提高事业单位人事档案管理规范化水平的有效途径研析讨论

事业单位人事档案的规范管理，对推动事业单位长期健康稳步发展具有十分重要的意义。结合当前情况可知，大部分事业单位存在人事档案管理不规范的问题，致使档案管理水平低，阻碍了事业单位的发展。为此，事业单位要创新人事档案管理方法，提高人事档案管理水平，实现人事档案规范化管理，进一步促进事业单位的长远发展。

一、提高事业单位人事档案管理规范化的重要性

（一）提高人力资源档案管理效率

人力资源管理内容繁多，需要做好各项管理内容的整合处置。但是在传统档案管理模式中，并未形成统一规范的制度体系和管理流程，在档案信息的收集与整合处理中会受到较多因素干扰，导致人力资源管理质量不佳。在人事档案管理规范化管理模式中，要形成科学、合理的档案管理流程，并要将管理责任细化到具体的岗位和负责人员，降低人事档案管理中的管理成本。而且基于规范化的档案管理工作体系，可以为档案管理数字化转型工作提供强有力的制度支撑，获得理想的人事档案管理效果。比如事业单位在搭建数字化档案管理系统后，可以自动化完成档案的检索与分类管理，减少传统档案管理中的人力需求，还能提高整体管理效率。

（二）保障档案信息的安全性

人事档案资源作为事业单位档案系统中的重要资源，在人事档案资源丢失或者泄漏问题发生后，势必会影响到在职人员的隐私安全，还会阻碍事业单位业务活动的正常开展。搭建了规范化管理体系后，能发现与解决传统档案管理中存在的问题，提高档案资源的安全管理水平。在实际档案管理活动中，规范化管理体系能优化档案的存储和应用流程，让所有管理人员能树立良好的保密意识，合理应用数据加密技术，规范档案管理需求，避免后续档案应用中的物理损坏与信息泄露问题。而且在规范化档案管理系统中，还需形成完善的档案借阅管理制度，让所有档案管理活动均能遵循相关流程进行，避免出现档案滥用或者信息泄露问题。此外在规范化管理体系实施后，可以让档案管理人员形成良好的安全管理意识，自觉遵循相关制度规范，切实保障档案信息的安全性。

（三）优化人事管理水平

在人事档案规范化管理后，可以提高对人事档案数据的综合应用水平，为事业单位各项人事管理活动的顺利开展提供充足的数据支撑。人事档案信息作为事业单位开展人事管理活动的重要数据支撑，其包含有各职工职业生涯的相关信息，也是员工个人能力与综合素质的具体体现。事业单位在人事档案规范化管理后，能最大限度保障档案资源的真实与可靠性，为后续人才选拔与岗位调整提供强有力的支撑。比如在人才培训活动中，事业单位要根据人事档案中包含的培训记录与绩效评估等信息，形成针对性的人员培养方案，为单位内人才的发展提供助力，保障人事档案管理工作的开展质量。

二、档案管理规范化的开展内涵

随着数字化时代的到来，事业单位面临的内外部发展环境发生了比较大的变化，对人事管理活动提出了新的要求。开展档案管理规范化是现代事业单位提升自身档案管理水平的重要路径，其指的是按照统一规则与标准开展档案的管理活动，降低不当操作对档案管理造成的影响。就人事档案管理的视角分析档案规范化管理活动，要求档案管理人员在规定的期间、范围和程序中完成档案资源的整合处理工作。对采集到的档案数据也要进行科学分类和装订，提高档案信息的检索和应用水平。档案管理人员要规范自己的操作行为，采取必要的档案信息加密手段，避免出现档案信息的泄漏问题。因此事业单位要注重档案管理规范化的开展重要性，合理应用规范化管理手段，为人事档案管理提供更加便捷与精准的档案服务，获得理想的人事档案管理效果。

三、事业单位人事档案管理规范化的推进路径

（一）优化人事档案管理标准

事业单位是我国社会服务体系中的重要组成，在开展人事档案管理活动中，人事档案要涉及单位内部各职工的相关工作信息，也是事业单位进行人员调动与考核工作的重要参考依据，为单位的用人管理提供强有力的制度支持。在人事档案管理规范化目标实现中，事业单位要优化现有的人事档案管理标准，确定具体的操作规范和工作流程，保障档案规范化管理工作的顺利推进。在编制人事档案管理标准中，首先要遵循国家针对档案管理出台的相关法律法规，按照《档案法》和《干部人事档案工作条例》中的具体要求，并围绕事业单位的实际需求，形成符合自身发展需求的档案管理规定，让档案管理工作变得有章可循。在人事档案管理中，还需综合考虑员工的岗位性质，让档案管理活动的针对性与可操作性进一步提高。此外事业单位要确定具体的分类标准，在合理划分档案信息的类别与科目后，针对不同类别形成对应的操作流程，实现对档案资源的快速检索。最后要围绕人事档案的归类和整理环节完善管理标准，确保档案归类期间的材料齐全性，还要围绕分类标准做好档案的分类管理活动。在档案整理中需要做好档案数据的审核活动，对审核期间的信息不对称问题与遗漏问题，要在第一时间内进行补充与更新，形成完整的人事档案数据库。

（二）优化人事档案规范化管理流程

事业单位在不断发展过程中，要综合考虑人事档案管理工作的现实需求，围绕规范化档案管理工作的开展要求，确保档案管理活动的顺利进行。首先事业单位要健全现有的档案管理机构体系，在落实了档案管理工作的开展职责与权限之后，主动搭建层次分明的档案管理体系。事业单位可以先建立档案工作领导小组，负责进行档案工作的整体规划，对以往档案管理活动中存在的一系列问题也要及时进行解决。在组建完成专门的档案管理部门之后，围绕档案规范化管理活动需求，落实具体的管理工作职责与要求，确保各项管理工作能做到专人负责，在发现问题后也能及时定位负责人并进行追责。优化现有的人事档案管理组织架构后，保障架构设计的合理性，协调管理各项人事档案管理工作流程，共同推进档案规范化管理工作的开展。在人事档案信息的收集和整理时，要按照相关分类标准进行编号与归档工作，并要严格按照规范化管理要点，确保档案信息的安全性与保密。在档案资源的开发和利用中，要遵循相应规定与程序，最大限度地发挥出档案资源的应用价值。最后要建立档案管理工作的考核制度体系，将奖惩管理策略落实到具体管理活动中，激发职工参与到档案规范化管理工作中的积极性，保障人事档案管理工作的开展成效。

（三）提高先进档案管理技术的应用水平

在数字化时代背景下，为档案管理活动的开展也提供了新的技术支撑。因此事业单位要主动应用各类高新的档案管理技术手段，形成规范化的档案数字化管理工作体系，为人事档案管理提供良好的技术支持。在大数据时代背景下，人事档案信息的内容变得越加复杂，对档案数据处理能力提出更高要求，传统的档案管理模式还无法适应海量数据的处理需求。因此档案管理部门要主动引进现代化档案管理技术手段，为档案管理活动进行数字化赋能，这样不仅能提高档案管理效率，还能有效控制管理成本。首先事业单位要合理应用数字化技术手段，做好纸质档案的数字化处理，完成档案资源的快速检索和复制。对重要人事档案数据要做好备份与加密处理，提高档案资源的使用安全性。其次事业单位要根据自身档案管理工作的开展需求，引进开发专门的人事档案管理软件，并实现单位内部各类档案信息的自动化分类、编号与归档工作，提高人事档案管理水平。在数字化档案管理软件中要提供档案资源的检索和分析功能，进行档案资源的快速获取和应用，并为事业单位的人事管理活动提供全面的数据支持。最后事业单位要加强对云计算与人工智能等高新技术的应用，提升对人事档案信息的挖掘和应用能力。在云计算技术应用之后，不仅能满足人事档案信息的存储工作需求，还能借助云技术进行档案数据的分析和计算，强化人事档案管理工作在事业单位发展中的决策支持水平。在人事档案规范化管理的探索过程中，事业单位的档案管理人员要形成良好的创新意识，提高各类先进技术的融合应用水平，并通过增加资金投入等方式，做好人事档案数字化管理等基础设施的建设水平。这样才能为人事档案管理活动提供技术支持，让档案管理朝着信息化与自动化的趋势发展。

（四）加强人事档案管理人才的提升水平

只有拥有充足的人才保障，才能达到理想的人事档案规范化管理效果。因此事业单位要组建一支高素质、专业化的档案管理队伍，确保档案管理人员能将档案规范化管理制度作为自己的工作准则，严格按照制度要求约束自己的档案管理行为，为人事档案规范化管理提供人才保障。在档案管理人才队伍建设中，首先要注重档案管理人才的引进力度，形成内部选拔联合外部招聘的人才综合引进模式。在内部选拔期间要主动选取有着档案管理潜质的优秀员工，在安排到档案管理岗位之前就需要进行系统化的档案管理培训。培训内容要包含现代化档案管理理念、档案管理法律法规和规范化管理制度体系等多个方面的内容，确保档案管理人员能胜任具体的管理岗位，不断提升自身的专业技术水平，提高人事档案管理工作质量。在外部招聘过程中，事业单位要做好与高校等人才培养机构的合作水平，形成定向培养的档案人才培养体系，达到理想的档案管理人才培养效果。只有加大人才培养和引进力度，才能为人事档案管理注入人才活力。此外事业单位还需要做好人才保障工作，加大对档案管理人员的扶持力度，通过设立档案管理岗位津贴等方式，激发档案管理人员的工作热情，引导其在日常工作中形成良好的创新意识与探究意识，充分发挥出档案管理人才的才能与作用，充分落实各项人事档案规范化管理制度体系，提高事业单位的人事档案管理工作水平。

（五）落实规范化管理制度体系

事业单位的人事档案管理内容繁杂，因此在编制规范化的人事档案管理制度后，还要确保制度的综合落实效果，通过绩效考核与奖惩激励等措施，让所有档案管理人员均能参与到档案规范化管理体系中，提升人事档案综合管理水平。在档案管理体系全面改革背景下，事业单位要形成贴合自身业务活动开展特点的档案管理制度，综合考虑档案管理活动的具体操作环节，保障档案规范化管理制度的科学性与可操作性。在事业单位的人事档案管理流程中，要明确具体的管理标准，指导档案管理活动的顺利进行。在完成人事档案管理制度的初步设计后，要想推动档案管理规范化工作的有序开展，要形成科学合理的并行管理制度。在单位日常工作中，要在单位内部加强对人事档案规范化管理重要性的宣传力度，让广大员工深切认识到人事档案管理工作与自己职业发展的关联性，并能自觉参与其中。根据人事档案规范化管理的落实需求，形成对应的档案规范化制度落实的监督管理和反馈体系，定期评估检查档案管理工作情况，让各项规范化管理制度能得到有效落实。对违反了人事档案管理制度的行为和职工，需要依法依规进行处理。只有充分落实人事档案规范化管理制度，才能及时发现现有工作中存在的问题，基于人事档案管理制度的实际执行情况，不断修订与完善现有的制度体系。这样才能保障人事档案管理制度可以充分符合事业单位的发展要求，切实提高人事档案综合管理水平。

结语

综上所述，实现事业单位人事档案规范化管理，有助于强化单位的人事管理水平，充分落实各项单位业务活动。因此事业单位领导层要明确人事档案规范化管理的开展内涵，围绕档案法相关要求与单位自身业务开展特点，从多途径入手落实人事档案规范化管理体系，切实提升人事档案的管理质量与管理效率，为事业单位的健康与可持续发展保驾护航。

参考文献：

[1] 王静静 . 事业单位人事档案管理规范化水平提升的途径探讨 [J]. 办公室业

务 ,2023(19):130-132.

[2] 由迪 , 王潜思 , 阎雅静 . 解析事业单位人事档案管理规范化水平提升策略 [J]. 中外交

流 ,2021,28(2):1403-1404.

[3] 郭红艳 . 事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析 [J]. 办公室业

务 ,2023(20):143-145.

[4] 宋圆圆 . 事业单位人事档案的信息化、规范化、标准化管理研究 [J]. 大众标准

化 ,2023(7):166-167

[5] 杨璐源. 事业单位人事档案管理规范化水平提升策略分析[J]. 理财周刊,2020(36):296.

[6]田佳.试论事业单位人事档案管理规范化水平提升的具体途径[J].魅力中国,2021(8):71.