文书档案管理与应用

一、引言

在当前信息呈爆炸式增长的的时代中，文书档案作为组织运转过程中的原始记录，它的重要性日益显现。小到一家公司的日常运营，大到政府各部门的各项政策制定和决策跟踪，又或者是法律事务处理，都对完整准确文书档案有高度的依赖性。高效的文书档案管理工作以及对其的合理应用能够充分保障组织历史信息的连续性与可靠性，也能为组织的各项活动筑牢坚实的信息基础，从而助力组织在复杂多变的环境中稳步前行，从容应对各类挑战与机遇。

二、文书档案管理的关键环节

（一）收集工作

文书档案管理中的收集工作是对其整理和保管清晰的起点。组织应明确文书档案收集工作的范围，其中包含内部各个部门在工作过程中形成的所有具有保存价值的文件，包括行政公文、业务报告、会议记录、合同协议等等。同时，文书档案收集工作也要关注与组织活动紧密相关的外部文件，比如上级机关的政策文件、合作伙伴的往来信函等。在文书档案收集的过程中，要注重文件的完整性，确保文件的正文与附件、原件与复制件等文件的配套齐全，避免信息缺失 [1]。

（二）整理工作

整理的目的是使收集来的文件有序化，便于后续的保管与利用。首先是对文件进行分类，可按照年度、组织机构、工作项目等不同方法进行，每种分类方法都有其适用场景。例如，按年度分类有利于反映组织在不同时间段的工作状况；按组织机构分类则便于各部门查找与自身相关的文件。分类后的文件要进行编号，赋予唯一的标识号码，便于在档案系统中快速定位与检索。同时，要编制详细的案卷目录和文件目录，内容包括文件标题、作者、日期、编号等关键信息，为档案的查阅利用提供清晰的指引。

（三）保管工作

安全妥善的保管是保障文书档案质量的基础。档案库房的环境条件至关重要，温度应控制在 14-24 摄氏度之间，相对湿度维持在 45%-60% ，以防止档案因温湿度不适而发生纸张脆化、字迹模糊等问题[2]。同时，要具备良好的防潮、防虫、防火、防盗等设施，如安装除湿机、杀虫设备、烟感报警器和监控系统等。在档案的存放方式上，要合理排列，避免挤压碰撞，对于珍贵或易损的档案可采用特殊的保护盒或装具进行存放。

（四）鉴定工作

鉴定是对文书档案的价值进行评估，确定其保管期限的关键环节 [3]。鉴定工作要综合考虑文件的来源、内容、形式等因素。对于具有重要法规依据作用、反映组织核心业务活动、具有较高历史研究价值的文件，应确定为长期或永久保存；而对于一般性的工作记录、临时性事务的文件，可在一定期限后进行销毁。鉴定过程中要成立专门的鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门专家等，确保鉴定结果的科学性与合理性。

三、文书档案的应用领域

（一）行政管理领域

文书档案在单位日常行政事务中十分关键。再审视管理方面，如人员招聘、晋升、奖惩等人员管理中，经过对人事档案的查阅以后，能够对员工的学历、工作经历、业绩表现等信息一目了然，为人事管理和决策提供客观依据。在财务管理方面，过去的财务报表、预算决算文件等档案有助于分析财务状况的变化趋势，为新的财务计划提供参考，使财务决策的连贯性和准确性。

（二）决策支持领域

文书档案中的历史数据和经验教训是宝贵的资源，当组织面临重大决策的时候，大多能靠研究以往类似项目的档案进行深入研究，分析成功案例的要素和失败案例的原因，避免再犯同样的错。例如，企业要做市场拓展决策时，可翻看以前的市场调研报告、营销方案评估等档案资料，再结合当下市场状况和趋势，制定出更贴合实际和更具可行性的市场拓展策略，从而能显著地提升决策的科学性与成功率。

（三）权益维护领域

文书档案在涉及组织和个人权益的事务里，也有着重要的凭证作用。在法律纠纷中，合同协议、会议纪要这些档案文件，能清晰地显示出各方的权利和义务，给维护合法权益提供有力证据。对于个人来说，像在劳动权益争议中，工资单、考勤记录等档案有助于证明其工作情况和收入状况，从而保障个人应得的权益。

四、提升文书档案管理与应用效能的策略

（一）加强信息化建设

把文书档案管理好，要引入先进的档案管理软件，实现数字化的存储和管理。把传统的纸质档案扫描转化为电子档案，不仅可以节省物理的存储空间，还能提高检索效率。通过已设定好的关键词和分类编码这些多元化检索方式，用户能够快速地获取到所需要的档案信息[4]。同时，利用网络技术搭建档案共享平台，在保障信息安全的前提下，能够方便不同部门、不同地域的用户远程访问档案资源，打破信息孤岛，促进档案的广泛应用。

（二）强化人才培养

培养专业的档案管理人员是提升管理与应用效能的关键方法。对于这个方法来说，应该定期组织开展培训活动，内容也要包括档案管理的各个方面。然后鼓励档案人员参加行业研讨会、学术交流活动，以此来拓宽视野，学习先进的管理经验。

（三）完善管理制度

对于工作中出现职责不清、推诿扯皮的现象，应该建立健全完善的文书档案管理制度体系，明确各个部门在档案管理工作中的职责、权力和义务。制定严格的档案借阅、利用审批流程，并且严格执行，以确保档案的安全性和完整性，防止档案信息泄露或丢失。定期对档案管理制度的执行情况进行检查与评估，根据实际工作需要及时修订完善制度内容，使管理制度始终适应组织发展的要求，保障文书档案管理与应用工作的规范有序开展。

五、文书档案管理的未来发展趋势

现在，现代信息技术和人工智能的发展十分迅速，文书档案管理正在迎来改革和创新的好机会。人工智能技术在档案管理领域有着重要的作用，智能算法能够精准识别出文件内容，自动提取出来其中关键信息并且完成分类归档，显著地提高了档案管理人员的工作效率。并且在大数据分析中，系统也能够深度挖掘档案数据间的关联，大数据能够给用户提供更加精准的搜索结果，帮助用户快速定位所需要信息。

跨部门协作平台和档案管理系统深度融合即将成为未来的趋势。通过构建统一的信息共享空间，不同部门能够实时共享档案资源，还能在项目推进过程中实现无缝沟通与高效的协同工作 [5]。这不仅减少了档案管理人员的在重复性任务上的劳累，还能有效打破以前因为部门分割导致的信息不流通的现象，提升组织整体的信息利用效率。

区块链技术也能够让文书档案管理更加安全、可信。利用区块链的分布式账本特性，把档案的生成、流转和存储过程完整地记录下来，确保档案的真实性和完整性。同时，区块链技术还能实现档案的授权访问和溯源追踪，为档案管理提供了更强大的安全保障。

六、总结

在组织运营中，文书档案管理与应用是其中至关重要的环节。只有扎实做好管理各环节的工作，充分挖掘档案的应用价值，并且采取有效策略从而不断提升文书档案管理效能，这样才能使文书档案真正成为推动组织持续发展的有力助手，在更多方面发挥不可替代的作用，在激烈的竞争环境中赢得优势基础。

参考文献：

[1] 孙景波 . 新时代背景下强化事业单位文书档案管理的思考 [J]. 黑龙江档案 ,2025,(01):270-272.

[2] 张舒云 . 新形势下行政事业单位会计档案管理的挑战与应对策略 [J].经济师 ,2025,(05):94-95.

[3] 陈顺荣 . 文书档案材料补充完善干部人事档案管理研究 [J]. 黑龙江档案 ,2024,(04):112-114.

[4] 姜 迪 . 加 强 电 力 系 统 文 书 档 案 管 理 探 析 [J]. 黑 龙 江 档案 ,2024,(05):282-284.

[5] 邵 玥 . 关 于 文 书 档 案 管 理 的 思 考 及 探 索 [J]. 黑 龙 江 档案 ,2024,(06):247-249.