国企档案管理的安全性和保密性

一、引言

档案不仅是企业运营的历史记录，也是重要决策的依据。若档案管理出现漏洞，会导致敏感信息泄露，影响企业的稳定和信誉。因此，如何提升档案管理的安全性与保密性，已成为许多国企面临的重大课题。

二、国企档案管理现状分析

（一）档案管理的现行制度与流程

大多数的国企在档案管理上已经建立起了一定的制度和流程。档案分为纸质和电子两类，纸质档案需要在一个专门的档案室中存放，要定期进行整理和归档；电子档案是在公司内部的档案管理系统来存储和管理。在管理流程上，国企会规定档案的收集、分类、保存、查阅环节，是在归档时会有详细的操作规范。

（二）国企档案管理中存在的安全隐患

档案管理在实际运作中依然存在一些安全隐患。很多档案室的防火、防水措施存在短板，尤其是在一些老企业，档案室的设施老化，出现灾害的风险较高。部分企业的信息技术基础设施相对薄弱，系统安全性不高，容易受到黑客攻击及病毒侵害，档案数据易丢失或泄露 [1]。还有重要的一点，如果没有严格的监控和审查，依然存在档案被滥用或泄露的风险。

三、国企档案管理的安全性与保密性风险评估

（一）安全性风险评估

谈到档案管理的安全性，我们不能忽视物理层面的风险。纸质档案的存放直接受到环境的影响。老旧档案室的设施往往不足以抵御火灾、洪水或其他自然灾害，防火、防潮设施时常存在问题，甚至连温湿度控制也做得不够精准。档案存储区域的安全防范措施存在漏洞。虽然有些企业安装了门禁系统，但相对来说，监控设备还未普及，缺乏全天候的安全监控，这无疑增加了物理安全的隐患。在数字档案管理方面，如果企业没有完善的防火墙系统，或者未及时更新软件安全补丁，黑客攻击和病毒感染的风险就会提高。尤其是当档案数量庞大时，数据的备份和恢复机制若不健全，一旦发生系统崩溃或硬件故障，损失将非常严重。

（二）保密性风险评估

档案中包含这大量的敏感信息，敏感信息包括了财务数据、技术资料、企业战略规划等，内部人员的操作失误或恶意行为，是最大的风险源。不少企业建立了档案访问权限管理制度，但缺乏严格的监控与审计，很多敏感档案的访问记录并不完全，权限管理也可能存在漏洞。有些员工在没有相应权限的情况下，通过技术手段或者“借用”他人账号，私自查阅敏感档案。此外，随着信息化管理的普及，电子档案的外部泄露问题也日益严重。比如，USB 闪存驱动器、外部硬盘等存储设备容易成为数据泄漏的渠道。未加密的文件或网络传输中的未加密数据，极易被中途窃取。

（三）档案管理风险的后果

档案管理若缺乏应有的安全保障与保密措施会带来极为严重的后果。资料的遗失或损毁，轻则影响日常流程，重则导致企业运转失常，重要档案丢失带来的影响将难以估量。电子档案若被非法修改或恶意破坏，数据恢复是异常艰难的，不仅需要庞大的技术支持，还得投入大量资金和时间。档案外泄问题隐藏着法律风险，多地政府出台的相关法规中明确说明了企业需承担档案保管责任。敏感信息的泄露不仅导致企业会面临高额罚款，还会引发社会舆论危机 [2]。企业形象受损之后，商业信誉大打折扣。客户不再信任，合作伙伴中止协议，投资方撤资，市场份额迅速流失，这些都可能在短时间内接踵而至。由此可见，档案安全管理不仅是制度要求，更关乎着企业的生存根基。

四、加强国企档案管理安全性与保密性的对策

（一）完善档案管理制度

制定健全的档案管理制度要从源头抓起。管理流程要清晰、明确，在存放位置、查阅操作、保密要求、销毁标准等方面制定出切实可行的规定，做到有章可循，有据可查，小心随意操作而引发风险。

企业应在技术层面引入数据加密、电子认证等手段，增强数字档案的防护能力。日常运行中要同步建立多套备份机制，对关键资料定期备份和保存，以防在在突发情况下能够使用备用的方案，降低信息丢失的可能。

权限划分要从严管理。不同岗位要有不同等级的访问级别，对涉及机密的

内容设置访问限制。管理者记得定期检查高级别权限有没有被滥用，防止无关人员接触敏感信息，从源头上控制泄漏风险。这些措施会使档案管理工作变得更稳妥、可靠。

（二）提升档案管理人员的安全意识和技能

完善制度需要有专业的人员来执行，很多时候，安全隐患的出现并非源自制度不完善，而是管理人员对安全和保密性要求认识不够，操作失误导致漏洞。

企业应定期组织档案管理人员在数据保护、隐私法律等方面进行专项学习，提高他们的安全意识和处理突发问题的能力。培训内容要包括如何正确使用管理软件、如何识别和防范网络攻击、如何处理敏感信息等。管理人员在日常工作中应该有更加严格的自我要求。对档案的存放和借阅要做到规范化操作，不得擅自接触或泄露企业敏感信息。同时企业要鼓励员工在工作中提出安全性和保密性的改进意见，形成一个全员参与的安全管理氛围。

（三）加强技术保障措施

档案数据应进行加密处理。无论是纸质档案的电子化存储，还是原本就存在的电子档案，都需要在传输和存储过程中使用加密技术，避免数据在传输过程中被截获或篡改。使用更好的防火墙和入侵检测系统，阻挡黑客攻击。

云存储技术是提升档案安全性的有效手段。通过云存储，企业可以确保档案的高效存储与备份，防止数据丢失。云存储平台通常会配备更为严格的身份验证、数据加密，可以大大提升档案的保密性和安全性 [3]。

企业定期进行技术检查和漏洞修复。安全系统随着技术的更新不断跟进。定期的系统升级和安全评估，可以有效防范潜在的技术漏洞，减少被攻击的风险。

（四）强化档案存放环境的物理安全管理

对存放环境进行严格的管控。档案室应具备防火、防潮、防盗等基本设施，对于一些重要文件要区分安全等级。档案存放区域应配备灭火器、火警报警系统等，并定期检查其是否完好有效。避免将档案存放在易燃物质周围，尽量保持档案室内的通风与干燥，防止水源泄漏等自然因素造成损害。出入档案室的人员应严格控制，不仅要记录进出人员的身份信息，还要对操作记录进行实时监控。监控设备要做到24 小时运行，确保无死角地监控每个关键点。

档案的存放方式也要科学合理。避免堆积过多档案，确保档案之间有足够的空间，便于查阅和通风。一些特别重要的档案要采用专门的保险箱或者档案柜进行加固存放，在物理层面上提升安全性。

五、结论

总的来说，国企档案管理的安全性和保密性是一个系统性工程，需要制度、技术和人员多方面的共同保障。只有在各方面都做到位，才能有效避免潜在风险，确保档案的完整与安全，为企业发展提供坚实的保障。

参考文献：

[1] 梁小泉 . 国企人事档案管理工作中的问题及优化措施分析 [J]. 文存阅刊 ,2024(10):178-180.

[2] 张竞文 . 试论如何做好国企档案的保密工作 [J]. 电脑爱好者（电子刊）,2021(12):4841-4842.

[3] 刘维 . 大数据时代背景下国企档案管理工作改革探究 [J]. 黑龙江人力资源和社会保障 ,2021(6):99-101.