，建立严格的数据访问权限控制机制，根据岗位职责分配不同级别的访问权，防止非授权人员接触敏感数据，医院可以定期组织信息安全培训，提高医务人员的安全意识，避免因操作失误导致的信息泄露，同时医院应制定应急响应预案，一旦发生安全事件，能够迅速启动应对机制，及时隔离风险、修复漏洞，追踪溯源，通过技术与管理，医院才能有效防控数据安全风险，为医疗服务质量提升、个人权益保护提供坚实支撑。

（二）加强职工科研档案管理

在数字化转型背景下，加强职工科研档案管理需从制度建设与技术支持双重发力，医院应建立覆盖课题立项、项目实施等全过程的科研档案管理制度，明确各阶段资料的归档要求、责任主体，确保科研档案的完整性，医院可以依托数字化平台建设科研档案信息系统，实现数据的分类存储、标签化管理、智能检索，提升信息整合效率，同时医院应推动与科研管理平台、财务系统等业务平台的数据联通，构建科研数据全景视图，此外医院还应定期组织档案管理培训，提高科研人员的档案意识，通过制度规范、平台支撑与人员培训协同推进，切实提升医院科研档案的数字化管理水平。

（三）加强职工技术档案管理

数字化转型中，加强职工技术档案管理是提升人力资源信息化水平、服务医院高质量发展的关键一环，医院应构建标准化的技术档案管理制度，通过制定统一的电子档案分类、编码、归档标准，实现职工任职信息、岗位变动、继续教育、科研成果等全生命周期信息的系统录入，通过利用信息管理系统，建立数据共享平台，打通人事、科教、绩效等相关系统，避免数据孤岛现象，同时保障档案管理的合法合规性，确保隐私保护 [3]。医院应提升档案管理人员的专业素养，开展数字化档案管理培训，引导档案人员掌握档案系统操作、信息筛选与分析等实操技能，并加强对新技术如人工智能等的应用探索，可大幅提升查询效率，同时医院应推动技术档案在绩效考核、职称评审、人才发展等场景中的应用，发挥数据价值，真正实现“数据赋能决策”，从而为医院实现精细化管理与人才资源优化配置提供强有力的支持。

（四）加强职工外出学习档案管理

数字化转型历程中，加强医院职工外出学习的档案管理，不仅有助于系统记录职工进修、培训等活动经历，也为医院人才梯队建设提供重要支撑，医院应构建数字化外出学习档案管理平台，实现全过程的信息记录，管理部门可通过统一的信息系统，将职工的外出申请、审批流程等信息进行电子化归档，并与个人技术档案、职称评定等模块关联，形成闭环式管理体系，通过设置数据字段，系统可自动生成外出学习报表，便于管理层全面掌握职工培训分布，为制定人才培养规划提供数据依据。医院应强化档案管理的动态更新，提升外出学习成果的转化效益，推动学习成果回归岗位实践，同时医院可以建立学习成果备案与评价机制，职工外出返院后提交学习总结、培训证书等资料，由管理部门审核，存入档案系统，实现“学有所记、学有所用”，此外管理系统应支持多维度检索功能，便于随时调阅学习情况，用于评优评先、晋升考核等场景，提升档案管理的实用性。通过数字化方式加强外出学习档案管理，不仅是优化医院的人才培养路径，也为推动医院发展提供坚实保障。

四、结语

数字化转型在医院档案管理中的应用，不仅提升了档案的管理效率，也为医疗服务质量提供了坚实的信息基础，然而，数据安全、隐私保护、系统兼容性等方面的挑战，仍是推进过程中不可忽视的问题，只有在技术、制度、管理多方面协同发力，强化数据安全防护等关键对策，才能确保数字化档案管理的安全性、规范性，为医院高质量发展提供有力保障。

参考文献：

[1] 李琦 . 医院档案工作的数字化转型与管理创新 [J].IT 经理世界 ,2024(12):143-145.

[2] 訾海英 , 张晓倩 . 档案管理数字化转型的问题与对策 [J]. 中文科技期刊数据库 ( 全文版 ) 社会科学 , 2023(1):4.

[3] 王艺璇 . 国家区域医疗中心建设背景下医院科研档案管理的创新与实践 [J]. 办公室业务 , 2025(5).

李向男，女，1987.12 ，汉族 本科 助理馆员 档案管理